Was ist Debitorenmanagement? Wie kann man es verbessern?
Das Debitorenmanagement ist ein entscheidender Bestandteil der Unternehmensführung. Wird dieser Aspekt vernachlässigt, führt dies zu einem Mangel an Liquidität, was wiederum schwerwiegende Folgen haben kann.
In manchen Fällen zahlen die Kunden nicht sofort, und die ausstehenden Beträge werden zu berüchtigten "Forderungen", also zu Buchhaltungsdaten, die zum Vermögen Ihres Unternehmens gehören. Aber Buchhaltungsdaten sind nicht der Weg, um den Cashflow zur Begleichung Ihrer Rechnungen sicherzustellen!
In diesem Artikel erfahren Sie , wie Sie Ihre Außenstände umwandeln und verwalten können, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.
Was sind Debitoren?
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, auch bekannt als Kundenkonten, umfassen Außenstände, die in Rechnung gestellt, aber noch nicht bezahlt wurden, und die mit der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen einhergehen. Mit anderen Worten, es handelt sich um einen Eintrag in der Buchhaltung eines Unternehmens nach einem Verkauf, der anzeigt, dass das Produkt oder die Dienstleistung an den Kunden erbracht wurde, der Kunde aber eine Frist hat, um das Unternehmen zu bezahlen.
Sobald die Zahlung eingegangen ist, erhöht sich das Kassenkonto, und die Forderungen verringern sich. Einige Kundengutschriften können als langfristige Vermögenswerte eingestuft werden, wenn erwartet wird, dass der Zahlungseingang erst mehr als ein Jahr nach dem Kauf erfolgt.
In der Praxis gewährt ein Unternehmen seinen Kunden in der Regel einen Kredit von 30 Tagen, bevor es den vollen Rechnungsbetrag und Zinsen oder Verwaltungsgebühren in Rechnung stellt.
Warum ist das Debitorenmanagement wichtig?
Die Verwaltung von Forderungen ist eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen. Sie hat einen großen Einfluss auf die finanzielle Situation, den Cashflow, die Kundenbeziehungen usw. Ihres Unternehmens. Ein gutes Debitorenmanagement reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand Ihres Teams.
Die Grundlage jeder Verwaltung ist die Beschaffung hochwertiger Informationen. Wenn Ihr Unternehmen seinen Kunden Kredite gewähren möchte, ist es daher unerlässlich, ein gutes System zur Verfolgung der Außenstände einzurichten, um ein chronologisches Alter der Außenstände zu ermitteln.
Mit anderen Worten, ein Bericht über die Verwaltung der Forderungen sollte es Ihnen ermöglichen, jederzeit die folgenden Elemente zu erkennen:
- Forderungen sortiert nach Kunden
- Rechnungen nach Kunden sortiert
- Verzug seit der Ausstellung der Rechnung
- Automatische Erinnerung, wenn das Konto eines Kunden abgelaufen ist
Um die Strenge zu wahren und den Verlust der Kontrolle über die Forderungen gegenüber Ihren Kunden zu vermeiden, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Transaktionen regelmäßig gebucht werden. So behalten Sie den Überblick.
Der Prozess des Debitorenmanagements
Die Debitorenverwaltung umfasst verschiedene Prozesse, darunter:
- Kreditvergabe und Rechnungsstellung: Stellen Sie sicher, dass der Kunde in der Lage ist, die Kosten für Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu bezahlen, bevor Sie neue Kunden annehmen. Zu diesem Zweck können Sie anhand der Kundendatenbank entscheiden, ob Sie eine Vorauszahlung oder einen anderen Kreditweg verlangen.
- Kundenbeziehung: Die Verwaltung der Außenstände erfordert ein gutes Verständnis und die Fähigkeit, die Verbindung zu den Kunden aufrechtzuerhalten (wenn Sie nicht aufpassen, kann das Ihren Kunden verärgern). Vergessen Sie nicht, alle Fragen zu beantworten und die Probleme der Kunden so schnell wie möglich zu lösen.
- Analyse der Zahlungstrends: Die Entdeckung einer neuen Zahlungsmethode hilft Ihrem Unternehmen, die Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten und den Kunden langfristig zu halten. Als separates Moment in der Customer Journey tendiert die Zahlung dazu, zunehmend papierlos und manuell zu erfolgen, mit so wenig Reibung wie möglich. Diskret also, aber auch leicht zugänglich und sicher ...
- Einziehung und Abgleich von Zahlungseingängen oder verspäteten Zahlungen: Es ist wichtig, das abgelaufene Datum der Zahlung zu überprüfen und die Zahlungserinnerung zu versenden. Es ist nicht schwer, eine konsistente Kommunikation mit den Kunden zu führen.
Wie man das Debitorenmanagement verbessert
Vervielfachen Sie die Optionen für Zahlungsarten
Wenn Sie Ihren Kunden mehrere Zahlungsmöglichkeiten anbieten, erhöhen sich die Chancen, dass sie ihre Rechnungen schnell bezahlen. Bargeld, Kreditkarten, Schecks und - in der Geschäftswelt zunehmend - elektronische Zahlungen müssen alle Zahlungsmöglichkeiten sein, die Sie Ihren Kunden anbieten.
Belohnen Sie gute Zahler ... mit einem kleinen Preisnachlass!
Um Ihre Kunden zu ermutigen, Sie so schnell wie möglich zu bezahlen, ist es eine gute Idee, bei vollständiger Bezahlung innerhalb einer kurzen Frist einen Rabatt von einigen Prozenten des Verkaufswertes anzubieten. Dieser kleine Fehlbetrag, den Sie in Kauf nehmen, wird durch die Verkürzung der Zahlungsfrist leicht kompensiert.
Erinnern Sie säumige Kunden
Viele Unternehmer (vor allem jüngere, die dazu neigen, ihre Kunden ein wenig zu heiligen!) zögern, Nachfassaktionen durchzuführen. Das ist falsch! Eine saubere und professionelle Rückforderung wird von Ihren Kunden respektiert. Es gehört zum Kundenservice und zur notwendigen Pflege des Dialogs mit dem Kunden, dass Sie ihm nach Ablauf der Zahlungsfrist das Telefon abnehmen (bevorzugen Sie immer mündliche Mahnungen!). Finden Sie heraus, was die Ursache für den Zahlungsverzug ist, und passen Sie Ihre Entscheidungen entsprechend an.
Planen Sie eine Inkassopolitik
Es macht zwar keinen Spaß, aber es muss sein. Sparen Sie nicht an den Dingen, die die Gesundheit Ihres Unternehmens gefährden. Um pünktliche Zahlungen zu erhalten, sollten Sie nicht zögern, ein System zur Berechnung von Säumniszuschlägen einzurichten und sogar den schlimmsten Fall in Betracht ziehen, indem Sie rechtliche Schritte in Erwägung ziehen.
Bieten Sie elektronische Zahlung an
Es ist allgemein bekannt, dass der Einsatz von Technologie oft den Vorteil der Zeitersparnis bietet. So ist es beispielsweise in der Geschäftswelt sehr beliebt, Ihren Kunden die Möglichkeit der elektronischen Zahlung anzubieten. Diese sehr vorteilhafte Lösung ermöglicht eine fast sofortige Überweisung von Beträgen vom Konto Ihres Kunden auf das Konto Ihres Unternehmens. Auf diese Weise vermeiden Sie Verzögerungen und profitieren von den positiven Auswirkungen auf Ihre Liquidität.
Beantragen Sie eine Kundeneinlage
In mehreren Branchen, in denen das zu liefernde Produkt oder die zu erbringende Dienstleistung einen langen Zeitraum in Anspruch nimmt, wird vom Kunden eine Anzahlung verlangt, um einen Teil der Arbeiten abzudecken, die vor der nächsten Rechnungsstellung durchgeführt werden. Diese Praxis ist sehr vorteilhaft, aber die Einziehung von Beträgen vor der Lieferung birgt auch Risiken. Wenn beispielsweise die Leistung nicht erbracht wird, stellt der erhaltene Betrag eine Schuld gegenüber Ihrem Kunden dar, die nur bei der Erstellung einer Rechnung aufgehoben werden kann. Vergewissern Sie sich, dass Ihre interne Buchhaltung es Ihnen ermöglicht, die von Ihren Kunden im Voraus eingezogenen Beträge genau zu verfolgen.
Das Wichtigste zum Schluss
Die Erfahrung zeigt, dass das Debitorenmanagement einer der Teile des Kundenbeziehungsprozesses ist, der analysiert und optimiert werden sollte, von der Rechnungsstellung, dem Zahlungseingang, der Anpassung der Wahl der Zahlungsmethode an das Kundenprofil bis hin zu einer optimierten Organisation der Verarbeitung der Kundenzahlungen. Eine gut geführte Debitorenbuchhaltung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Beziehung zu Ihren Kunden zu verbessern und die Gesundheit Ihres Jahresabschlusses zu gewährleisten.
Artikel übersetzt aus dem Englischen