Workforce Management (WFM): 5 Vorteile, wenn Sie auf Ihre Belegschaft setzen
Es ist allgemein bekannt, dass Stärke in der Zahl liegt, und in der Geschäftswelt ist diese Prämisse keine Ausnahme. Aus dieser Feststellung scheint das Workforce Management hervorgegangen zu sein, eine Reihe von Praktiken und Prozessen, die im Rahmen der Arbeitsverwaltung mit dem Ziel der Leistungsmaximierung der Arbeitnehmer eingesetzt werden. Dies führt außerdem zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Arbeitskräfte verwaltet, ist über seine Geschäftsidee und die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen hinaus entscheidend für seinen Erfolg. Denn je besser die Leistungen vernetzt sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Zeitpläne und Ziele eingehalten werden.
In diesem Artikel geht Appvizer auf die Bedeutung und den Nutzen von Workforce Management für das Management einer Organisation ein. Erfahren Sie mehr über die beteiligten Prozesse und die Schlüsselrolle, die Workforce Management-Tools in diesem Prozess spielen.
Was ist Workforce Management (Personaleinsatzplanung)?
Workforce Management auf Spanisch
Workforce Management, das auf Spanisch mit Personaleinsatzplanung übersetzt werden könnte, ist eine Strategie, die darauf abzielt, bestimmte Geschäftsprozesse zu rationalisieren, damit die Mitarbeiter:
- sich den Aufgaben widmen können, mit denen sie betraut wurden;
- Zeit sparen, indem sie Aufgaben von geringem strategischem Wert beiseite lassen, wie z.B.:
- Formulare auszufüllen,
- Anträge stellen,
- Informationen anfordern, usw.
Was ist der Mehrwert von Workforce Management?
Das Hauptziel der Einführung von Workforce Management besteht darin, die Geschäftsprozesse zu vereinheitlichen und sie zusammenwirken zu lassen, um ihre Effizienz zu maximieren. Durch die Angleichung der Verfahren können die Mitarbeiter des Unternehmens ihre Leistung deutlich verbessern.
Vom Workforce Management abgedeckte Prozesse
Workforce Management wird in der Regel auf Prozesse in der Personalabteilung angewandt, um die Eingabe von Informationen zu vereinfachen und zu rationalisieren, ist aber auch auf andere Bereiche des Unternehmens anwendbar.
Einige der Prozesse, die von Workforce Management profitieren können, sind:
- HR. HR.
- Ressourcenmanagement. Zeitplanung und Aufgabenzuweisung unter Berücksichtigung der Qualifikationen der Mitarbeiter, ihrer persönlichen Arbeitszeitwünsche und ihrer Verfügbarkeit.
- Karrieremanagement. Verständnis für die Arbeitsweise der einzelnen Teammitglieder, damit der Arbeitgeber deren Bedürfnisse in Bezug auf Weiterbildung und berufliche Entwicklung erkennen kann. Anerkennung der Leistung, wenn die Ziele übertroffen werden.
- Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Verbesserung der Erfahrungen der Mitarbeiter vom Zeitpunkt ihres Eintritts in das Unternehmen über den gesamten Lebenszyklus bis zu ihrem Ausscheiden.
- Zeiterfassung und Anwesenheit. Zeiterfassung und Verwaltung von Krankheits- und Abwesenheitszeiten.
- Planung und Verwaltung. Veranschlagung und Erstellung von Budgets sowie Überwachung der Unternehmensressourcen und deren korrekte Verteilung auf die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.
- Verwaltung des Außendienstes. Verwaltung der materiellen oder mobilen Ressourcen des Unternehmens.
- Analytisch. Datenanalyse und Erstellung von Statistiken über den Betrieb des Unternehmens im Hinblick auf dessen zukünftige Entwicklung.
- Kundenbetreuung. Angewandt auf Kontaktzentren (Contact Center) für:
- Vorhersage von Geschäftsentwicklungen und Planung von Marketingkampagnen;
- Analyse der Anzahl der Kundenanfragen, um eine gleichbleibende Anzahl von Agenten zur Verfügung zu stellen;
- Planung von Schichten, um den Serviceanforderungen gerecht zu werden.
Nutzen und Vorteile von Workforce Management für das Unternehmen
In Anbetracht der zentralen Rolle, die das Workforce Management im Unternehmen spielt, haben Unternehmen, die einen Teil ihres IT-Budgets in dessen Optimierung investieren, folgende Vorteile:
1. gesteigerte Betriebsfähigkeit und Produktivität
Wenn ein Workforce Management System implementiert und standardisiert wird, ist es möglich, die Produktions- und Leistungsziele des Unternehmens ohne Qualitätseinbußen zu erreichen. Dies ist möglich, weil Workforce Management Folgendes ermöglicht:
- Die korrekte Zuweisung von Verantwortlichkeiten,
- an die Fachleute, die über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen,
- so dass sie die Tätigkeiten zur richtigen Zeit ausführen,
- und zu den richtigen Kosten ausführen.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die gewünschte Produktion erreicht wird, nachdem alle Ressourcen optimiert wurden.
2) Kostenreduzierung
Die Schätzung und Zuweisung von Ressourcen kann eine schwierige Aufgabe sein, wenn komplexe Projekte oder mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet werden. Das Unternehmen muss in der Lage sein, die richtige Zuordnung der Tätigkeiten zu gewährleisten, um das Risiko von Überstunden zu minimieren.
Dank der automatischen Berechnung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter wird die Planung der für einen Auftrag eingesetzten Mitarbeiter vereinfacht und optimiert. Auf diese Weise kann die Einhaltung des geplanten Budgets sichergestellt und sogar erhebliche Einsparungen erzielt werden.
Für den Fall, dass Überstunden anfallen, können außerdem Sonderzahlungsregeln automatisiert werden, um sicherzustellen, dass sie angemessen vergütet werden.
3. verbesserter Kundenservice
Durch die Einführung von Workforce-Management-Systemen ist es möglich, einen besseren Kundenservice zu bieten, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Dies liegt daran, dass den Teams mehr und bessere Werkzeuge zur Verfügung stehen, mit denen sie effizienter arbeiten können, um den Kunden ein besseres Gesamterlebnis zu bieten.
4. Risikobegrenzung
Die Risiken der Nichteinhaltung nationaler und internationaler Arbeitsgesetze sind für Unternehmen, die ein Workforce-Management-System einsetzen, kein Thema mehr. Dies liegt daran, dass diese Tools in der Regel über die erforderlichen Standards verfügen, um die Einhaltung der Rechtsvorschriften zu gewährleisten, und die Überprüfung der Einhaltung durch die zuständigen Behörden erleichtern. Dies mindert nicht nur das Risiko der Nichteinhaltung von Rechtsvorschriften, sondern auch das Risiko finanzieller Schäden, die sich aus der Nichteinhaltung ergeben.
5. Gesteigerte Motivation der Mitarbeiter
Wenn die Mitarbeiter besser arbeiten können, weil sie über Instrumente verfügen, die ihnen die tägliche Arbeit erleichtern, engagieren sie sich in der Regel stärker für ihre Arbeit und für das Unternehmen als Ganzes. Dies ist möglich durch die Optimierung von Aspekten wie:
- Kommunikation zwischen Arbeitsteams und Projektmanagement,
- die Generierung nützlicher Daten und Informationen für eine bessere Entscheidungsfindung,
- Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben,
- Zeitkontrolle und Abwesenheitsmanagement, usw.
Durch die größere Transparenz der Prozesse und die bessere Einsicht in diese Prozesse arbeiten die Arbeitnehmer in einem wesentlich vertrauenswürdigeren Umfeld, was sich letztlich in einer höheren Arbeitsmotivation und einem besseren Wohlbefinden niederschlägt.
Unternehmen, die durch die Optimierung ihres Personalbestands eine bessere Leistung erzielen, verzeichnen einen Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit um 11 % gegenüber 2 % bei allen anderen.
Software für Workforce Management
Spezialisierte Workforce-Management-Software ist das Mittel, mit dem Unternehmen die von ihnen erwarteten Effizienz- und Produktivitätssteigerungen erzielen können. Mit diesem Instrumentarium wird sichergestellt, dass die richtige Person für die richtige Aufgabe eingesetzt wird. Außerdem erleichtern sie die effektive Überwachung aller Vorgänge.
WFM-Tools können zu Folgendem beitragen
- Verbesserung der Leistung der Mitarbeiter des Unternehmens,
- Senkung der Kosten für das Personalmanagement,
- Verringerung der Abwesenheiten und anderer Ineffizienzen im Zusammenhang mit den Humanressourcen.
Lassen Sie keine Zeit mehr verstreichen, ohne Ihre Bemühungen auf die wertvollste Ressource zu konzentrieren, die Sie haben: Ihre menschlichen Talente. Teilen Sie uns in den Kommentaren mit, welche weiteren Vorteile Sie durch die Einführung eines Workforce-Management-Systems in Ihrem Unternehmen feststellen konnten.
Artikel übersetzt aus dem Spanischen