Die Jagd nach Rechnungen, der schwarze Fleck in Ihrer Unternehmensführung

Jedes in Frankreich registrierte Unternehmen unterliegt dem Code Général des Impôts (Allgemeines Steuergesetzbuch). Auch wenn einige Unternehmen aufgrund ihrer Größe nicht denselben Verpflichtungen unterliegen, gilt die Verpflichtungsbuchhaltung für die meisten Unternehmen, da sie alle Tätigkeiten umfasst, die einen industriellen und kommerziellen Gewinn abwerfen.

Diese Regelung verpflichtet die Unternehmen zu einer strengen Buchführung, in der die Gewinne und Verluste des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg aufgelistet werden. Als Geschäftsführer sind Sie daher verpflichtet, alle Ihre Zahlungsbelege mindestens sechs Jahre langaufzubewahren!

Diese für viele Unternehmen belastende Pflicht ist jedoch für die erfolgreiche Entwicklung Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Achten Sie also auf die Fortsetzung dieses Artikels!

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Registrierung von Rechnungen, was sagt das Gesetz?

Nach französischem Recht sind Unternehmen verpflichtet, eine sogenannte Verpflichtungsbuchhaltung zu führen. Sie wird auch als Debitorenbuchhaltung oder Buchhaltung "Forderungen und Verbindlichkeiten" bezeichnet und umfasst die Registrierung von Rechnungen und die Aufbewahrung aller Zahlungsbelege.

Die Aufzeichnung muss in zwei Schritten erfolgen: zunächst zu dem Zeitpunkt, zu dem die Einnahmen erworben und die Verbindlichkeiten eingegangen werden, und dann, wenn diese Vorgänge bezahlt werden.

Was sind die Vorteile der Periodenabgrenzung?

Dank einer sehr genauen Erfassung der Rechte (Forderungen) und Pflichten (Schulden) in zwei Schritten ermöglicht die Verbindlichkeitsbuchhaltung dem Unternehmen eine sehr konkrete Darstellung der Tätigkeit und des Vermögens des Unternehmens.

Die Verbindlichkeitsbuchhaltung besteht auch aus der Lettering der Drittkonten. Einem oder mehreren Beträgen muss ein Buchstabe zugewiesen werden, um aussagekräftige Indikatoren für die laufenden Bewegungen zu erhalten.

Schließlich ermöglicht sie die Verknüpfung von Aufwand und Ertrag mit dem betreffenden Rechnungsjahr (auch Cut off genannt). Anhand dieser Abstimmung kann der Buchhalter die Höhe der Rückstellungen, der zu zahlenden Aufwendungen sowie der einzuziehenden Erträge, der fälligen und offenen Rechnungen usw. ermitteln.

Wie lange müssen Sie Ihre Belege aufbewahren?

Das Steuerrecht verpflichtet Sie, alle Ihre Zahlungsbelege, mit denen Sie die Richtigkeit der Steuererklärungen bestätigen können, sechs Jahre lang aufzubewahren.

Die Dauer der Aufbewahrung dieser Buchungsbelege kann je nach Ihren Transaktionen unterschiedlich sein :

• Belege über eine Abschreibung müssen 6 Jahre lang nach Ende der Abschreibung aufbewahrt werden.
  
• Rechnungen, die sich auf einen Kunden oder Lieferanten beziehen, müssen hingegen 10 Jahre lang ab dem Datum des Geschäftsabschlusses aufbewahrt werden.

Warum ist es wichtig, dass Sie Ihre Rechnungen aufbewahren?

Um verspätete Zahlungen zu vermeiden

Mehr als ein Drittel der französischen Unternehmer werden nach mehr als 30 Tagen bzw. mehr als 60 Tagen bezahlt.

Diese Zahlungsfristen stellen ein echtes Hindernis für die Entwicklung Ihres Unternehmens dar, da sie diesem die Liquidität entziehen.

Kleine und mittlere Unternehmen sind von dieser Problematik am stärksten betroffen, was manchmal zur vollständigen Einstellung der Geschäftstätigkeit führt.

Um diesen Zahlungsverzögerungen entgegenzuwirken, ist es wichtig, dass Sie alle Ihre Rechnungen aufbewahren. Dies ermöglicht es Ihnen zunächst, einen schriftlichen Nachweis über die Verzugszinsen zu führen, da diese auf dem Dokument vermerkt sein müssen.

Schließlich haben Sie so auch einen Überblick darüber, wann Ihre Transaktionen ein- oder ausbezahlt werden. So können Sie Ihre Kunden auf mögliche Zahlungsverzögerungen hinweisen.

Um Betrug zu vermeiden

Während einige Steuerbetrügereien auf ein einfaches Versehen oder eine Nachlässigkeit zurückzuführen sind, sind andere häufig die Ursache für eine Verschleierung, deren Ziel es ist, den Fiskus zu betrügen, die Bücher zu verschönern oder auch einem Dritten zu nutzen. Die Folgen dieser Handlungen sind finanziell und rechtlich schwerwiegend.

Daher ist es für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, dass Sie alle Belege aufbewahren, die Sie von derartigen Situationen entlasten können.

Um Ihre Umsatzsteueransprüche zu belegen

Steuerrechtlich gesehen belegt nur die Rechnung Ihre Ansprüche auf eingenommene und abzugsfähige Mehrwertsteuer. Es ist daher von größter Wichtigkeit, dass Sie alle Ihre Belege bei der Abgabe von Umsatzsteuererklärungen oder bei Steuerprüfungen aufbewahren.

Welche Sanktionen drohen, wenn Sie Ihre Rechnungen nicht aufbewahren?

Das Gesetz sieht vor, dass die Nichtaufbewahrung von Rechnungen zu schweren Strafen führt, die sogar den Konkurs Ihres Unternehmens zur Folge haben können, insbesondere wenn dieses nicht über hohe finanzielle Mittel verfügt.

Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen nicht vorlegen können, kann eine Strafe in Höhe von 50 % des Rechnungsbetrags verhängt werden. In Bezug auf die Lieferantenrechnungen könnte die Nichtaufbewahrung Ihrer Belege dazu führen, dass der Abzug von Kosten abgelehnt wird, was zu einem zusätzlichen Gewinn führt.

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Welche Tools sollten Sie zum Suchen und Speichern Ihrer Rechnungen verwenden?

Heutzutage gibt es zahlreiche Softwareprogramme für die Unternehmensführung, mit denen sich die meisten Verwaltungsaufgaben vereinfachen lassen.

Wie Alan, um seine Mitarbeiter zu versichern, Payfit für die Personalverwaltung oder Slack für die interne Kommunikation gibt es auch digitale Lösungen für die Finanzverwaltung Ihres Unternehmens. Die Digitalisierung sollte heute nicht mehr als Eventualität, sondern als echte Chance gesehen werden.

Aber welche Funktionen sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware berücksichtigen?

Zunächst einmal müssen Sie sicherstellen, dass Sie durch die Neueinführung Zeit sparen und produktiver arbeiten können. Auch wenn dies zu Beginn einige Änderungen Ihrer Arbeitsgewohnheiten erfordert, sollten Ihre Aufgaben dadurch vereinfacht und nicht komplexer werden.

Damit der Mehrwert optimal ist, empfehlen wir Ihnen daher, eine Software zu wählen, die die folgenden Funktionen vereint:

• Die Automatisierung der Suche und des Imports Ihrer Einkaufs- und Verkaufsrechnungen direkt über Ihre Mailbox(en).
  
• Die Automatisierung der Suche und des Imports Ihrer Einkaufsrechnungen in Ihre Kundenbereiche.
  
• Die Möglichkeit, Ihre Papierrechnungen zu scannen und über eine spezielle E-Mail-Adresse direkt an Ihr neues Verwaltungstool zu senden.
  
• Die automatische Erfassung der auf Ihren Buchungsbelegen vorhandenen Informationen (Datum, Betrag ohne Steuer, Mehrwertsteuer, Rechnungsnummer usw.).
  
• Eine mobile Anwendung zur Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen.
  
• Eine sichere Aufbewahrung Ihrer Buchungsbelege während der gesetzlich vorgeschriebenen Dauer und die Garantie einer beweiskräftigen Aufbewahrung.
  
• Eine intuitive und umfassende Benutzeroberfläche, die Ihnen rund um die Uhr einen Überblick über Ihre Finanzen verschafft.
  
• Zahlreiche weitere nachgelagerte Funktionen, die die Verwaltung Ihrer Buchungen bis hin zum Export Ihres Hauptbuchs an Ihren Steuerberater umfassen können.

Das Tool iPaidThat beispielsweise umfasst alle diese Funktionen und ist ein gutes Beispiel dafür, wie effektiv eine Lösung sein kann, die die Verwaltung Ihres Unternehmens vereinfacht. Machen Sie Schluss mit der Jagd nach Rechnungen zum Jahresabschluss und pflegen Sie eine bessere Beziehung zu Ihrem Buchhalter.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung umfassende und konkrete Lösungen bietet, mit denen Sie Ihre Buchhaltung optimieren und Ihre Zahlungsfristen verkürzen können. Sie ist nicht mehr nur eine Option, sondern eine Gelegenheit, die Sie unbedingt nutzen sollten, um Ihr Geschäft zu erweitern.

Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Äußerungen und Positionen sind persönlich.