Wenn die Lohnbuchhaltung zum Kinderspiel wird!

Wenn man seine Buchhaltung selbst macht, kann die Verbuchung der Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell zu einer echten Knacknuss werden. Zwischen der Berücksichtigung der Bruttolöhne, der Lohnnebenkosten und der Arbeitgeberbeiträge haben Sie das Gefühl, dass Sie ein mathematisches Wunderkind sein müssen, um die Übung fehlerfrei zu bewältigen?

Dabei ist die Logik dahinter doch recht einfach.

Wie verbucht man eine Gehaltsabrechnung ? Wann wird das Konto 425 verwendet ? Was ist der Unterschied zwischen den Konten 421 und 641 ? All diese Fragen und noch viele mehr werden dank unseres Artikels, der den Vorgang Schritt für Schritt detailliert beschreibt, bald kein Geheimnis mehr für Sie sein.

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Was ist die Verbuchung der Löhne und Gehälter und der Sozialabgaben?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Buchung der Finanzbewegungen im Zusammenhang mit den Löhnen und Gehältern der Mitarbeiter Ihres Unternehmens auf verschiedenen Konten.

Sie wird mithilfe des Lohnbuchs, des Journal des OD (Journal der verschiedenen Transaktionen) oder der Gehaltsabrechnungen durchgeführt.

In der Regel wird sie monatlich nach der Gehaltsabrechnung durchgeführt.

Die betroffenen Datensätze sind :

• die zu zahlenden Bruttolöhne,
• die verschiedenen Lohnnebenkosten,
• die Gesamtheit der Arbeitgeberbeiträge.

☝️ Die Verbuchung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für die meisten Organisationen ein obligatorischer Vorgang, der zu einer klaren und transparenten Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung beiträgt. Dabei kann man in verschiedenen Phasen vorgehen.

Sehen wir uns die verschiedenen Phasen anhand eines einfachen und vollständigen Tutorials zur Lohnbuchhaltung an.

#1 Die Verbuchung von Abschlagszahlungen

Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, eine Abschlagszahlung zu verlangen. Wenn dies der Fall ist, stellt das Buchen dieser Anzahlungen den allerersten Schritt des Prozesses dar.

Es geht darum, zu buchen :

• Im Soll des Kontos 425 (Personal-Vorschüsse und Anzahlungen) den Gesamtbetrag der Anzahlungen,
• im Haben des Kontos 5121, im Konto 512 Banken die gleiche Summe.

#2 Die Erfassung der Bruttolöhne und -gehälter.

Es folgt die Verbuchung der Bruttolöhne und -gehälter sowie der Zulagen. Sie erfolgt durch Belastung des Kontos 641 Personalvergütung. Der Gesamtbetrag muss der Summe der Gehälter und Zulagen in der Periode entsprechen.

Sie können auch genauer sein und die verschiedenen Kosten detailliert aufschlüsseln. In diesem Fall erfolgt die buchhalterische Erfassung auf den folgenden Konten:

• für das Grundgehalt: Konto 6411 Löhne und Gehälter des Personals - Löhne und Gehälter,
• für den bezahlten Urlaub: Konto 6412 Arbeitnehmerentgelt - bezahlter Urlaub,
• für die verschiedenen Prämien und Gratifikationen: Konto 6413 Personalvergütung-Prämien und Gratifikationen,
• für sonstige Zulagen und Vergünstigungen: Konto 6414 Personalvergütung-Diverse Zulagen und Vergünstigungen.

Parallel dazu muss dem Konto 421 Personal-geschuldete Vergü tungen der Betrag dieser Bruttolöhne und Zulagen gutgeschrieben werden. Diese Erfassung beweist, dass der Arbeitgeber diese Beträge an den Arbeitnehmer zahlen soll.

💡 Verbuchung auf dem Konto 641: Brutto- oder Nettolohn?

Dieser erste Schritt beinhaltet die Verbuchung des Bruttolohns, bevor die Lohnnebenkosten abgezogen werden.

Die fragliche Summe entspricht nämlich nicht wirklich dem, was dem Arbeitnehmer letztendlich ausgezahlt wird, da eine Reihe von Beiträgen abgezogen werden muss. Dabei handelt es sich um die sogenannten Lohnnebenkosten.

#3 Die Buchung der Lohnnebenkosten

In dem zuvor erwähnten Konto 421 Personal - Fällige Lö hne und Gehälter müssen also die Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabzüge und andere Abzüge vom Lohn der Angestellten abgebucht werden. Dieser Vorgang verringert die Summe, die das Unternehmen tatsächlich an die Mitarbeiter abführen soll.

Parallel dazu erfolgt die Verbuchung der Lohnkosten auf der Habenseite in den verschiedenen Konten der Sozialversicherungsträger:

• für die URSSAF (Sozialversicherung und Arbeitslosenversicherung): Konto 431 Sozialversicherung,
• für die Krankenkasse: Konto 4 373 Mutuelles,
• für Rente und Vorsorge: Konto 4373 Caisse de retraite et de prévoyance (Renten- und Vorsorgekasse),
• für sonstige Lohnkosten: Konto 4378 Sonstige soziale Einrichtungen.

In dieser Phase muss auch gutgeschrieben werden :

• ggf. Widersprüche: Konto 427 Personal-Widersprüche,
• die Einkommensteuer: Konto 4421 Quellensteuer IR,
• die zuvor erwähnten eventuellen Vorschüsse und Vorauszahlungen: Konto 425 Personal-Vorschüsse und Vorauszahlungen.

Auch hier ist es möglich, in einen größeren Detaillierungsgrad einzusteigen, indem man bestimmte Konten unterteilt. Sie können z. B. ein Konto 43731 verwenden, um die Beiträge an eine Pensionskasse zu erfassen, und ein Konto 43732 für eine zweite Pensionskasse.

💡 Um bei dieser Übung Zeit zu sparen, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, die Verbuchung der Bruttolöhne und -gehälter und der Lohnnebenkosten in einer einzigen Buchung zusammenzufassen, die als Lohnbuchungen oder OD der Lohn- und Gehaltsabrechnung bezeichnet wird.

#4 Die Verbuchung der Arbeitgeberabgaben

Ebenso wie der Arbeitnehmer ist auch der Arbeitgeber verpflichtet, eine Reihe von Abgaben zu zahlen. Die Verbuchung erfolgt auf der Sollseite mit einer Gegenbuchung auf der Habenseite in den Konten der Sozialversicherungsträger.

Hier können Sie auch auf Unterteilungen zurückgreifen, üblicherweise findet man aber folgendes Schema vor:

• Für die Arbeitgeberaufwendungen im Zusammenhang mit der URSSAF und der Arbeitslosenversicherung:
  • Belasten Sie das Konto 6451 (Beiträge an die URSSAF) mit dem Bruttogesamtbetrag der Sozialbeiträge,
  • schreiben Sie dem Konto 431 (Sozialversicherung) denselben Betrag gut.
    
    
• Für andere Arbeitgeberabgaben, wie Vorsorge oder Renten:
  • belasten Sie die zugehörigen Konten 645 mit der Gesamtsumme der Sozialbeiträge,
  • schreiben Sie den entsprechenden Konten 437 denselben Betrag gut.

#5 Die Verbuchung der Zahlung des Nettolohns.

Dann kommt der Zeitpunkt, an dem die Nettolöhne der Angestellten ausgezahlt, die Sozialversicherungsträger bezahlt und die einbehaltene Quellensteuer an den Staat abgeführt werden müssen.

Diese Vorgänge müssen verbucht werden.

Für die Zahlung der Nettolöhne :

• Buchen Sie das Konto 421 (Personal-geschuldetes Entgelt) mit dem an den Mitarbeiter gezahlten Gesamtbetrag.
  
  💡 Die Summe entspricht der folgenden Berechnung:

• schreiben Sie das Konto 512 Banken gut.

#6 Die Verbuchung der Zahlung der sozialen Einrichtungen.

Die Zahlung an die Sozialversicherungsträger entspricht der Summe :

• den den Sozialversicherungsträgern geschuldeten Arbeitnehmerbeiträgen,
• der Arbeitgeberbeiträge, die den Sozialversicherungsträgern geschuldet sind.

Für die Verbuchung gilt es, diesen Betrag zu buchen :

• im Soll in den betreffenden Konten 43,
• im Haben auf dem Konto 512 Banken.

#7 Die Überweisung des Quellensteuerabzugs

Schließlich muss der Arbeitgeber den Betrag der Quellensteuer an die Staatskasse abführen.

Verbuchungsebene, die Summe wird gebucht :

• im Soll auf das Konto 4421 Quellensteuer IR,
• im Haben auf dem Konto 512 Banken.

Beispiel für die Verbuchung von Gehaltsabrechnungen.

Um Ihnen den Überblick zu erleichtern, finden Sie hier ein Beispiel für die Verbuchung von Gehaltsabrechnungen.

Es zeigt die drei großen Teile, die in dieser Übung berücksichtigt werden, nämlich Löhne und Gehälter, Lohnnebenkosten und Arbeitgeberbeiträge.

Muss ich für die Lohnbuchhaltung eine Software verwenden?

Theorie ist gut, aber in der Praxis erfordert die Verbuchung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine große Genauigkeit (sie duldet keine Fehler!) und erweist sich manchmal als ziemlich zeitraubend. Der Einsatz von Software ist nicht nur unvermeidlich, sondern erleichtert diese Arbeit auch erheblich.

🛠️ Auf der Werkzeugseite finden wir :

• Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme. Sie enthalten alle Daten für die Gehaltsabrechnungen der Angestellten. Und die gute Nachricht ist, dass es oft möglich ist, diese Informationen in Ihre Buchhaltungslösung zu exportieren.
  
  
• Die Software für die Buchhaltung. Es gibt eine Vielzahl von Buchhaltungsprogrammen, und einige davon sind perfekt auf die Bedürfnisse von Kleinst- und Kleinunternehmen zugeschnitten.
  Dies ist der Fall bei Sage Business Cloud Buchhaltung. Es ermöglicht Ihnen, die betreffenden Buchungen einfach in die Schnittstelle zu exportieren, um Eingabefehler zu minimieren. Die Kontrolle und Validierung dieser Buchungen wird weitestgehend automatisiert, sodass Sie wertvolle Zeit sparen. Schließlich werden alle Informationen und Buchungsbelege zentral an einem Ort gespeichert, um anderen Mitgliedern des Unternehmens sowie dem Steuerberater den Zugriff darauf zu erleichtern.

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Die Lohnbuchhaltung in Kürze

Die Lohnbuchhaltung ist eine anspruchsvolle, aber auch regelmäßige Aufgabe, da sie jeden Monat durchgeführt wird.

Sie umfasst die Erfassung von Buchungen auf verschiedenen Konten in Bezug auf :

• den Bruttolöhnen und -gehältern,
• den Sozialabgaben und Arbeitgeberbeiträgen,
• die Zahlung der Nettolöhne und der Sozialversicherungsträger,
• der Überweisung der Quellensteuer.

Aber wenn Sie die oben beschriebenen Schritte genau befolgen und sich mit der richtigen Software ausstatten, wird der Vorgang für Sie zum Kinderspiel!