Wie kontrolliert man das Anlagevermögen? [Leitfaden und Tipps]

Sind Sie auf der Suche nach einem Leitfaden für die Kontrolle des Anlagevermögens für Ihre jährliche Finanzberichterstattung?

Die genaue Kenntnis der Situation des Anlagevermögens ist für ein Unternehmen keine Selbstverständlichkeit. Die interne Kontrolle ist ein sehr wichtiges Konzept für die Unternehmen und ihre Leitung, das darauf abzielt, alle Prozesse, die das Unternehmen zur Erreichung seiner Ziele einsetzt, besser zu kontrollieren.

In den meisten Fällen handelt es sich dabei um eine Verpflichtung, die durch einen zunehmend restriktiven rechtlichen und regulatorischen Rahmen auferlegt wird. Eine gute Kontrolle des Anlagevermögens kann jedoch die Rentabilität des Unternehmens erheblich verbessern.

In diesem Artikel erfahren Sie , was die Kontrolle des Anlagevermögens ist, wie wichtig sie ist, welche internen Risiken bestehen und wie man sie kontrollieren kann.

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Was ist die Kontrolle über das Anlagevermögen?

Die interne Kontrolle ist ein Mechanismus des Unternehmens, der unter dessen Verantwortung definiert und umgesetzt wird. Sie umfasst eine Reihe von Mitteln, Verhaltensweisen, Verfahren und Maßnahmen, die an die spezifischen Merkmale jedes Unternehmens angepasst sind und:

• zur Aktualisierung seiner Aktivitäten, zur Effizienz seiner Abläufe und zur effizienten Nutzung seiner Ressourcen und seiner Haushaltsführung beiträgt,
  
  
• die es ermöglichen müssen, wesentliche Risiken, seien es operative, finanzielle oder Compliance-Risiken, in angemessener Weise zu berücksichtigen .

Die Verwaltung des Anlagevermögens ist zweifellos einer der wichtigsten Aspekte der Verwaltung des Vermögens eines Industrie- oder Handelsunternehmens. Um den Schutz des Anlagevermögens zu gewährleisten, muss das Unternehmen ein zuverlässiges internes Kontrollsystem einrichten und eine regelmäßige Inventur durchführen. Darüber hinaus unterliegt das Anlagevermögen bestimmten buchhalterischen und steuerlichen Vorschriften, die das Unternehmen einhalten muss.

Die Bedeutung der Kontrolle des Anlagevermögens

Für die wichtigsten Vorgänge im Zusammenhang mit dem Anlagevermögen sind die wichtigsten Ziele der internen Kontrolle folgende:

• Sicherstellung der Kontrolle der Investitionsmittel: Diese müssen finanziell solide sein und regelmäßig genehmigt werden;
  
  
• Sicherstellung und Überprüfung der ordnungsgemäßen physischen Erhaltung der Investitionen innerhalb des Unternehmens;
  
  
• Sicherstellung der Kontrolle der Desinvestitionsvorgänge: Entnahmen von Vermögenswerten aus dem Anlagevermögen müssen begründet und regelmäßig genehmigt werden;
  
  
• Bereitstellung von Einzelinformationen zu jedem Vermögenswert, die für die buchhalterische Überwachung und für Managemententscheidungen ausreichend sind.

Es ist nicht nur wichtig, einen genauen und zuverlässigen Überblick über die Vermögenswerte des Unternehmens zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung zu haben, sondern auch eine ständige Überwachung der verschiedenen Anlagegüter und ihres Buchwerts durch die Verfolgung der Abschreibungen, um für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, insbesondere für gesetzliche oder steuerliche Verpflichtungen.

Wichtigste interne Risiken und Kontrollen

Für die interne Kontrolle des Anlagevermögens, deren Einhaltung in einem Jahr überprüft werden muss, gelten die folgenden Anforderungen:

• Alle Anlagegüter sowie die zugehörigen Ausgaben oder Aufwendungen und Einnahmen werden erfasst (Vollständigkeit);
  
  
• Das gesamte Anlagevermögen sowie die entsprechenden Ausgaben und Einnahmen sind real, gehören dem Unternehmen und sind ordnungsgemäß geschützt;
  
  
• Das gesamte Anlagevermögen sowie die entsprechenden Ausgaben und Einnahmen werden korrekt bewertet.

Kontrolle des physischen Risikos

Zu den Vermögenswerten gehören nicht nur "materielle Vermögenswerte" wie Maschinen, Anlagen, ..., sondern auch "immaterielle Vermögenswerte" wie Kapazität, Image oder Ruf. Diese Vermögenswerte können durch Diebstahl, Betrug, Unproduktivität, Fehler, schlechte Managemententscheidungen oder schwache interne Kontrollen verloren gehen.

Besondere Aufmerksamkeit sollte den damit verbundenen Prozessen gewidmet werden. Dies gilt auch für die Prozesse, die mit der Erstellung und Verarbeitung von Buchhaltungs- und Finanzinformationen zusammenhängen. Zu diesen Prozessen gehören nicht nur die Prozesse, die direkt mit der Erstellung der Finanzberichterstattung zu tun haben, sondern auch die operativen Prozesse, die Buchhaltungsdaten erzeugen .

Jeder Hauptauftragnehmer, der ein Anlagegut erwirbt, besitzt, verwaltet, nutzt, verändert und/oder kontrolliert, muss dieses Anlagegut überwachen und sicherstellen, dass es nicht verloren geht, beschädigt, gestohlen oder missbraucht wird, auch nicht in betrügerischer Absicht. Der Hauptauftragnehmer muss daher über angemessene Strategien und Verfahren verfügen, um operative Aspekte im Zusammenhang mit Anlagegütern zu verwalten, wie z. B. Verteilung, Nutzung, Versicherung, Wartung, Reparatur und physische Messung der betreffenden Güter.

Das Anlagevermögen macht in der Regel einen großen Teil der Vermögenswerte des Unternehmens aus. Daher ist es wichtig, dass sich das Unternehmen vor Risiken schützt, die seine physische Existenz bedrohen können. Die in diesem Bereich am häufigsten geforderten Maßnahmen sind:

• Die Durchführung regelmäßiger physischer Bestandsaufnahmen, die es ermöglichen, Verluste oder Diebstähle, Zerstörungen usw. festzustellen und gegebenenfalls die erforderlichen Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Eines der wichtigsten Elemente der internen Kontrolle ist die regelmäßige Inventarisierung;
  
  
• Das Vorhandensein eines Dienstes, der für die "Wartung" des Anlagevermögens zuständig ist. Diese Maßnahme betrifft vor allem Produktionsunternehmen, die einen ganzen Maschinenpark einsetzen, dessen Betrieb und Wartung gewährleistet sein muss. Zu diesem Zweck kann ein System von Produktions- oder Wartungsaufträgen eingerichtet werden;
  
  
• Ausreichende Versicherung des Anlagevermögens gegen größere Schäden. Die ordnungsgemäße Absicherung der Vermögenswerte eines Programms überträgt die mit potenziellen Verlusten und Schäden verbundenen Risiken und mindert die mit der Lieferkette verbundenen Risiken und andere Risiken, die die Programmergebnisse beeinträchtigen können;
  
  
• Regelmäßige Überprüfung der Existenz von Vermögenswerten durch eine Bestandsaufnahme. Diese physische Kontrolle muss nach einem risikobasierten Ansatz durchgeführt werden. Es liegt in der Verantwortung des Hauptauftragnehmers, der Sachanlagen erwirbt, besitzt, verwaltet, nutzt und/oder kontrolliert, sicherzustellen, dass diese Anlagen ordnungsgemäß instand gehalten werden und dass im Rahmen der Verwaltung der Sachanlagen eine regelmäßige Wartung geplant wird, um diese Anlagen in gutem Zustand zu erhalten;
  
  
• Überprüfung oder Bewertung des aktuellen Zustands des Anlagevermögens und seiner Restnutzungsdauer;
  
  
• Abgleich der Ergebnisse der physischen Kontrolle mit dem Verzeichnis der Anlagegüter, dann Nachforschungen und Korrekturen/Anpassungen in Bezug auf etwaige festgestellte Unterschiede hinsichtlich des Standorts der Anlagegüter, ... ;
  
  
• Validierung interner Kontrollen und Audits, um sicherzustellen, dass das Verzeichnis der Anlagegüter verwendet, auf dem neuesten Stand und vollständig gehalten wird und dass die darin enthaltenen Informationen korrekt sind;
  
  
• Gestohlene oder abhanden gekommene Anlagegüter sollten unverzüglich dem Länderteam gemeldet werden. Bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung eines Anlageguts (unabhängig davon, ob es vom Hauptempfänger selbst erworben, besessen, verwaltet und/oder kontrolliert wurde) ist das betreffende Anlagegut unverzüglich durch ein gleichartiges Anlagegut (gleiche Menge und gleiche Qualität) zu ersetzen .
  
  
• Darüber hinaus kann der PR-/Projektmanager im Falle des Nachweises der missbräuchlichen Verwendung oder der schlechten Verwaltung eines Vermögenswerts aufgefordert werden, einen Betrag in Höhe der Anschaffungskosten des betreffenden Vermögenswerts zu erstatten, der dem Zuschuss wieder zugerechnet wird.

Kontrolle des finanziellen Risikos

Die Verwaltung des Anlagevermögens stellt an sich schon eine Einschränkung für das Unternehmen dar, ist aber auch ein potenzieller Rentabilitätsfaktor, der nicht außer Acht gelassen werden sollte. Es ist daher ratsam, die Verwaltung des Anlagevermögens aus diesem doppelten Blickwinkel der regulatorischen Beschränkung und der Rentabilität zu betrachten .

Die genaue Kenntnis der Vermögenswerte des Unternehmens und die Überwachung des Buchwerts des Anlagevermögens im Vergleich zu seinem Marktwert ermöglichen es insbesondere, die Veräußerung von Anlagevermögen so effizient wie möglich zu gestalten und somit der Veralterung der Produktion zu begegnen und gleichzeitig eventuelle Veräußerungsgewinne zu erzielen.

Es ist Sache jedes Unternehmens, ein internes Kontrollsystem einzurichten, das seiner Situation angepasst ist. Als Teil einer Gruppe garantiert die Muttergesellschaft das Vorhandensein von internen Kontrollsystemen in ihren Tochtergesellschaften. Diese Systeme sollten an die spezifischen Merkmale der Tochtergesellschaften und an die Beziehungen zwischen der Muttergesellschaft und den Tochtergesellschaften angepasst sein.

Bei bedeutenden Beteiligungen, auf die die Muttergesellschaft einen maßgeblichen Einfluss ausübt, muss sie die Möglichkeit prüfen, die von der betreffenden Beteiligung getroffenen Maßnahmen zur internen Kontrolle kennenzulernen und zu untersuchen.

Wie können all diese Risiken kontrolliert werden?

Materielle und immaterielle Vermögenswerte: Kontrolle der vorgelagerten Prozesse und der buchhalterischen Erstellung

Die im Unternehmen angewandten Rechnungslegungsvorschriften definieren die immateriellen und materiellen Anlagegüter :
die Identifizierungskriterien, insbesondere die Regeln für die Unterscheidung zwischen Aufwendungen (Instandhaltung, Reparaturen) und Anlagevermögen; die Kriterien für die Anerkennung von Anlagevermögen, die sich mit folgenden Fragen befassen:

• die Bestandteile des Wertes eines Anlagegutes, einschließlich der Methoden zur Bestimmung und Überwachung des Wertes der Altlastensanierung bei Sachanlagen;
  
  
• die Methoden und der Ausgangspunkt für die Abschreibung: Dieser Abschnitt umfasst die Methoden zur Anwendung des komponentenbasierten Ansatzes und die Methoden zur Ermittlung von Restwerten;
  
  
• die Kriterien für die Ermittlung von Wertminderungen und insbesondere die Methode zur Festlegung der Abzinsungssätze und die Ebene (z. B. sektoral), die zur Definition der zahlungsmittelgenerierenden Einheiten und zur Berechnung der Sätze verwendet wird;
  
  
• die Kriterien für die Klassifizierung als zur Veräußerung gehaltenes Anlagevermögen;
  
  
• die Kategorien von Anlagegütern, die neu bewertet werden, und die angewandte Neubewertungsmethode (Zeitwert oder Index).

Diese Vorschriften werden regelmäßig überprüft:

• Die Entwicklung des Anlagevermögens wird im Hinblick auf seine Erfassung überwacht.
  
  
• Die Verpflichtungen zum Erwerb von Anlagegütern werden überwacht, damit sie bei der Erstellung der Anhänge zum Buchungskodex berücksichtigt werden können.
  
  
• Die Klassifizierung von Leasing- oder Mietverträgen wird im Hinblick auf ihre buchhalterische Behandlung eindeutig festgelegt.
  
  
• Das Vorhandensein von Sachanlagen wird regelmäßig durch eine Bestandsaufnahme überprüft. Veräußerungen oder Verschrottungen bedürfen der Zustimmung eines Verwalters, und die erforderlichen buchhalterischen Korrekturen sind vorgesehen.
  
  
• Die Eigentumsurkunden unterliegen einer angemessenen Aufbewahrung (z. B. mindestens die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen).
  
  
• Die Veräußerung von Anlagevermögen unterliegt einem Genehmigungsverfahren, das innerhalb der Organisation verbreitet wird.
  
  
• Es wird ein Verfahren zur Identifizierung, Erfassung und Überwachung von immateriellen Vermögenswerten und Goodwill eingerichtet, insbesondere in Bezug auf Goodwill und die Zuordnung der Anschaffungskosten, Marken, Patente, Goodwill, Kundenkarteien usw. Vertragsrechte usw.
  
  
• Der rechtliche und informationstechnische Schutz der immateriellen Vermögenswerte wird regelmäßig überwacht und es werden Maßnahmen ergriffen, um die Ressourcen zu sichern, die das Unternehmen aus diesen Vermögenswerten ziehen kann (Schutz von Marken, Domainnamen usw.).

Finanzielles Anlagevermögen

• Wertpapiertransaktionen (Erwerb, Veräußerung, Preiszuschläge, Aktiv- und Passivgarantien) werden im Hinblick auf ihre Anerkennung überwacht.
  
  
• Feste oder optionale Verpflichtungen jeglicher Art (Versprechen, Call, Put usw.) werden im Hinblick auf ihre Anerkennung oder Aufnahme in den Anhang identifiziert.
  
  
• Die Vergabe von Darlehen (insbesondere an Tochtergesellschaften usw.) ist Gegenstand eines organisierten Verfahrens.
  
  
• Die Eigentumsurkunden und Darlehensverträge unterliegen einer angemessenen Verwahrung.
• Die Erträge im Zusammenhang mit Finanzanlagen werden bei jedem Abschluss bewertet.
  
  
• Das Vorhandensein eines objektiven Hinweises auf eine Wertminderung von Finanzanlagen wird bei jedem Abschluss geprüft. Falls erforderlich, wird die zu verbuchende Abschreibung festgelegt.

Grenzen der internen Kontrolle des Anlagevermögens

Das interne Kontrollsystem für das Anlagevermögen kann, auch wenn es noch so gut konzipiert und angewandt wird, keine absolute Garantie für das Erreichen der Unternehmensziele bieten. Die Wahrscheinlichkeit, dass diese Ziele erreicht werden, hängt nicht allein vom Willen der Gesellschaft ab. Jedem internen Kontrollsystem sind in der Tat Grenzen gesetzt.

Diese Grenzen sind das Ergebnis zahlreicher Faktoren, darunter Unsicherheiten in der Außenwelt, die Ausübung von Urteilsvermögen oder Fehlfunktionen, die durch menschliches Versagen oder einfache Fehler entstehen können.

Darüber hinaus muss bei der Einrichtung von Kontrollen das Kosten-Nutzen-Verhältnis berücksichtigt werden, und es dürfen keine unnötig kostspieligen internen Kontrollsysteme entwickelt werden, auch wenn dies bedeutet, dass ein gewisses Risiko in Kauf genommen wird.

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Wichtigste Schlussfolgerungen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, zu wissen, wie man das Anlagevermögen kontrolliert. Denken Sie daran, dass es 2 Arten der Kontrolle gibt: die physische und die finanzielle Kontrolle. Die physische Kontrolle dient dazu, das Vorhandensein und den Zustand des Anlagegutes zu bestätigen, während die Finanzkontrolle dazu dient, die Richtigkeit der in den Büchern des Anlagegutes eingetragenen Werte zu überprüfen.