Warum Sie ein Verzeichnis der Anlagegüter an Deck führen sollten

Der gute Herr Wilson Mizner sagt: "Wenn man alle Aktiva zählt, weist man immer einen Gewinn aus". Vermögenswerte werden in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen und werden gekauft oder geschaffen, um den Wert eines Unternehmens zu steigern oder die Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu fördern.

Unter einem Vermögenswert versteht man in der Regel etwas, das in der Zukunft Cashflow generieren, Ausgaben reduzieren oder den Umsatz steigern kann. Aus diesem Grund ist es wichtig, das richtige Werkzeug zu finden, das Ihnen hilft, Aufzeichnungen wie ein Anlagenverzeichnis zu führen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. So können Sie die Abschreibung für Steuerzwecke ermitteln und berechnen.

Lesen Sie, um mehr zu erfahren.

Was ist ein Anlagegut?

Ein Anlagevermögen ist ein Instrument, das von Unternehmen eingesetzt wird, um Einnahmen zu erzielen, die finanzielle Gesundheit und den Wohlstand des Unternehmens zu steigern und Kunden anzuziehen und zu binden.

Zum Anlagevermögen gehören in der Regel Grundstücke, Gebäude, Einrichtungsgegenstände, IT-Ausrüstung und vieles mehr. Es handelt sich um langfristige Vermögenswerte, die in der Bilanz erfasst werden, um zu sehen, wie sie sich im Laufe der Zeit abgeschrieben haben.

Was ist ein Anlagenverzeichnis?

Ein Anlagenregister, auch als Anlagenverzeichnis bekannt, ist ein Buchhaltungsinstrument, das das gesamte Anlagevermögen eines Unternehmens erfasst. Es enthält eine Liste der verschiedenen Vermögenswerte eines Unternehmens und fasst die Buchhaltungs- und Abschreibungskosten zusammen. Die Informationen des Registers sind aktuell, um mit den Käufen und Verkäufen von Anlagegütern oder mit Änderungen der anlagenbezogenen Richtlinien Schritt zu halten.

In diesem Anlagenverzeichnis finden Sie in der Regel Angaben zu den Anlagen wie:

• die Art der Anlage: Sie können den Gegenständen Codenamen geben und kurz erklären, worum es sich handelt,
• den Standort: wo sich das Wirtschaftsgut auf dem Firmengelände befindet,
• Anschaffungspreis: d.h.
• das Datum des Kaufs des Vermögenswerts: das heißt, wann der Vermögenswert offiziell dem Unternehmen gehört, kann als ein weiterer Wert betrachtet werden
• die Lebensdauer des Vermögenswerts innerhalb des Unternehmens,
• der abgeschriebene Wert des Vermögenswerts nach einem bestimmten Zeitraum,
• der erwartete Wert am Ende der Nutzungsdauer.

Die Liste der Vermögensgegenstände wird geführt, um ihren Wert und ihre Abschreibung über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen. Es vereinfacht auch die Identifizierung der Gegenstände im Unternehmen, indem jedem Gegenstand eine eigene Identifikationsnummer oder ein Code zugewiesen wird.

Wie erstellt man ein Verzeichnis der Anlagegüter?

Im Gegensatz zu großen Unternehmen, die die Möglichkeit haben, Teams von Wirtschaftsprüfern und Buchhaltern einzustellen oder zu beschäftigen, die sich um ihre Vermögenswerte kümmern, ist dies bei kleinen Unternehmen anders.

Kleine und mittlere Unternehmen führen in der Regel selbständig oder unabhängig ein Anlagenverzeichnis. Sie könnten zum Beispiel die Hilfe von Excel-Tabellen in Anspruch nehmen, um ihre Art von Anlagen zu erfassen, die die Unternehmen selbst erstellen müssten.

Ein Anlagenregister vereinfacht die Erfassung von Zugängen, Abgängen, Aufwertungen usw. Es berechnet sofort pro Monat Abschreibungskosten des Jahres, Steuersalden und besteht aus einem automatischen Journalbericht. Außerdem ist es von Vorteil, wenn Sie die Informationen in Ihrem Anlagenregister auf dem neuesten Stand halten.

Was sind die verschiedenen Arten von Anlagenverzeichnissen?

Es gibt viele Faktoren für die verschiedenen Arten von Anlagenverzeichnissen. Sie hängen von der Größe des Unternehmens und seiner Tätigkeit ab. Sie können in Papierform, als Tabellenkalkulation, als Software usw. geführt werden.

In kleinen Unternehmen gibt es in der Regel ein einziges Register, in dem die Daten aller Vermögenswerte erfasst werden; in diesem Fall spricht man von einem Anlagenregister. Es gibt jedoch immer Ausnahmen, da auch bewegliche Anlagegüter aufgenommen werden können.

Größere Unternehmen hingegen verfügen in der Regel über bis zu drei verschiedene Arten von Anlagenregistern, wie z. B. IT- und digitale Register. Daher hat die Art des Registers Auswirkungen auf die gespeicherten Anlagendaten.

Welche Art von Daten sind in einem Anlagenregister zu finden?

Daten, die in einem Anlagenregister zu finden sind

• Beschreibung eines Vermögenswerts: auch hier wird ein Überblick über den Vermögenswert gegeben.
• Anschaffungsdatum: Es handelt sich um das Datum, an dem das Unternehmen die Anlage gekauft hat.
• Anschaffungskosten: Dies ist der Betrag, den das Unternehmen für den Vermögenswert ausgegeben hat.
• Standort des Vermögenswerts: Hier wird angegeben, wo sich der Vermögenswert auf dem Gelände des Unternehmens befindet.
• Eigentümer des Vermögenswerts: der Eigentümer oder die Einheit, der der Vermögenswert gehört. Dies kann eine Person oder eine Gruppe von Personen sein.
• Nutzer von Wirtschaftsgütern: Die Person, die das Recht hat, das Wirtschaftsgut für ihre Aufgaben zu nutzen.
• Barcode oder Seriennummer von Wirtschaftsgütern: Es handelt sich um lesbare parallele Striche oder Ziffern und Zeichen, die das Wirtschaftsgut identifizieren. Er erleichtert den Unternehmen das Auffinden der Informationen über das Wirtschaftsgut.
• Versicherungsschutz: die Versicherungspolice, die für das Wirtschaftsgut gilt.

Daten, die Sie in einem IT-Anlagenverzeichnis finden können

Die folgenden Daten sind im IT-Anlagenregister zu finden:

• Art des Vermögenswerts: Klassifizierung als Hardware- oder Software-Anlage. Hardware sind Maschinen, Werkzeuge, Geräte, PCs, Drucker und entsprechendes Zubehör. Software hingegen besteht aus Computerprogrammen.
• Standort des Assets: Vor Ort, privat, öffentlich oder hybride Cloud, die eine Kombination aus privaten und öffentlichen Cloud-Servern verwendet.
• Betriebssystem: die Software, die der Computer verwendet, um Programme auszuführen und seine Hauptfunktionen zu erfüllen.
• Lizenzverlängerungsdatum: das Datum, an dem die Lizenz erneuert werden muss, um das Programm weiterhin nutzen zu können. Dies ist in der Regel erforderlich, um aktualisierte Versionen der angebotenen Dienste zu erhalten.
• Datum des Lizenzbeginns: Es ist das Datum, an dem die Benutzer Zugang zur Software haben.
• Der Nutzer: die Person, die das Asset nutzt.
• Cyber-Versicherungsschutz: Informationen über den Schutz des Vermögensgegenstandes vor einer Datenverletzung. Die Versicherung ist sehr wichtig, wenn es um Kontonummern und Kreditkartennummern geht.
• Die verwendete Abschreibungsmethode: Sie gilt im Allgemeinen für Hardware und betrifft die Wertminderung des Vermögenswerts im Laufe der Jahre.

Daten, die in einem digitalen Bestandsverzeichnis zu finden sind

Es handelt sich um alles, was Sie in den vorherigen Anlagenverzeichnissen finden, nur in digitaler Form. Zum Beispiel:

• Digitaler Versicherungsschutz: Es handelt sich um den Schutz des Vermögenswerts.
• Asset-Format: ob die Assets im PNG-, JPG- oder TIFF-Format vorliegen
• Erhaltungsrisiko: Es handelt sich um die Risiken, denen die Assets ausgesetzt sein könnten. Diese Risiken können z. B. kultureller, organisatorischer oder technologischer Art sein.
• Art des digitalen Assets: Das digitale Asset kann Audio-, Bild- oder Grafikmaterial sein.
• Geschätzter Wert des digitalen Assets: Dies gilt für Assets, die außerhalb des Unternehmens genutzt werden können. Digitalen Vermögenswerten kann auch ein Wert durch das Unternehmen zugewiesen werden.

Vorteile von Anlagenverzeichnissen

Der Besitz und die Führung von Anlagenverzeichnissen bietet viele Vorteile:

• Vollständige Informationen über den Status der Anlagegüter, von der Historie bis zum Standort für den Audit Trail,
• hilft bei der Erfüllung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie IFRS, GRAP und SOX
• Sie stellen sicher, dass die Bilanz einen genauen Wert des Anlagevermögens ausweist,
• gibt Ihnen eine genaue Referenz, um sicherzustellen, dass die Höhe der Versicherung korrekt ist, um eine Überzahlung zu vermeiden,
• vereinfacht die Aufgabe für Wirtschaftsprüfer und den Prüfungs- und Verifizierungsprozess im Allgemeinen,
• hilft bei der Berechnung der jährlichen Abschreibung,
• verhindert den Diebstahl von Vermögenswerten,
• hilft, die Duplizierung von Vermögenswerten zu vermeiden,
• Erhebung des Bruttobuchwerts und des Nettowerts der Aktiva,
• den Wert des Unternehmens zu bestimmen.

Jetzt, da Sie die Vorteile kennen und wissen, was sie sind, werden Sie Ihr Anlagenverzeichnis im Griff haben. Oder Sie könnten den Zorn der Anlagenprüfung auf sich ziehen, die eine Gegenkontrolle durchführt. Vermeiden Sie dies und steigern Sie den Wert Ihres Unternehmens.