Verwaltung der Humanressourcen: Definition, Rolle und Tätigkeiten der Personalabteilung

Vom kleinsten bis zum größten Unternehmen, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, ist die Verwaltung der Humanressourcen eine wesentliche Funktion für den Erfolg und die Entwicklung Ihrer Organisation. Sie ist eine treibende Kraft bei der Umsetzung und Verwaltung der Gesamtstrategie, um den Erfolg zu sichern und die Ziele zu erreichen.

Worin besteht die Verwaltung der Humanressourcen? Welche Rolle spielt sie und welche Handlungsfelder kennzeichnen diese Abteilung? In diesem Artikel wird diese für den Erfolg eines Unternehmens grundlegende Funktion ausführlich erläutert und die wichtigsten Tätigkeiten einer Personalabteilung werden vorgestellt.

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Verwaltung der Humanressourcen: Definition

Die Personalverwaltung (oder HR-Verwaltung) ist die Gesamtheit der Systeme, die für die Organisation, den Einsatz und die Entwicklung der Humanressourcen, d. h. der in einem Unternehmen tätigen Personen, eingesetzt werden.

Während sich die Personalverwaltung auf rein administrative Aspekte konzentriert, ist das Personalmanagement umfassender. Sie befasst sich mit dem Management und der Verwaltung aller Aspekte, die das Personal des Unternehmens betreffen, unabhängig von Beruf und Status.

Zu dieser Personalverwaltung gehören auch das Zuhören, die Unterstützung und die Beratung, die für das Management der Mitarbeiter des Unternehmens unerlässlich sind.

Was ist die Aufgabe der Personalverwaltung?

Die Hauptaufgabe des Personalmanagements besteht darin, den Fortbestand und das Wachstum des Unternehmens zu sichern, indem es die Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten einsetzt. Die Rolle der Personalabteilung ist vielschichtig, da sie gleichzeitig strategisch, sozial und administrativ ist.

Die Aktivitäten der Personalabteilung lassen sich in mehrere Hauptaufgaben unterteilen

• Stärkung der Unternehmensstrategie durch die Umsetzung einer Personalpolitik;
• Optimierung der Produktivität des Unternehmens auf der Grundlage der Humanressourcen und Förderung ihrer Effizienz (einschließlich Kompetenzentwicklung, Motivation usw.); und
• Management und Unterstützung des Wandels (einschließlich Kompetenzentwicklung, Ausbildung usw.);
• Motivation der Mitarbeiter durch Initiativen in den Bereichen Entlohnung, Ausbildung und Karrieremöglichkeiten
• Organisation und Verwaltung des Personals im Tagesgeschäft (einschließlich Gehaltsabrechnung, Verwaltungsaufgaben und Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen).

Die Tendenz geht dahin, dass das Wohlbefinden am Arbeitsplatz einen immer größeren Stellenwert unter den Aufgaben des HRM einnimmt: Die Mitarbeiter erwarten ein zunehmendes Maß an Zufriedenheit, Sinnhaftigkeit ihrer Arbeit, Anerkennung und Befähigung.

Was sind die Aufgaben der HRM-Abteilung?

Personalverwaltung

Die Personalverwaltung umfasst im Wesentlichen administrative Tätigkeiten, wie z. B.

• Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit
• Zeitmanagement,
• Verwaltung der Gehaltsabrechnung,
• Verwaltung des einheitlichen Personalregisters usw.

Zwischen der Verwaltung von Arbeitsverträgen, ärztlichen Untersuchungen und Sozialerklärungen, Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsgesetzbuch oder Tarifverträgen, wie z. B. die Anwendung des Solidaritätstages, erfordert die Personalverwaltung eine fundierte Kenntnis der rechtlichen und gesetzlichen Aspekte und eine ständige Aktualisierung der neuesten Gesetzesänderungen, um die Einhaltung der Personalvorschriften zu gewährleisten.

Die Vergütungspolitik, die sich sowohl auf die Lohnsumme als auch auf die Motivation der Mitarbeiter auswirkt, muss in die strategischen Pläne integriert werden. Sie wird im Einklang mit den Angeboten der Konkurrenz entwickelt und ermöglicht es dem Unternehmen, attraktiv zu bleiben und seine Talente zu binden.

Rekrutierung und Integration

Die Personalbeschaffung ist eine der entscheidenden Aktivitäten im Bereich der Humanressourcen und trägt direkt zur Leistung des Unternehmens bei. Sie besteht darin, den Bedarf des Unternehmens zu ermitteln und Talente zu finden, die diesen Bedarf decken können. Von der Definition einer Stellenbeschreibung bis zur Auswahl der richtigen Person sorgt ein gut strukturierter Rekrutierungsprozess für die notwendige Effizienz.

Neben der Personalbeschaffung geht es auch darum, Talente nicht zu verlieren, angefangen bei der Suche nach den richtigen Motivationshebeln und der Organisation ihrer Integration in das Unternehmen.

Kompetenzmanagement

Eine der wichtigsten Aufgaben des Personalmanagements ist auch das Management von Karrieren und Kompetenzen innerhalb der Organisation. Das vorausschauende Management von Arbeitsplätzen und Kompetenzen ist ein Ansatz, der darauf abzielt, den Personalbedarf des Unternehmens zu antizipieren und zu prognostizieren, wobei Veränderungen im Umfeld und der globalen Strategie berücksichtigt werden.

Dieses vorausschauende Personalmanagement ermöglicht fundierte Personalentscheidungen und Flexibilität in einem unbeständigen Umfeld.

Ausbildungsmanagement

Die Personalschulung oder auch das Coaching ist ein wesentlicher Aspekt des Personalwesens, der sowohl dem Unternehmen als auch seinen Mitarbeitern zugute kommt:

• Sie deckt den Bedarf an Fähigkeiten für die Unternehmensleistung,
• die Mitarbeiter motiviert , ihre Fähigkeiten zu verbessern, ihre Karriere weiterzuentwickeln und wertgeschätzt zu werden.

Diese Tätigkeit umfasst:

• die Bewertung des Qualifikationsbedarfs,
• die Entwicklung von Ausbildungsplänen,
• die Verwaltung der Weiterbildungsaktivitäten,
• und die Überwachung der Indikatoren nach der Durchführung.

Kostenmanagement

Die HR-Funktion hat auch eine finanzielle Dimension: Die Aufgabe der HR-Manager besteht darin, Lösungen zur Optimierung der mit der Personalverwaltung verbundenen Kosten zu finden.

Dazu gehören

• das Aushandeln günstiger Tarife (z. B. für die Krankenversicherung),
• das Management von Fluktuation und Abwesenheit,
• die Festlegung von Gehältern in Übereinstimmung mit den Praktiken des Arbeitsmarktes usw.

Soziales Management

Das Management der sozialen und zwischenmenschlichen Beziehungen ist eine weitere wichtige Aufgabe der Personalabteilung, da es ein Garant für gute Beziehungen zwischen den Arbeitnehmern sowie zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgeber ist.

Daraus ergeben sich Maßnahmen wie:

• Konfliktlösung,
• Schaffung von Bedingungen für eine gute Kommunikation zwischen den Mitarbeitern,
• Organisation von Unternehmensveranstaltungen (Teambuilding usw.).

Die Entwicklung der Unternehmensleistung

Je nach Art der Organisation und des Managementstils können die Humanressourcen dazu beitragen, Instrumente zur Bewertung der Leistung der Mitarbeiter sowohl auf individueller als auch auf kollektiver Basis einzuführen.

Die individuelle Leistung kann bewertet werden durch :

• die Definition von Zielen, KPIs
• und regelmäßig in Einzelgesprächen mit jedem Mitarbeiter besprochen werden.

Lebensqualität am Arbeitsplatz

Als integraler Bestandteil des Personalmanagements umfasst das Wohlbefinden am Arbeitsplatz alle Maßnahmen, die zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und zur Förderung der Produktivität der Mitarbeiter ergriffen werden.

Sich um das Humankapital zu kümmern, bedeutet auch, die Leistung des Unternehmens zu steigern. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Themen wie:

• Motivation,
• Stressbewältigung,
• Risikoprävention,
• Sozialleistungen, usw.

Was sind die Aufgaben der Personalabteilung?

Die Personalfunktion ist in der Regel in der Personalabteilung zentralisiert, die eine Vielzahl von personalbezogenen Aufgaben übernehmen kann:

• der Personalleiter (oder HR-Manager)
• der Manager für Karriere und Mobilität
• der Leiter der Personalabteilung
• die Ausbildungsbeauftragten,
• der Verantwortliche für die Verwaltung und das Gehaltsabrechnungssystem usw.

Die strategische Funktion der Personalabteilung

Die Personalleiter nehmen eine Schlüsselposition im Unternehmen ein und arbeiten mit der Führungsspitze zusammen. Mit ihrer globalen, aber konkreten Sicht auf die Ressourcen, aus denen sich die Organisation zusammensetzt, sind sie echte strategische Verbündete für das Unternehmen.

Ihre Rolle besteht aus verschiedenen Aufgaben, bei denen sie versuchen, die Elemente der globalen Unternehmensstrategie mit den Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens zu koordinieren.

Wie verwaltet man die Humanressourcen?

Es ist keine leichte Aufgabe, die verschiedenen Pole eines Unternehmens zu verwalten und sich mit der Personalverwaltung zu befassen. Alle HR-Prozesse weisen unterschiedliche Merkmale auf und erfordern von den Verantwortlichen ein gewisses Maß an Fachwissen. Aus diesem Grund ist es ratsam, gezielte Strategien zu verfolgen, um das Personal des Unternehmens besser zu verwalten.

Im Folgenden werden einige Methoden vorgestellt, die für die Verbesserung des Personalmanagements nützlich sein können:

• Digitalisierung von HR-Aufgaben und -Prozessen: Viele Aufgaben können digitalisiert werden, z. B. die Überwachung der Anwesenheit von Mitarbeitern oder die Verwaltung von Unterlagen.
• Verbesserung des Employer Branding: Der Wiedererkennungswert und der Ruf Ihres Unternehmens spielen eine wichtige Rolle bei der Bindung von Talenten und der Anwerbung neuer Talente.
• Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter: Es ist wichtig, sich auf die Ausbildung, Entwicklung und Zufriedenheit der Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu konzentrieren. Es sind die Mitarbeiter, die die Leistung Ihres Unternehmens ausmachen.
• Kontinuierliche Aktualisierung: Es ist wichtig, über Innovationen und neue Trends im Personalwesen auf dem Laufenden zu bleiben.

Zu vermeidende Fehler bei der Organisation und Verwaltung der Humanressourcen

Strategien zur Verbesserung des Personalwesens gehen Hand in Hand mit Strategien zur Vermeidung von Fehlern im Personalwesen. Es ist nicht einfach, das Personal eines Unternehmens zu verwalten, und es kommt häufig zu Fehleinschätzungen oder Nachlässigkeiten, die sich auf die Leistung des Unternehmens auswirken können.

Hier sind die Fehler, die man für ein optimales Personalmanagement nicht machen sollte.

Ungenaue Stellenbeschreibungen

Wenn Ihr Unternehmen jemanden für eine neue Stelle einstellen muss, ist die Stellenbeschreibung von entscheidender Bedeutung, um die richtige Person für die betreffende Stelle zu finden. Häufig unterschätzen Personalvermittler und Personalleiter diese Phase des Auswahlverfahrens, indem sie die angebotene Stelle falsch beschreiben.

Eine genaue Beschreibung erhöht die Chancen, die richtigen Personen für die Stelle zu gewinnen. Bei der Stellenbeschreibung sollten folgende Informationen immer vorhanden sein

• die Fähigkeiten,
• die Art der erforderlichen Ausbildung und Erfahrung,
• die Liste der wichtigsten Aufgaben, die zu erfüllen sind
• und die Erwartungen an die Rolle.

Die Erstellung einer Checkliste, um zu überprüfen, ob alle Informationen enthalten sind, kann sich als erfolgreiche Strategie erweisen.

Auswahl der falschen Person für die Stelle

Diese Art von Fehler tritt vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen auf, in denen es keine wirklich strukturierte Personalabteilung gibt, kann aber auch in größeren Unternehmen vorkommen.

Übermäßiges Vertrauen in das eigene Kontaktnetz, unzureichende Budgets für die Einstellung neuer Kandidaten und eine gewisse Oberflächlichkeit während des Einstellungsverfahrens sind Faktoren, die zur Auswahl des falschen Kandidaten führen können.

Die Verwendung von Abkürzungen bei der Auswahl von Bewerbern ist auf lange Sicht nicht von Vorteil. Die falsche Person in Ihrem Team zu haben, kann sehr teuer werden. Ihr Unternehmen wird nämlich gezwungen sein, ihn/sie zu ersetzen und den Einstellungsprozess neu zu beginnen, was zusätzliche Kosten für das Personalbudget bedeutet.

Investieren Sie nicht in Onboarding und Schulungen

Die Schulung und Integration der Mitarbeiter Ihres Unternehmens ist ein wichtiger Teil des Einarbeitungsprozesses für neu eingestellte Mitarbeiter. Onboarding- und Schulungssitzungen sind unerlässlich, um die Funktionsweise des Unternehmens und der verschiedenen Teams zu verstehen, damit ihre Fähigkeiten für das Funktionieren der Organisation insgesamt genutzt werden können.

Schulungen zur Verbesserung der Fähigkeiten der Mitarbeiter sind auch für die Entwicklung von Talenten in Ihrem Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es wäre kontraproduktiv, die Mitarbeiter nicht zu ermutigen, sich selbst zu verbessern und die Geschäftsergebnisse zu steigern.

Vernachlässigung der Sicherheit und des Schutzes sensibler Daten in der HR-Organisation

Der Schutz der Privatsphäre und sensibler Mitarbeiterdaten muss immer gewährleistet sein und ist daher eine Priorität für die Personalabteilung. In vielen Unternehmen kann es jedoch zu problematischen Situationen kommen, wenn die Informationsflüsse nicht korrekt geteilt werden. Man muss sehr strenge Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien haben, insbesondere wenn es um die gemeinsame Nutzung von Prospekten und persönlichen Informationen geht. Die gewählten Praktiken sollten global sein und unternehmensweit angewandt werden, damit alle Mitarbeiter sie einhalten und wissen, welche Maßnahmen im Bedarfsfall zu ergreifen sind.

Leistungsprobleme der eigenen Mitarbeiter ignorieren

Wenn einige Mitarbeiter Leistungsprobleme haben, sollten diese nicht unterschätzt oder gar ignoriert werden. Sie müssen sofort handeln und einen Leistungsmanagementprozess einleiten, um mit dem betreffenden Mitarbeiter nachzuhaken und zu verstehen, welche Schwächen verbessert werden müssen. Außerdem ist es ratsam, Probleme sofort zu lösen, anstatt zu warten und die Situation zu verschlimmern.

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HR-Management: Wie kann es Ihr HR-Management und Ihre Organisation unterstützen?

Wie wir gesehen haben, erfordert das Ressourcenmanagement ein hohes Maß an Organisation, da die der Personalabteilung übertragenen Aufgaben vielfältig sind. Aus diesem Grund kann der Einsatz von Technologie den Personalleiter unterstützen, vor allem, wenn ein Betriebssystem gewählt wird, das auf die Bedürfnisse der Personalabteilung Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

Ohne IT-Unterstützung ist es unmöglich, all die Aufgaben zu bewältigen, die diese Funktion mit sich bringt, wie z. B. die Verwaltung von Fristen und Vorschriften oder die Menge an Details, die man sich merken muss, und die Anforderungen und Bedürfnisse der Arbeitnehmer des Unternehmens. Eine Personalverwaltungssoftware vereinfacht die Arbeit des Personalleiters und macht diese Abteilung produktiver.

Eine Personalverwaltungssoftware ist eine All-in-One-Plattform, die dem Personalleiter, den Personalvermittlern, den Personalfachleuten und dem Management hilft, die Mitarbeiter eines Unternehmens und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit den Humanressourcen intelligent zu verwalten. Diese Art von Software kann die Arbeit der Personalabteilung erleichtern:

• Geringere Verwaltungskosten und vereinfachte Verwaltung

• Automatisierte Anwesenheitserfassung

• Schnellere und besser überprüfbare Auswahlverfahren

• Bessere Verwaltung von Urlaub, Abwesenheit und Fehlzeiten

• Vollständiger Überblick über die Mitarbeiterdokumentation und -daten

• Vereinfachtes Leistungsmanagement und Training

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