Einige Vorteile der kassenbasierten Buchführung: Definition, Arten und Berechnung.

Als Unternehmer ist es wichtig zu wissen, dass es zwei Arten von Buchhaltungsmethoden gibt, um Ihre Buchhaltung zu führen, und zwar die periodengerechte Buchführung und die Kassenbuchführung.

Beide sind unterschiedlich, jede hat ihre Vorteile, aber in diesem Artikel werden wir sehen, was ist und welche Vorteile die Kassenbuchführung hat.

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Was ist die Kassenbuchführung?

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden Einnahmen und Ausgaben erst dann verbucht, wenn Bargeld ein- oder ausgezahlt wird, d. h. wenn das Geld Ihr Bankkonto verlässt oder darauf eingeht.

Sie ist das genaue Gegenteil der periodengerechten Buchführung, bei der die Einnahmen dann verbucht werden, wenn sie erwirtschaftet werden, und nicht, wenn Zahlungen/Bargeld eingehen.

Sie gilt als die einfachste Form der Buchführung und wird vor allem von kleinen Unternehmen verwendet, da sie weder Forderungen noch Verbindlichkeiten oder sonstige Verbindlichkeiten enthält.

Sie wird daher nur dann in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen, wenn Barmittel ausgetauscht, d. h. erhalten wurden, und nur dann als Aufwand, wenn Barmittel gezahlt wurden.

Die Kassenbuchführung ist weder nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) noch nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) zulässig.

Was sind die Vorteile der Kassenbuchführung?

Das System der kassenbasierten Buchführung hat viele Vorteile, die da wären

• Kostengünstig: Im Vergleich zur Periodenrechnung ist sie kostengünstiger und einfacher zu handhaben, insbesondere für kleine Unternehmen, die nicht über die Mittel verfügen, eine Buchhaltungsabteilung einzurichten oder eine geeignete Buchhaltungsfirma zu beauftragen.
• Nachvollziehbar: Es ist einfacher nachzuvollziehen, weil nur erhoben wird, wenn die Transaktion, der Geldaustausch, stattgefunden hat. Man sieht direkt, wie viel Geld man hat, was man sieht, ist das, was man bekommt, und berücksichtigt keine anstehenden Ausgaben.
• Besteuerung: Da es hilft, den Zeitpunkt der Transaktionen zu kontrollieren, können Sie Zahlungen beschleunigen, um steuerliche Gewinne zu reduzieren, insbesondere Verluste, um nur Steuern für Geld zu zahlen, das Sie erhalten haben.

Im Grunde könnten also einige Unternehmen ihre Ausgaben beschleunigen und ihre Einnahmen verlangsamen, um eine hohe Steuerschuld zu vermeiden, da sie es vorziehen, Verluste für einen Rechnungszeitraum zu vermeiden, da sie von Gläubigern sorgfältig berücksichtigt werden, die dies als eine Verschlechterung der Kreditwürdigkeit eines Unternehmens betrachten würden.

Wie berechnet man die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Da Ausgaben oder Einnahmen nur dann erfasst werden, wenn Bargeld ausgetauscht wird.

Daher ist es einfach, die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu berechnen: Sie müssen die Summe Ihrer Ausgaben auf Cash-Basis von Ihren Einnahmen auf Cash-Basis abziehen, woraus sich der Nettogewinn in Ihrer Bilanz ergibt.

Die Formel für diesen Nettoertrag lautet:

Gleichung: (Einnahmen - Ausgaben = Nettoeinkommen)

Das Ziel ist natürlich, dass Ihr Nettoeinkommen positiv und nicht negativ ist.

Ein Beispiel:

Ihre Einnahmen belaufen sich auf 40.000 Dollar und Ihre Ausgaben umfassen:

Miete: 6.000 Dollar

Nebenkosten (Gas, Strom und Wasser): $4,000

Um herauszufinden, wie viel Nettoeinkommen Sie erwirtschaftet haben, müssen Sie die Formel wie folgt anwenden:

Nettoeinkommen = $60.000 - $10.000 = $50.000

Ihr Nettoeinkommen würde dann 50.000 $ betragen.

Was ist falsch an der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hat ein paar Nachteile, und zwar

Beeinträchtigung der Entscheidungsfindung: Da sie nur die täglichen Finanzen erfasst und keinen langfristigen Überblick über die finanzielle Situation bietet, kann man keine Entscheidungen treffen, ohne die künftige finanzielle Situation zu kennen, was für Unternehmen, die ihre Produkte oder Dienstleistungen hauptsächlich auf Kredit verkaufen, sehr schwierig ist.

Betrug: Ein Unternehmen kann seine Schecks verspätet einlösen oder einen Zahlungsaufschub für den Zeitraum seiner Steuerpflicht beantragen.

Investoren: Diese Art der Rechnungslegung ist sehr nachteilig für Unternehmen, die ihr Geschäft ausweiten wollen, aber keine Kreditgeber finden können und höchstwahrscheinlich auch nicht finden werden, weil sie einfach nicht glauben, dass die Kassenbuchführung die tatsächliche Darstellung oder das Bild der finanziellen Situation des Unternehmens ist.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen macht vielleicht im ersten Quartal (Q1) Umsatzeinbußen, erwartet aber erst im zweiten Quartal (Q2) einen Geldeingang, und da bei der Cash-Basis-Rechnung Zahlungen nur dann erfasst werden, wenn Geld ausgetauscht wird, wird der Investor, der sich die Finanzen des Unternehmens ansieht, denken, dass es sich nicht lohnt, obwohl es eigentlich floriert.

Prüfung: Wirtschaftsprüfer prüfen, ob ein Unternehmen einen korrekten Jahresabschluss vorlegt, und werden die Kassenbuchführung ebenfalls nicht als korrekt anerkennen. Das ist für sie nicht akzeptabel.

Kurzfristig: Wenn Sie als Unternehmen beabsichtigen, Ihr Geschäft auszubauen, könnten Sie sich durch diese Form der Rechnungsführung eingeschränkt fühlen und einen Wechsel von der Kassenbuchführung zur Periodenrechnung benötigen.

Ihre Buchhaltung muss dann Folgendes enthalten:

• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Periodengerechte Ausgaben
• Auslassung von Barzahlungen, Eingängen und Vorauszahlungen

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Was ist der Unterschied zwischen der periodengerechten Buchführung und der Kassenbuchführung?

Periodengerechte Buchführung:

Sie ist die gebräuchlichste der beiden und erfasst Einnahmen und Ausgaben, wenn sie anfallen und noch nicht in Rechnung gestellt oder bar bezahlt wurden.

Sie wird auch von großen Unternehmen verwendet, sobald Sie mehr als 25 Millionen Dollar an Bruttoeinnahmen pro Jahr erzielen, da sie von der Steuerbehörde vorgeschrieben ist.

Darüber hinaus gibt sie dank der Einbeziehung von Forderungen und Verbindlichkeiten ein genaues Bild von der Finanzlage eines Unternehmens.

Der Cashflow wird nicht erfasst, d. h., wenn ein Unternehmen kurzfristig mit Geldproblemen konfrontiert ist, kann es den Anschein erwecken, dass es sich um einen längeren Zeitraum handelt, als es der Fall ist.

Ein Beispiel:

Beispiel 1: Sie sind Inhaber eines Innenarchitekturbüros und wurden beauftragt, das Haus eines Kunden zu dekorieren. Im Gegensatz zur Cash-Basis verbuchen Sie die Einnahmen, sobald Sie den Auftrag abgeschlossen haben, auch wenn Sie noch keine Zahlung erhalten haben.

Das heißt, wenn Sie Ihre Arbeit am 10. Juni abgeschlossen haben und der Kunde Sie am 20. Juli bezahlt hat, würden Sie die Einnahmen immer noch am 10. Juni verbuchen.

Beispiel 2: Wenn Sie eine Internet-Rechnung über 200 Dollar erhalten, wird diese Rechnung bei der Kassenbuchführung erst dann verbucht, wenn sie bezahlt ist, während sie bei der Periodenrechnung in dem Moment verbucht wird, in dem Sie die Rechnung erhalten und davon Kenntnis erlangen.

Kassenbasierte Buchführung:

Die Kassenbuchführung enthält keine Forderungen und Verbindlichkeiten. Sie ist eher kurzfristig von Vorteil als langfristig, wie die periodengerechte Buchführung.

Sie ist einfacher, den Cashflow eines Unternehmens zu verfolgen und wird daher von kleinen Unternehmen bevorzugt, ist aber für größere Unternehmen nicht zu empfehlen.

Ein Beispiel:

Beispiel 1: Sie sind ein Bauunternehmer und wurden von einem Kunden beauftragt, einen Auftrag auszuführen. Der Kunde schuldet Ihnen 10.000 $, hat Ihnen aber 5.000 $ in bar gegeben und 5.000 $ gutgeschrieben.

Ihre in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesene Einnahme wäre nicht die Gutschrift, sondern das von Ihnen erwirtschaftete Bargeld. Ihr Einkommen würde also 5.000 $ betragen.

Beispiel 2: Angenommen, ein Produktionsunternehmen verkauft im Dezember Kosmetika im Wert von 10.000 $, erhält aber im Januar des folgenden Jahres eine Zahlung.

Obwohl der Verkauf im Dezember stattgefunden hat, würde er erst im Januar verbucht werden, da das Unternehmen in diesem Monat das Geld für den Verkauf in bar erhalten hat.

Für welche Buchhaltungsmethode Sie sich entscheiden, hängt von bestimmten Faktoren ab, z. B. von der Geldverfolgung oder von Steuerzwecken. Es wird jedoch empfohlen, die Periodenrechnung für eine umfangreiche Buchführung und die Kassenbuchführung für die Buchführung von Kleinunternehmen zu verwenden.