Digitale Personalakten oder wie Sie Ihr Personalmanagement optimieren können
In einer Welt, in der die Technologie zunehmend alle Geschäftsprozesse prägt, bildet die Personalverwaltung keine Ausnahme. Digitale Personalakten revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen über ihre Mitarbeiter speichern, verwalten und darauf zugreifen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie durch das Ersetzen von Papierhaufen durch digitale Lösungen die Effizienz, Sicherheit und den Zugriff auf Ihre HR-Daten verbessern. 💪
Digitale Personalakte, worum geht es ?
Digitale Personalakte : Definition
Digitale Personalakten, auch elektronische Mitarbeiterakten oder HR-Akten genannt, sind elektronische Archive, die detaillierte Informationen über jeden Mitarbeiter enthalten, der Teil eines Unternehmens ist. Diese Informationen können Folgendes umfassen:
- Persönliche Daten Ihrer Angestellten,
- Einzelheiten zu ihrem beruflichen Werdegang,
- Leistungsbewertungen,
- die absolvierten Schulungen,
- Urlaube und Abwesenheiten,
- alle relevanten Verwaltungsdokumente.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierform-Akten werden digitale Personalakten in elektronischer Form gespeichert und sind über ein Gerät mit Internetanschluss zugänglich.
Diese Akten werden von der Personalabteilung verwendet, um die verschiedenen Aspekte des Verhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu verfolgen und zu verwalten, vom Einstellungsprozess bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers.
Die Vorteile von digitalisierten Personalakten
Die Einführung die Digitale Personaldokumente haben viele Vorteile, insbesondere im Vergleich zu herkömmlichen Papierform dokumenten :
- Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs spart Ihr Unternehmen nicht nur beim Kauf von Papiermaterial, sondern ist auch umweltfreundlicher,
- Die Reduzierung des physischen Speicherplatzes. Sie benötigen nämlich keine Räumlichkeiten mehr, um all Ihre Papier Haufe zu lagern, und sparen somit bei der Anmietung von Räumlichkeiten,
- Eine höhere Datensicherheit durch Sicherheitsmaßnahmen wie die Verschlüsselung von Daten und das Hinzufügen von Zugriffsberechtigungen, wodurch das Risiko des Diebstahls oder Verlusts sensibler Unterlage verringert wird,
- Verbesserte Zugänglichkeit durch die Zentralisierung all Ihrer Dokumente, auf die von jedem autorisierten, mit dem Internet verbundenen Gerät und von jedem Ort aus zugegriffen werden kann,
- Einfache Datenverwaltung und -analyse durch Funktionen zum schnellen Durchsuchen und Sortieren digitaler Unterlagen, sodass Ihr Unternehmen relevante Informationen schnell herausfiltern und fundierte Entscheidungen treffen kann.
Ist das Dossier obligatorisch?
In Europa ist das Führen von Personalakten für Unternehmen verpflichtend, aber dies kann je nach nationaler Gesetzgebung und branchenspezifischen Vorschriften variieren.
Unternehmen müssen Aufzeichnungen über ihre Mitarbeiter führen, um die Arbeitsgesetze einzuhalten, wie z. B. :
- Arbeitsverträge,
- Die Vergütungsdaten,
- Die Arbeitszeiten,
- Urlaub.
Was die Führung digitaler Personalakten betrifft, so ist deren Pflicht zwar nicht in der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) spezifiziert, ihre Einrichtung ist jedoch zu einer gängigen Praxis geworden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Personalverwaltung zu erleichtern.
Alles über die EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) in wenigen Minuten verstehen :
Für welches Unternehmen ist das relevant?
Die Einführung digitaler Personalakten ist für eine Vielzahl von Unternehmen relevant, insbesondere wenn Sie Ihre Personalverwaltung Prozesse modernisieren wollen. Unternehmen jeder Größe können davon profitieren.
Wenn die Belegschaft Ihres Unternehmens geografisch verstreut ist, kann die Zentralisierung aller Mitarbeiterdaten in einem einzigen digitalen System besonders hilfreich sein. Ebenso können schnell wachsende Unternehmen, die häufig neue Mitarbeiter einstellen, ebenfalls von digitalen Akten profitieren, um ihren Einarbeitungsprozess zu vereinfachen.
Die wachsende Bedeutung der Digitalisierung von Personalakten
Mit der Digitalisierung der Arbeitswelt ist die Digitalisierung von Personalakten zu einer Priorität für Unternehmen geworden. Dieser Übergang zu elektronischen Dokumenten spiegelt den Wunsch der Organisationen wider, ihre Abläufe zu optimieren und sich an diese neue Art von Arbeitsumgebung anzupassen. Darüber hinaus bietet diese Digitalisierung, wie bereits erläutert, viele Vorteile im Vergleich zu Papierakt
Die zunehmende Bedeutung der Digitalisierung von Personalakten ergibt sich aus mehreren Schlüsselfaktoren :
- Der wachsende Bedarf an schnellem und einfachem Zugriff auf Mitarbeiterinformationen,
- Die Notwendigkeit, die Datenschutz zu erhöhen,
- Die Zeitersparnis durch die Automatisierung zeitraubender Aufgaben,
- Die Senkung der Kosten,
- Die Stärkung des Images des Unternehmens als innovativer Arbeitgeber,
- Modernisierung von HR-Prozessen.
Diese Faktoren unterstreichen die Bedeutung der Digitalisierung von Personalakten für Unternehmen, die sich an ein zunehmend digitales Arbeitsumfeld anpassen und alle von der Technologie gebotenen Vorteile zur Optimierung ihrer Abläufe nutzen wollen.
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Datenverwaltung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Datenmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sind wesentliche Aspekte digitaler Personalakten. Im Rahmen der Personalverwaltung ist es zwingend erforderlich, alle Vorschriften bezüglich Vertraulichkeit und Datenschutz einzuhalten.
Das Unternehmen muss sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen, wie z. B. der DSGVO in Europa oder allen anderen rechtlichen Verpflichtungen in anderen Ländern der Welt, erhoben, gespeichert und verwendet werden.
Die Einrichtung der Personalakte erfordert daher, dass Sie besonders auf die Datensicherheit und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften achten. So umfasst dies :
- Die Sicherung der Personaldaten,
- Die Einführung von Datenschutz Protokollen,
- Die Einführung von Zugriffsberechtigungen auf die Daten.
Darüber hinaus ist es auch von entscheidender Bedeutung, dass Sie Verfahren zur Datenaufbewahrung einführen, die den gesetzlichen Anforderungen Ihres Landes entsprechen. Achten Sie deshalb darauf, dass alle Ihre Daten nur so lange wie nötig aufbewahrt und sicher gelöscht werden.
Sie sind außerdem verpflichtet, ihre Mitarbeiter auf völlig transparente Weise darüber zu informieren, wie ihre Daten verwendet werden und welche Rechte sie in Bezug auf den Datenschutz haben.
Welche Elemente müssen in der digitalen Personalakte erscheinen ?
Digitale Personalakten müssen eine Vielzahl wichtiger Elemente enthalten, um einen vollständigen und genauen Überblick über jeden Mitarbeiter in Ihrer Organisation zu geben. Hier sind die wichtigsten Elemente, die in einer digitalen Personalakte enthalten sein sollten:
1. Die persönlichen Informationen
- Name,
- Vorname,
- Adresse,
- Telefonnummer,
- E-Mail-Adresse,
- Nummer der Sozialversicherung,
- Geburtsdatum.
2. Dokumente zur Identifizierung
- Kopie des Personalausweises,
- Des Reisepasses,
- Vom Führerschein.
3. Beruflicher Werdegang
- Lebenslauf,
- Bewerbungsschreiben,
- Erhebung der Kompetenzen,
- Leistungsbewertungen,
- Empfehlungsschreiben.
4. Dossier über Ausbildung und Entwicklung
- Zeugnisse und Zertifikate,
- Abschlüsse,
- Bescheinigungen über die Ausbildung,
- Ergebnisse von Kompetenztests.
5. Informationen über die Beschäftigung
- Arbeitsvertrag,
- Brief mit dem Anforderung,
- Beschreibung der Stelle,
- Historischer Überblick über die Gehälter,
- Steuererklärung.
6. Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub
- Anträge auf Urlaub,
- Historie der Urlaube und Abwesenheiten,
- Ärztliche Bescheinigungen.
7. Interne Kommunikation
- Interne Korrespondenz,
- Notizen von Sitzungen,
- Bewertungsberichte.
8. Administrative Dokumente
- Formulare für die Anmeldung,
- Formular für Notfälle,
- Versicherungsformulare.
9. Die Vereinbarungen
- Vereinbarung über die Vertraulichkeit,
- Vereinbarung über das Wettbewerbsverbot,
- Vereinbarung über die Nichtoffenlegung von Informationen.
☝️Kurz gesagt: Es sollte alle relevanten und unternehmensspezifischen Dokumente enthalten.
Wie funktioniert die digitale Personalakte?
Jetzt wissen Sie, was digitale Personalakten sind, aber wie funktionieren sie?
Digitale Personalakten funktionieren mithilfe eines Scan- und elektronischen Dokumentenverwaltung Prozesses (EDM), der es Ihnen ermöglicht, :
- erstellen,
- zu speichern,
- organisieren,
- suchen
- und Informationen über Ihre Mitarbeiter teilen können.
#1 Der prozess des Scannens 🖨️
Obwohl etwas langwierig und nicht unbedingt sehr interessant, ist dieser Schritt sehr wichtig, denn ohne ihn gibt es keine Dokumente!
Während dieses Schrittes müssen Sie Ihre Papier Personalakten mithilfe von Scannern oder spezieller Scan Software in ein elektronisches Format umwandeln (dazu später mehr 😉).
#2 Speicherung Ihrer Digitalen Personalakten 🗄️
Sobald Ihre Dokumente gescannt sind, müssen Sie sie in sicheren Dokumentenmanagementsystemen speichern, z. B. auf internen Servern oder bei Cloud-Diensten.
#3 Organisation Ihrer Akten 📑
Alle Ihre Ordner sollten logisch in einer hierarchischen Datenstruktur organisiert sein, um Ihnen die Suche und den Zugriff auf Informationen zu erleichtern.
#4 Die erweiterte Suche 🔍
Dokumentenmanagementsysteme bieten Ihnen verschiedene Suchfunktionen, damit die Benutzer die benötigten Informationen anhand bestimmter Kriterien schnell finden können.
#5 Die Zugriffskontrolle ✅
Mit denselben Systemen können Sie auch spezifische Zugriffsberechtigungen für jeden Benutzer festlegen und so die Sicherheit von Informationen, die sensibel sein können, gewährleisten.
#6 Die Aktualisierung 🔃
Digitale Personaldokumente können völlig nahtlos bearbeitet werden, mit Funktionen zur Verfolgung verschiedener Versionen und zur Überprüfung, um die Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten.
Tools, die Ihnen helfen, alle Ihre digitalen Personalakten zu verwalten
Die Vorteile von Software für die Verwaltung digitaler Personalakten
Software zur Verwaltung von Personaldokumenten bietet viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden zur Verwaltung von Papierdokumenten:
- Zentralisierung und Speicherung Ihrer Dokumente auf einer einzigen Plattform,
- Gewährleistung der Sicherheit der Daten Ihrer Mitarbeiter,
- Online-Zugänglichkeit,
- Erleichtern Sie die Suche und das Abrufen wichtiger Daten,
- Automatisierung von Verwaltungsaufgaben.
Darüber hinaus können Ihnen einige Programme auch erweiterte Funktionen bieten, wie z. B. :
- Verwaltung von Zugriffsberechtigungen,
- Elektronische Signatur von Dokumenten,
- Urlaubsverwaltung.
Wenn Sie sich für die Nutzung einer solchen Plattform entscheiden, erleichtern Sie Ihren Personalmanagern die Arbeit erheblich und vor allem sparen Sie Zeit! 🕐
🛠️ Zum Beispiel ist die KiwiHR-Software eine Online-Plattform für die Verwaltung von Personalressourcen. Sie wurde so konzipiert, dass sie an die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen angepasst werden kann, und bietet Ihnen eine breite Palette an Funktionen, um die Verwaltung Ihrer Personalakten zu vereinfachen, wie z. B. :
- Zentralisierung der Daten und Speicherung aller digitalen Personaldokumente auf einer einzigen Plattform,
- Sicherung Ihrer digitalen Personaldokumente durch Datenverschlüsselung,
- Zugriff von überall aus dank der Cloud-basierten Natur und von jedem Gerät mit Internetanschluss,
- Personalisierung Ihrer Personaldokumente und Anpassung der Informationen an Ihre spezifischen Bedürfnisse,
- Verwaltung von Zugriffsrechten und Definition von Berechtigungen.
kiwiHR by Tellent
Die 5 Kriterien für die Auswahl einer guten Software zur Verwaltung von Personalakten
Die Auswahl einer Software für die Verwaltung digitaler Personalakten ist entscheidend, um ein effektives Personalmanagement in Ihrem Unternehmen zu führen. Hier sind daher 5 Kriterien, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten.
1. Sicherheit der Daten
Die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Dokumente ist für Ihr Unternehmen von größter Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software robuste Sicherheitsfunktionen bietet, wie z. B. :
- Die Verschlüsselung der Daten,
- Die Authentifizierung,
- Die Einhaltung von Datenschutzstandards (DSGVO).
2. Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit
Die Plattform muss für alle Nutzer - vom Personalmanager bis zum Mitarbeiter - einfach zu bedienen sein, damit Sie Zeit sparen.
Sie sollte außerdem jederzeit und von jedem Gerät aus zugänglich sein und eine flüssige und intuitive Benutzererfahrung gewährleisten.
3. Individuelle Anpassung und Flexibilität
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen an die Personalverwaltung. Wählen Sie eine Software, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht werden kann.
Dazu kann die Möglichkeit gehören, :
- Benutzerdefinierte Felder,
- Workflows für die Validierung,
- Angepasste Zugriffsberechtigungen.
4. Integration mit anderen Systemen
Eine gute Software für die Verwaltung digitaler Personalakten muss sich problemlos in andere von Ihrem Unternehmen genutzte Systeme integrieren lassen, wie z. B. :
- Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware,
- Zur Verwaltung der Personalbeschaffung,
- Verwaltung der Dienstpläne.
So können Sie sicherstellen, dass Ihre Personalprozesse einheitlich sind.
5. Berichterstattung und Analyse
Damit Sie fundierte Entscheidungen treffen können, ist der Zugang zu Berichts- und Analyse Tools unerlässlich. suchen Sie nach Software, die diese Funktionen bietet, wie z. B. :
- Intuitive Dashboards,
- Die Überwachung von Indikatoren,
- Die Identifizierung von Trends.
Auf dem Weg zur papierlosen Personalverwaltung: Digitale Personalakten
Die Einführung digitaler Personaldokumente ist ein unumgänglicher Schritt für Unternehmen, die sich modernisieren und ihre Personalverwaltung optimieren möchten.
Die Entscheidung für die digitale Verwaltung von Personaldokumenten ist eine wichtige strategische Entscheidung für Unternehmen jeder Größe. Sie ist eine kluge Investition in die Zukunft, die Ihnen eine moderne, leistungsstarke und nachhaltige Lösung bietet, die den Erfolg Ihres Unternehmens fördert.
Die Ära der papierbasierten Personalakten ist vorbei, also warten Sie nicht länger, um den Sprung ins digitale Zeitalter der Personalverwaltung zu wagen! 💪