Das Einheitsbuch der Arbeit (LUL): Beispiel für die Abfassung

Das einheitliche Arbeitsbuch (LUL), oder besser gesagt die Lohnabrechnung, weist viele Besonderheiten bei der Abfassung und Zusammenstellung auf.

Für die meisten Unternehmen ist das Ausfüllen der Gehaltsabrechnung ein Albtraum für jeden, der in der Personalabteilung arbeitet. In der Tat hat jeder Arbeitnehmer eine Gehaltsabrechnung, die sich nach der Branche, in der er arbeitet, dem Alter, der Qualifikation, dem Familienstand und nach der jeweils angewandten CCNL richtet.

Aus welchen Gründen ist dieses Dokument so wichtig? Die Entlohnung eines Arbeitnehmers oder die Zahlung einer Vergütung an eine Führungskraft des Unternehmens muss über das Einheitliche Arbeitsbuch abgerechnet werden, das für die Ausstellung einer Lohnabrechnung und damit für die Auszahlung des Lohns an einen Arbeitnehmer unerlässlich ist.

Für das Einheitliche Arbeitsbuch gibt es verschiedene Erfassungsmethoden, insbesondere für das Baugewerbe, die Schifffahrt und den Güterkraftverkehr gibt es Besonderheiten, die ich in eigenen Artikeln analysieren werde. Dieser Artikel soll veranschaulichen, welches die grundlegenden und minimalen Elemente sind, die vom Gesetz verlangt werden.

In Anbetracht der Schwierigkeiten, auf die Sie bei der Erstellung stoßen können, wird in diesem Artikel ein Beispiel für die Abfassung des einheitlichen Arbeitsbuchs vorgestellt:

• Was sind die Merkmale dieses Dokuments?
• Welches sind die wesentlichen Elemente?
• Welche Methoden gibt es für die Abfassung?

Sie werden alle Antworten finden, wenn Sie weiter lesen.

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Das einheitliche Arbeitsbuch (lul): Definition

Das Libro unico del lavoro (LUL) ist ein neues Dokument, das 2008 per Gesetz eingeführt wurde und die alten Lohnbücher und Matrikelbücher ersetzt. Im Gegensatz zu den Lohnbüchern und den Matrikelbüchern enthält dieses Dokument auch die Anwesenheitslisten der Arbeitnehmer eines Unternehmens. Das einheitliche Arbeitsbuch ist obligatorisch und muss immer auf dem neuesten Stand gehalten werden. Alle Arbeitgeber, die ein Unternehmen mit unterstellten oder teilunterstellten Arbeitnehmern haben, müssen sich der Führung des Arbeitsbuchs widmen. Die einzige Ausnahme gilt für inländische Arbeitgeber.

Der Arbeitgeber eines Unternehmens kann das Führen des Einheitlichen Arbeitsbuchs an einen Arbeitsberater delegieren.

Wie wir bereits erwähnt haben, besteht der eigentliche Unterschied zur alten Lohnabrechnung in der Hinzufügung des Stundenzettels, der genau und detailliert in das LUL aufgenommen werden muss. In der Gehaltsabrechnung ist der Stundenzettel ein separates Dokument.

Welche Funktionen hat das einheitliche Arbeitsbuch?

Das einheitliche Arbeitsbuch hat die Funktion, den Beschäftigungsstatus eines Unternehmens anhand eines Arbeitsberichts über jeden für das Unternehmen tätigen Arbeitnehmer zu erfassen. Mit Hilfe des Arbeitsbuchs kann der Arbeitgeber das tatsächliche Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufzeichnen.

Wer ist verpflichtet, ein einheitliches Arbeitsbuch zu führen?

Der Arbeitgeber eines Unternehmens ist verpflichtet, nur ein einziges Arbeitsbuch zu führen, auch wenn es mehrere Stellen gibt. Zu den Unternehmen, die verpflichtet sind, ein einziges Arbeitsbuch zu führen, gehören

• landwirtschaftliche Unternehmen
• Unternehmen der Unterhaltungsbranche
• Unternehmen des Transportgewerbes
• Schifffahrtsunternehmen
• im Allgemeinen alle Unternehmen, die Angestellte oder Mitarbeiter als Aktiva registrieren.

Wer sind die Unternehmen, die kein einziges Arbeitsbuch führen müssen?

• inländische Arbeitgeber
• öffentliche Verwaltungen
• Arbeitgeber, die individuell ein Handwerksunternehmen leiten
• genossenschaftliche Unternehmen
• alle Personen- oder Kapitalgesellschaften, die nur Gesellschafter und keine Arbeitnehmer als Mitarbeiter haben
• Familienunternehmen, die Familienmitglieder (Ehepartner, Kinder oder andere Verwandte oder Schwiegereltern) als Arbeitnehmer beschäftigen.

Wie wird das einheitliche Arbeitsbuch erstellt?

Für die Erstellung des Einheitlichen Arbeitsbuchs gibt es drei verschiedene Verarbeitungsmethoden

• Verarbeitung und maschineller Druck auf Endlospapier. Bei dieser Methode muss jede Seite vor der Anwendung von Inail nummeriert und gestempelt werden;
• Laserdruck mit vorheriger Genehmigung durch Inail. Bei diesem Verfahren wird eine automatische Nummerierung erzeugt. Um das Verfahren zu vereinfachen, wurde eine Vorabgenehmigung eingeführt, die direkt von den Softwarehäusern erteilt wird. Diese Methode ist die am weitesten verbreitete;
• magnetische Datenträger. In diesem Fall wird für jede einzelne Eingabe ein Computerdokument erstellt und mit den zuvor gemachten Eingaben verknüpft. Bei der automatischen Datenverarbeitung können die Dokumente jederzeit eingesehen werden, und die Integrität und Unveränderlichkeit der Daten sowie die zeitliche Abfolge der durchgeführten Tätigkeiten bleiben erhalten.

Es gibt jedoch kein genaues Muster für die Erstellung einer Lohnabrechnung. Es ist jedoch zu beachten, dass die Gehaltsabrechnung eine Liste von Pflichtangaben enthalten muss.

Die wesentlichen Informationen, die in das einheitliche Arbeitsbuch aufgenommen werden müssen

Bei der Erstellung des LUL müssen in der Regel drei verschiedene Bereiche berücksichtigt werden:

• Angaben zum Unternehmen und zum Mitarbeiter (in der Beispieltabelle mit der Nummer "1" gekennzeichnet);

• Name des Unternehmens, Versicherungsposition und Zweigstelle (angegeben mit der Nummer "2");

• Entgelt und Sozialversicherungselemente (angegeben mit der Nummer "3").

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Angaben zum Unternehmen

In diesem Abschnitt, der die Angaben zum Unternehmen betrifft, sind zunächst die Angaben zum Arbeitgeber oder zum Inhaber des Arbeitsverhältnisses, der die Lohnabrechnung ausstellt, einzutragen.

Die weiteren Informationen sind wie folgt anzugeben

• die Identifikationsnummer, d. h. die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens;
• die Inps-Registrierungsnummer, d. h. die von dem für das Unternehmen zuständigen Institut vergebene Positionsnummer;
• die Inail-Nummer, d. h. die Nummer, die vom Versicherungsinstitut in Abhängigkeit von der Abteilung vergeben wird, in der der Arbeitnehmer im Unternehmen tätig ist. Dieser Versicherungsvertrag wird unter Berücksichtigung möglicher Arbeitsunfälle erstellt. Die Eröffnung der Akte für die INAIL-Stelle muss vor Arbeitsantritt erfolgen. Bei Nichteinhaltung dieser Vorschrift ist das Unternehmen verpflichtet, eine Geldstrafe direkt an die Direktion zu zahlen.

Mitarbeiter-Stammdaten

In diesem Bereich sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers sowie die Einzelheiten des zwischen dem Arbeitnehmer und dem Unternehmen geschlossenen Arbeitsverhältnisses anzugeben.

Die Gehaltsabrechnung muss zur Bestätigung vorgelegt werden und muss die von Inail erteilten Genehmigungsdaten enthalten. Zusätzlich zu diesen Informationen sind folgende Angaben erforderlich

• das Datum der Einstellung und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
• die Bezugsdaten des Arbeitsverhältnisses, d. h. die Art des Vertrags (befristet, unbefristet, Lehrvertrag usw.), die Qualifikation(en), die Einstufung nach der angewandten CCNL und schließlich der Teilzeitanteil, falls diese Option gewählt wurde;
• Was das Gehalt betrifft, so werden die erworbenen Dienstaltersstufen und das Datum der nächsten Gehaltsstufe je nach Art des Beschäftigten berechnet.

Gehalt und Sozialversicherungselemente

Auf der Grundlage der auf dem Stundenzettel erfassten Zeit und Arbeit, die auf der Gehaltsabrechnung nicht in dieser Reihenfolge angegeben werden müssen, wird das Gehalt in drei Makrobereiche unterteilt

• Bereich Lohnabrechnung. In diesem Bereich ist Folgendes zu nennen
  • die Vergütung der Direktoren,
  • das auf Stunden- oder Monatsbasis ermittelte Arbeitnehmer- und gleichgestellte Einkommen,
  • Zuschläge für zusätzliche Arbeit,
  • Überstunden,
  • das dreizehnte oder vierzehnte Monatsgehalt, wenn es monatlich gezahlt wird,
  • Urlaubs-, Feierabend- und Feiertagsvergütung
  • Familienzulagen und Abzüge aus beliebigen Gründen.

    In diesem Bereich sind auch die aufgelaufenen Abfindungen zu berücksichtigen, die allerdings einer gesonderten Besteuerung unterliegen, sowie die Transferzulagen oder zusätzliche Erstattungen und Ausgaben, die nach Schwellenwerten besteuert werden;

    • den Bereich der sozialen Sicherheit. Der angewandte Tarifvertrag garantiert die Altersversorgung durch Versicherungsträger. Dank dieser Einrichtungen wird die Zahl der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung berechnet;
    • Steuerlicher Bereich. In diesem Bereich wird die Irpef-Besteuerung von Arbeitnehmern und gleichgestellten Einkünften gemäß den
      • Artikel 49, 50, 51 und 52 des T.U.I.R,
      • die geschätzten zusätzlichen Steuern
      • etwaige Steueranpassungen.
      • die 730 Erstattungen des Arbeitgebers als Steuerersatz. Beilagen und Fringe Benefit-Zahlungen sind Posten, die in der Lohnabrechnung anzugeben sind.

Wie ist das einheitliche Arbeitsbuch zu führen und aufzubewahren?

Das Unternehmen muss das einheitliche Arbeitsbuch eindeutig, fortlaufend und fortlaufend nummerieren und mit einem Vermerk versehen. Um die Unveränderbarkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten und die chronologische Abfolge der Tätigkeiten zu garantieren, darf das einheitliche Arbeitsbuch keine Änderungen oder fehlende Nummern aufweisen.

Die zugelassenen Berufsangehörigen müssen vom INAIL die Genehmigung erhalten, die vom Arbeitsberater zu bestätigen ist.

Das Einzelbuch wird für jeden Berichtsmonat ausgefüllt und bis zum Ende des Folgemonats abgezeichnet. Im Falle von beschädigten oder annullierten Blättern müssen diese genau aufbewahrt werden, um die Unveränderbarkeit der Daten und die Reihenfolge der eindeutigen Nummerierung zu gewährleisten.

Das Unternehmen ist verpflichtet, das einheitliche Arbeitsbuch am Sitz des Arbeitgebers aufzubewahren, oder es kann als zweite Alternative einem qualifizierten Fachmann anvertraut werden. Unabhängig davon, wofür es sich entscheidet, muss das Unternehmen in der Lage sein, den Aufsichtsorganen das Dokument innerhalb von 15 Tagen nach Aufforderung vorzulegen.

Das einheitliche Arbeitsbuch muss in den Archiven des Unternehmens mindestens fünf Jahre ab dem letzten Eintragungsdatum aufbewahrt werden.

Welche Arbeitnehmer werden in das einheitliche Arbeitsbuch eingetragen?

In das einheitliche Arbeitsbuch werden im Allgemeinen bestimmte Kategorien von Arbeitnehmern eingetragen:

• alle unterstellten Arbeitnehmer,
• koordinierte und ständige Mitarbeiter,
• Arbeitnehmer mit einem Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
• und abgeordnete Arbeitnehmer.

Es gibt einige Personen, die nicht unter die Kategorien von Arbeitnehmern fallen, die in das einheitliche Arbeitsbuch eingetragen werden, nämlich

• Assistenten von Handelsgesellschaften
• Partnerarbeiter
• Auszubildende
• Auszubildende

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Was geschieht, wenn das einheitliche Arbeitsbuch nicht korrekt ausgefüllt wird? Sanktionen

Wenn das einheitliche Arbeitsbuch nicht ordnungsgemäß ausgefüllt wird, kann ein Unternehmen je nach Schwere der Verstöße mit bestimmten Sanktionen belegt werden.

Wenn das Unternehmen es versäumt, das Einheitliche Arbeitsbuch auszufüllen, können Verwaltungssanktionen zwischen 500 und 2 500 EUR verhängt werden.

Unterläuft dem Unternehmen bei der Anmeldung ein Fehler, beträgt die Verwaltungssanktion zwischen 500 und 2.500 EUR. Unregelmäßigkeiten bei der Einreichung beziehen sich auf die Nichteinhaltung der fortlaufenden Nummerierung oder das Vorhandensein von Spuren des Verfalls bei der Lagerung der Blätter.

Wenn die Eintragung des einheitlichen Arbeitsbuchs nicht ordnungsgemäß erfolgt, beträgt die Verwaltungssanktion zwischen 150 und 1.500 Euro für ein Unternehmen mit 10 Arbeitnehmern und zwischen 500 und 3.000 Euro, wenn das Unternehmen mehr als 11 Arbeitnehmer hat. Eine nicht ordnungsgemäße Eintragung liegt vor, wenn die Daten nicht oder nicht korrekt eingetragen werden.

Bei einer verspäteten Eintragung des einzelnen Arbeitsbuchs beträgt die Verwaltungsstrafe zwischen 100 und 600 Euro für ein Unternehmen mit 10 Arbeitnehmern und zwischen 150 und 1.500 Euro, wenn das Unternehmen mehr als 10 Arbeitnehmer hat.

Wir hoffen, dass Sie dank dieses Artikels in der Lage sind, Fehler bei der Erstellung des Einheitlichen Arbeitsbuchs zu vermeiden, die, wie wir gesehen haben, Ihrem Unternehmen schwere finanzielle Verluste zufügen können.

Sollte Ihnen die Erstellung des Lohnbuchs dennoch zu kompliziert oder zu umfangreich sein, um sie selbst durchzuführen, empfehlen wir Ihnen, einen Arbeitsberater zu konsultieren oder einen Blick in den Abschnitt unserer Software zu werfen, der sich mit der Bearbeitung der Lohnabrechnung befasst.