Digitale Transformation des Personalwesens in KMU
Die digitale Transformation in KMU ist nicht mehr nur eine Möglichkeit, sondern eine unumgängliche Aufgabe für kleine und mittlere Unternehmen , die wettbewerbsfähig bleiben wollen.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass kleinere Unternehmen Zweifel haben, wie sie ihr Geschäft richtig digitalisieren können. Die Beachtung der vorherigen Schritte und die Implementierung einer HR-Software, die die Digitalisierung optimiert und erleichtert, sind der Schlüssel zum Erfolg des Prozesses.
Die digitale Transformation des Personalwesens in spanischen KMU
Anfang der 2010er Jahre, inmitten einer schweren Wirtschaftskrise, wurde vielfach betont, dass die Digitalisierung der Unternehmen der Schlüssel zu ihrem Überleben sei. Zehn Jahre später liegt die digitale Transformation der spanischen Unternehmen immer noch unter dem europäischen Durchschnitt. Laut dem von der Europäischen Kommission erstellten Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft 2018 liegt Spanien an zehnter Stelle, was den Digitalisierungsgrad seiner Unternehmen angeht.
Besonders groß ist die Lücke bei kleineren Unternehmen, denn laut dem E-Pyme-Bericht von ONTSI haben nur 30,7 % der KMU ihr Geschäft ganz oder teilweise digitalisiert (im Vergleich zu 51,4 % der größeren Unternehmen).
Infolgedessen sind die Unternehmen einem fortschreitenden Verlust ihrer Wettbewerbsfähigkeit ausgesetzt, sei es aufgrund mangelnder Reaktion auf die Marktanforderungen oder aufgrund der Ineffizienz ihrer Prozesse. Die digitale Transformation der KMU kann nicht länger aufgeschoben werden.
Die Personalleiter müssen die ersten sein , die ihre Arbeitssysteme an das neue digitale Umfeld anpassen und beobachten, wie der Prozess im übrigen Unternehmen voranschreitet. Eine Studie von Deloitte Human Capital Trends brachte es 2017 auf den Punkt: Führungskräfte transformieren die HR-Abläufe und helfen gleichzeitig den Mitarbeitern, sich an ihr neues Arbeitsumfeld anzupassen.
Etappen der digitalen Transformation für KMU
Um einen erfolgreichen digitalen Transformationsprozess in einem KMU durchzuführen, ist es unerlässlich, einen Fahrplan zu erstellen, der alle Unternehmensbereiche und die zu erreichenden Ziele abdeckt.
1) Prioritäten festlegen
Der erste Aspekt, auf den sich KMU-Manager konzentrieren sollten, ist die Definition der Bedürfnisse und Prioritäten des Unternehmens. Denken Sie daran, dass die digitale Transformation kein Selbstzweck ist, sondern ein Mittel zur Erreichung anderer Ziele und zur Lösung von Problemen oder Dysfunktionen, die im Geschäftsmodell festgestellt wurden. Das Unternehmen muss die Geschäftsziele der Digitalisierung klar identifizieren und seine Ziele festlegen.
Die Personalabteilung spielt hier eine Schlüsselrolle. Sie hat die Aufgabe, digitale Lücken in der Belegschaft zu identifizieren und diese Kompetenzlücken durch Schulungen oder externe Talente zu schließen. Bei der Personalbeschaffung werden diese Informationen genutzt, um genauere kompetenzbasierte Einstellungs- und Auswahlverfahren zu entwickeln.
2. Ordnungsgemäße Organisation von Aufgaben und Mitarbeitern
Die Tatsache, dass ein Unternehmen keine große Betriebsstruktur hat , bedeutet nicht, dass es frei von Problemen bei der Planung und Organisation von Aufgaben und Mitarbeiterfunktionen ist. Die Gefahr von Doppelarbeit oder Koordinierungsschwierigkeiten besteht auch für KMU.
Es ist notwendig, alle organisatorischen Aspekte zu zentralisieren, einschließlich der Zuweisung von Aufgaben, des Zeitplans jedes Mitarbeiters oder der Zuständigkeiten der einzelnen Abteilungen. Auf diese Weise kann jedes Mitglied des Unternehmens schnell überprüfen, welche Aufgaben anstehen und wie die Aufgaben, die anderen Kollegen zugewiesen wurden, vorankommen.
3. Ein Gleichgewicht zwischen Technologie und Humankapital finden
Einer der häufigsten Fehler bei der Digitalisierung eines Unternehmens besteht darin, die gesamte Aufmerksamkeit auf die in den verschiedenen Abteilungen zu implementierenden Technologien zu richten. Natürlich ist es ratsam, für jeden Tätigkeitsbereich des Unternehmens die am besten geeigneten technologischen Mittel zu wählen.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass die neuen Instrumente den menschlichen Faktor verdrängen sollten. Eine von Deloitte in KMU durchgeführte Studie hat gezeigt, dass das Haupthindernis für die Digitalisierung das Humankapital ist: unzureichende digitale Kompetenzen, mangelnde Erfahrung mit den Tools und wenig Zeit zum Lernen.
Im Gegenteil, es sind die Menschen mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung , die dafür sorgen, dass digitale Systeme richtig funktionieren.
Wie der Deloitte-Bericht zeigt, kann sich das Tempo des Digitalisierungsprozesses verlangsamen, wenn nicht sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte ihren Teil dazu beitragen, sich so schnell wie möglich mit den neuen Werkzeugen vertraut zu machen. Ohne Menschen mit digitaler DNA gibt es keine Transformation.
4. Das ganze Unternehmen einbeziehen und eine neue Unternehmenskultur schaffen
Im Einklang mit der Voraussetzung, das Personalmanagement so weit wie möglich zu zentralisieren, muss der digitale Transformationsprozess das gesamte Unternehmen von der ersten Minute an einbeziehen. Es kann bestimmte strategische Bereiche geben, denen in der Anfangsphase dieser Umstellung größere Aufmerksamkeit gewidmet werden sollte.
Dabei darf es nicht zu einer abteilungsweisen Digitalisierung oder einer Digitalisierung der zwei Geschwindigkeiten kommen, da dies schnell zu Funktionsstörungen und einem Verlust der Wettbewerbsfähigkeit führen würde.
Es ist auch wichtig, die Botschaft zu vermitteln, dass die Digitalisierung des Unternehmens nicht nur eine methodische Veränderung oder ein vorübergehendes Glücksspiel ist. Die eingeführten Veränderungen betreffen alle Bereiche der Unternehmenstätigkeit, und die neuen Arbeitssysteme sind von Dauer.
Welche HR-Prozesse können KMU digitalisieren?
Verbessern Sie die Effizienz jeder Abteilung
Abgesehen von den Besonderheiten der einzelnen Abteilungen besteht das eigentliche Ziel eines guten Plans zur digitalen Transformation darin, die Effizienz aller Abteilungen zu steigern. Es ist daher ratsam, sich auf die Bereiche zu konzentrieren , in denen die meisten Funktionsstörungen festgestellt wurden.
In der Personalabteilung von KMU ist zum Beispiel eines der häufigsten Probleme die schlechte Kommunikation mit den Mitarbeitern. Ein weiteres Problem ist die Zeitverschwendung bei der Verwaltung von Routinevorgängen wie Urlaubsanträgen.
2. den Arbeitstag besser im Griff haben
Dieser Bereich wird durch die Zunahme flexibler Arbeitsmodelle und die Umsetzung von Work-Life-Balance-Maßnahmen zunehmend an Bedeutung gewinnen.
Die Arbeitszeiten müssen nicht mehr zu 100 % im Büro stattfinden, was gewisse Herausforderungen bei der Überwachung der Einhaltung der Arbeitszeiten mit sich bringt, die durch die Digitalisierung des Arbeitszeitregisters gelöst werden können.
3. den Einstellungsprozess optimieren
Einstellungs-, Auswahl- und Personalbeschaffungsprozesse sind sehr zeit- und ressourcenaufwändig, was für KMU zu erheblichen Störungen führen kann. Durch die Digitalisierung dieser Verfahren wird die Arbeitsbelastung der Personalvermittler erheblich reduziert.
Erreicht wird dies durch die Automatisierung der Bewerbersuche, die Verbesserung der Kommunikation zwischen Unternehmen und Bewerbern sowie die Optimierung von Bewertungen und Berichten.
Denken Sie daran, dass die besten ATS-Programme gleichzeitig mit Dutzenden von Rekrutierungsquellen arbeiten können, um eine Vorauswahl von Bewerbern nach vorher festgelegten Kriterien zu treffen.
4. die Bewertung des Arbeitsumfelds
Im Jahr 2019 veröffentlichte das Jobportal Boomerang eine Studie, aus der hervorging, dass 54 % der spanischen Arbeitnehmer mit ihrem Arbeitsplatz unzufrieden sind.
Ein genauerer Blick auf den Bericht zeigt, dass mehr als 60 % der Fachkräfte das Gefühl haben, dass sich das Unternehmen nicht genug um sie kümmert, und 66 % der Befragten sagen, dass sie sich nicht wertgeschätzt fühlen. Es liegt auf der Hand, dass die Erhaltung eines guten Arbeitsumfelds für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung ist, da sonst die Produktivität bald leiden wird.
Obwohl der Kontakt mit den Mitarbeitern in KMU direkter ist als in großen Unternehmen, gibt es Anzeichen, die unbemerkt bleiben können, und einige Arbeitnehmer fühlen sich nicht wohl dabei, diese Probleme zu offenbaren. Digitale Lösungen wie Umfragen zum Betriebsklima helfen dabei, Probleme zu erkennen, bevor sie eskalieren und sich auf das Endergebnis auswirken.
5. digitalisieren, um Mitarbeiter zu bewerten und Anreize zu schaffen
Die direkte Beobachtung von Mitarbeitern ist nicht immer der beste Weg, um ihre Leistung richtig zu bewerten, ganz zu schweigen davon, dass dies ein zeitaufwändiger Mechanismus für die Personalverantwortlichen ist und der Prozess den Mitarbeitern gegenüber nicht ganz fair ist, da es bei der Bewertung häufig zu Verzerrungen kommt.
Die Digitalisierung dieses Abschnitts bedeutet, dass die Bewertung objektiver wird und somit Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt und ein gutes Feedback gibt, das es dem Mitarbeiter ermöglicht, sich beruflich weiterzuentwickeln. Die Bewertung dient auch dazu, einen Anreizplan für die besten Mitarbeiter einzuführen.
6) Karrierepläne fördern
Objektive und laufend aktualisierte Messdaten über die Leistung der Mitarbeiter ermöglichen die Schaffung eines internen Beförderungssystems. Ein Karriereplan.
Die Mitarbeiter wissen, dass sie ihre Position innerhalb des Unternehmens verbessern können, wenn sie die gesetzten Ziele erreichen, und engagieren sich daher stärker für das Unternehmen. Die Belegschaft wird stabilisiert und eine angemessene Planung der zu besetzenden Stellen wird ermöglicht. Digitale Werkzeuge erleichtern die Beschaffung der notwendigen Daten für diese Pläne erheblich.
Vorteile der digitalen Transformation für KMU
Während des gesamten Prozesses der digitalen Transformation haben wir gesehen, wie KMU von der Einführung verschiedener technologischer Ressourcen profitieren können. Die Steigerung der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit ist die wichtigste Variable, da sie sich direkt auf die Ergebnisse des Unternehmens auswirkt.
Dies geht beispielsweise aus dem Deloitte-Bericht über die "Leistung von KMU in der digitalen Welt" hervor, in dem festgestellt wird, dass es 85 % dieser Unternehmen gelungen ist, die beiden vorgenannten Variablen dank digitaler Werkzeuge zu verbessern.
Um ein solch erfreuliches Ergebnis zu erzielen, müssen jedoch zunächst andere Aspekte des Tagesgeschäfts gestärkt werden. Zum Beispiel, indem man den Arbeitnehmern mehr Autonomie und Flexibilität einräumt (Telearbeit) und die Teamarbeit fördert und erleichtert.
Alle Abteilungen des Unternehmens können ihre Effizienz steigern und die Betriebskosten deutlich senken. Nicht zu vergessen ist auch die Verbesserung der Kundenerfahrung, da es für die Kunden einfacher wird, das Unternehmen zu kontaktieren, Anfragen zu stellen oder aus der Ferne auf vertraglich vereinbarte Dienstleistungen zuzugreifen.
Herausforderungen der digitalen Transformation für KMU
Die digitale Transformation für KMU hat beträchtliche Vorteile, aber um ihr Potenzial voll auszuschöpfen, muss sichergestellt werden, dass das Unternehmen die wichtigsten Herausforderungen auf dem Weg zur Digitalisierung erfolgreich meistert.
Das erste Hindernis hat mit der Einstellung aller Akteure im Unternehmen zu tun. Die digitale Transformation ist nicht nur eine methodische Veränderung, sondern ein festes Bekenntnis zu einem neuen organisatorischen Paradigma, das die Beteiligung aller Abteilungen an diesem Prozess erfordert.
Ein weiteres wichtiges Kapitel ist die Schulung, vor allem in der Anfangsphase der digitalen Transformation. Die Mitarbeiter müssen über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um alle Systeme richtig zu verwalten.
Andernfalls sind Dysfunktionalitäten an der Tagesordnung, und die Übergangszeit wird länger dauern als erwartet. Die digitale Transformation von KMU ist eine langfristige Investition.
Werkzeuge zur Optimierung der KMU-Verwaltung
Auch wenn es verlockend sein mag, sich nur auf einige wenige Aspekte des Unternehmens zu konzentrieren, muss der Plan für die digitale Transformation unbedingt umfassend sein.
Dies bedeutet, dass eine Software für KMU in Betracht gezogen werden muss, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens eingeht. Bizneo HR bietet drei große Pakete von Tools an, die auf die Bedürfnisse jedes KMUs eingehen: Talentrekrutierung, Personalmanagement und Zeitmanagement.
Bei der Wahl der einen oder anderen Option ist es ratsam, zu prüfen, welche für die Mitarbeiter einfacher zu bedienen ist, und die Implementierung einer Software für KMU zu bevorzugen, die alle Prozesse des Unternehmens optimiert.
Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind von der appvizer-Redaktion unabhängige Autoren. Ihre Meinungen und Positionen sind persönlich.
Artikel übersetzt aus dem Spanischen