Buchhaltungsunterlagen: Was sie sind und was nicht
Ich weiß, dass Sie unbedingt etwas über Buchhaltungsunterlagen lesen wollen, oder? Nun, wenn Sie ein Unternehmen besitzen oder daran denken, eines zu eröffnen, werden Sie eines Tages mit diesen Dokumenten konfrontiert werden. So furchterregend es auch erscheinen mag, wir haben einen Weg gefunden, diese Befürchtungen zu zerstreuen und Ihnen die Antworten so einfach wie möglich zu lesen.
Sie sollen wissen, dass Appvizer dafür sorgen wird, dass Sie mit dem Wissen gehen, um was es sich handelt, welche Arten von Dokumenten es gibt und wie lange Sie Buchhaltungsunterlagen aufbewahren können.
Viel Spaß beim Lesen!
Was sind Buchhaltungsbelege?
Buchhaltungsbelege und -unterlagen fassen alle Dokumente zusammen, die bei der Erstellung von Jahresabschlüssen für ein Unternehmen eine Rolle spielen, wie z. B. Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen. Sie umfassen Aufzeichnungen über Geldtransaktionen, Aktiva und Passiva, Hauptbücher, Journale usw.
Sie enthalten auch Einzelheiten zu Geschäftsvorgängen. Wenn Transaktionen getätigt werden, sollen sie die wichtigsten Informationen über die Transaktionen aufzeichnen, wie die Namen, die gezahlten Beträge, das Datum und die Bedeutung der Transaktionen. Sie haben jeweils eine Nummer, die sie im Buchhaltungssystem identifiziert. Dies erleichtert das Verständnis der Belege und hilft herauszufinden, ob Belege fehlen oder nicht, da sie nach ihrer Erfassung im System indexiert werden, um leicht zugänglich zu sein und archiviert zu werden.
Darüber hinaus sind sie für Wirtschaftsprüfer unerlässlich, die sie als Nachweis dafür verwenden, dass Zahlungen tatsächlich erfolgt sind, sowie als Nachweis für die Eigentümer von Unternehmen. Und wenn Sie Zweifel haben und über die nötigen Mittel verfügen, kann ein Buchhalter immer eine große Hilfe sein.
Was gehört zu den Ausgangsdokumenten der Buchhaltung ?
Es gibt einige Dokumente, die man bei der Buchführung im Auge behalten sollte:
- Das Datum der Transaktion: Es handelt sich um ein Datum, das angibt, wann ein Handel stattgefunden hat, um Sicherheit zu gewährleisten, aber vor allem, um den Zeitpunkt der offiziellen Eigentumsübertragung anzugeben.
- Der Gesamtbetrag der Transaktion: Es handelt sich um die Gesamtkosten der Transaktion ohne die Kosten, Gebühren und Ausgaben im Zusammenhang mit den Transaktionen.
- Eine Beschreibung der Transaktion: Eine Transaktion ist eine abgeschlossene Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer über den Austausch von Waren, Dienstleistungen usw.,
- Eine oder mehrere autorisierende Unterschriften: Die Unterschrift zeigt an, dass alle Beteiligten den Bedingungen zugestimmt haben.
Welche Arten von Ursprungsbelegen gibt es in der Buchhaltung?
- Kassenzettel
Der Kassennachweis umfasst Verkäufe und Käufe, die für jedes Unternehmen wichtig sind, und dient als Beleg für diese. Er ist das Belegdokument für jeden Verkauf und Einkauf.
Außerdem wird erfasst, wenn ein Unternehmen eine Ware in bar kauft und automatisch einen Kassenbeleg vom Verkäufer erhält.
Das Unternehmen, das die Waren verkauft, gibt einen Kassenbeleg ab, der die Einzelheiten des Kaufs enthält, wie die gekaufte oder verkaufte Menge, den Preis, den Rabatt und die eingezogene oder abgeführte Umsatzsteuer.
Sie werden dann in der Buchhaltung erfasst.
- Rechnungen und Rechnungen
Hier werden die Gutschriften für Käufe und Verkäufe verbucht. Wenn die Artikel auf Kredit verkauft werden, werden Verkaufsrechnungen erstellt, in denen die gekauften Artikel, der Preis, der Betrag und vieles mehr aufgeführt sind. Wenn der Kauf auf Kredit erfolgt, stellt der Lieferant die Rechnung aus.
Zur Sicherheit werden sie in zweifacher Ausfertigung erstellt , damit jede Partei an ihre Pflichten erinnert wird und weiß, was noch zu zahlen und zu erhalten ist. Das Original, das wichtigste Exemplar, wird an den Käufer geschickt, und das zweite Exemplar wird von der empfangenden Firma als Beleg aufbewahrt. Sie wird erst dann offiziell zu einer Rechnung, wenn der Empfänger die Hauptkopie erhält.
- Quittung
Die Quittung ist der Nachweis, dass eine Transaktion stattgefunden hat und dass der Empfänger sein Geld vollständig erhalten hat. Der Käufer bewahrt sie auf, um sie bei eventuellen Problemen vorzeigen zu können und den Überblick über seine Zahlungen zu behalten.
Ähnlich wie bei der Rechnung wird das Original demjenigen ausgehändigt, der die Zahlung leistet, und das andere wird von demjenigen aufbewahrt, der das Geld erhält, oder von dem Unternehmen, das das Geld entgegennimmt.
- Einzahlungsbeleg
Der Einzahlungsbeleg ist ein Nachweis über den Betrag und das Datum, an dem das Geld tatsächlich bei der Bank eingezahlt wurde. Wenn der Einzahler das Geld einzahlen will, wird er von der Bank aufgefordert, den Namen, das Datum und den Betrag, den er einzahlen will, in das Formular einzutragen.
Nach dem Ausfüllen prüft der Bankangestellte, ob alles korrekt ist, unterschreibt und stempelt das Formular für den Einzahler ab, das dann als Nachweis für den Kunden gilt.
- Scheck
Ein Scheck ist ein Dokument der Bank, mit dem ein bestimmter Geldbetrag vom Konto einer Person an die Person ausgezahlt wird, deren Name auf dem Scheck steht.
Es gibt auch Inhaberschecks, bei denen Zahlungen an jede Person geleistet werden, die den Scheck trägt und vorlegt, und die als Inhaberscheck bezeichnet werden. Der Scheck wird dann von der Person, die ihn ausstellt, unterschrieben, womit sie sich mit der Zahlung des Betrags einverstanden erklärt, oder er braucht, offen gesagt, keine Unterschrift.
Für britische Kunden ist der Scheck eine eindeutige Anweisung an die Bank, einen bestimmten Geldbetrag zu zahlen. Der Zahlungsempfänger ist die Person, deren Daten auf der Urkunde stehen.
- Belastungsanzeige
Eine Belastungsanzeige zeigt an, dass das Unternehmen eine Belastung gegenüber dem empfangenden Unternehmen vorgenommen hat, d. h., dass sich seine Aktiva oder Ausgaben erhöht haben, während sich seine Verbindlichkeiten, Einnahmen oder sein Eigenkapital verringert haben. Daher muss das Unternehmen, das die Buchungen vornimmt, die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten verringern, indem es die Belastungsanzeige erstellt, um den Lieferanten zu informieren. Eine Belastungsanzeige kann auch von einem Unternehmen für den Lieferanten erstellt werden, der ihm einen Schadenersatz schuldet.
Darüber hinaus kann sogar eine Lastschrift mit Datum und Summe der Transaktionen erstellt werden, falls es zu einer Überzahlung an eine Partei kommt. Sie geben den Namen des Kontos an, von dem das Geld abgebucht wird, sowie den Grund.
- Gutschrift
Es handelt sich um ein Gutschriftdokument, das ein Unternehmen einem Kunden ausstellt, der ein Produkt zurückgibt, mit dem er nicht zufrieden war, der zu viel für etwas bezahlt hat usw., und das der Kunde später verwenden kann, um etwas anderes im gleichen Wert zu kaufen.
- Gutscheine
Belege sind Dokumente, die dazu dienen, Zahlungen an Lieferanten aufzuzeichnen, um das Zahlungsverhalten und den Nachweis zu führen. Diese Ausgaben werden im Namen von Kunden an Lieferanten gezahlt.
Wie lange können Sie Buchhaltungsunterlagen aufbewahren?
Obwohl es keine feste Regel gibt, ist es wichtig, dass die Buchhaltungsunterlagen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, was im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder potenziellen Ansprüchen ausreicht. Einige Wirtschaftsprüfer empfehlen jedoch, Jahresabschlüsse, Budgets und mehr dauerhaft aufzubewahren.
Die IRS verlangt von allen Unternehmen, dass sie angemessene Buchhaltungsunterlagen aufbewahren , die ausreichen, um:
- die Transaktionen des Unternehmens nachzuweisen und zu erklären,
- jederzeit die aktuelle, korrekte Finanzlage des Unternehmens offen zu legen; und
- den Unternehmer in die Lage zu versetzen, sicherzustellen, dass alle zu erstellenden Abschlüsse den Anforderungen des Landes, in diesem Fall den US-Standards, entsprechen.
Wenn jemand seine Buchführung nicht nach den Standards ausrichtet, kann er mit hohen Strafen und einer Gefängnisstrafe rechnen.
Nun hoffe ich, dass Sie sich auf den Weg machen und die Herausforderung der Buchhaltungsunterlagen meistern. Vergessen Sie nicht, wiederzukommen und einen Kommentar zu hinterlassen!
Artikel übersetzt aus dem Englischen