Ledger: So behalten Sie den Überblick über Ihre Konten
Libro Mastro: ein Name mit archaischem Beigeschmack, der jedoch weder auf eine ferne Epoche noch auf eine geheimnisvolle magische Welt verweist.
Im Gegenteil, das Hauptbuch ist ein Instrument, das täglich in der Buchhaltung verwendet wird. Es hat also nichts mit Zaubersprüchen zu tun, die in umfangreichen Manuskripten niedergeschrieben sind. Die einzigen Informationen, die das Hauptbuch enthält, sind Daten über die wirtschaftlichen und finanziellen Veränderungen des Unternehmens. Aber gehen wir etwas mehr ins Detail.
Was ist das Hauptbuch?
Das Hauptbuch ist ein Buchhaltungsbuch, d.h. eines der wichtigsten Dokumente der Buchführung. Es gehört zu den grundlegenden Buchführungsunterlagen und hat die Erträge und Vermögenswerte des Unternehmens zum Gegenstand.
Das Hauptbuch enthält insbesondere alle Gewinn- und Verlustkonten und Finanzkonten, die das Unternehmen im Laufe eines bestimmten Geschäftsjahres eröffnet oder bewegt hat. Diese werden getrennt ausgewiesen, d. h. in getrennten Abschnitten, einen für jedes Konto. In der Praxis entspricht jedes Gewinn- und Verlustkonto einem Finanzkonto.
Gewinn- und Verlustrechnung und Finanzierungsrechnung: Was sind sie?
Wir haben von Gewinn- und Verlustrechnungen und Finanzkonten gesprochen. Aber was sind sie?
Konten sind im Allgemeinen Schemata, in denen Buchungen vorgenommen werden müssen. Es gibt zwei Arten von Konten:
- Ökonomische Konten(E.C.), d.h. Konten, die wirtschaftliche Veränderungen aufzeichnen. Dies können sein: Erträge, Kosten, d.h. Einkommensobjekte, oder Eigenkapital, d.h. Kapitalobjekte (Stammkapital, Betriebsgewinne, Rücklagen, offene Verluste). Ertragskonten können einfach sein, wenn sie nur ein Objekt enthalten, oder komplex, wenn sie mehrere Objekte enthalten.
- Finanzkonten(FC), d. h. Konten, die finanzielle Veränderungen erfassen. Sie entsprechen: Mittelzuflüssen oder -abflüssen (Konten, die sicher sind, d. h. eine unmittelbare Mobilisierung von Geld bewirken), Forderungen und Verbindlichkeiten (gleichgestellte Konten, bei denen keine unmittelbare Mobilisierung von Geld stattfindet), Fonds, Gebühren und Risiken (angenommene Konten, die Objekte enthalten, die nicht sicher in der Zukunft stattfinden). Im Gegensatz zu den Wirtschaftskonten können die Finanzkonten nur einfach sein.
Was ist der Zweck des Hauptbuchs?
Das Hauptbuch dient dazu, die wirtschaftlichen und finanziellen Veränderungen eines Unternehmens während eines Geschäftsjahres zu erfassen. Es handelt sich also um Geschäftsvorgänge.
Das Hauptbuch liefert also eine Momentaufnahme der Bilanz und der verschiedenen Buchhaltungselemente eines Unternehmens und ermöglicht so eine gezielte Reflexion der während des Geschäftsjahres getätigten Geschäftsvorgänge.
Wirtschaftliche und finanzielle Veränderungen
Wir haben gesagt, dass das Hauptbuch die in der Buchhaltung enthaltenen Daten aufzeichnet, die sich auf die wirtschaftlich-finanziellen Veränderungen des Unternehmens beziehen .
Um genau zu sein, handelt es sich dabei um:
- Positive wirtschaftliche Veränderungen, die sich aus der Summe der Einnahmen, des Grundkapitals und des Betriebsgewinns ergeben;
- Negative wirtschaftliche Veränderungen, die sich aus der Summe der ausstehenden Kosten und Verluste zusammensetzen;
- Positive finanzielle Veränderungen, auch Aktiva genannt , werden durch die Summe der Einnahmen und Forderungen gebildet;
- Negative finanzielle Veränderungen, die auch als Verbindlichkeiten bezeichnet werden und sich aus der Summe der Aufwendungen, Schulden, Rückstellungen, Kosten und Risiken zusammensetzen.
Wann ist es obligatorisch?
Das Hauptbuch ist nicht immer obligatorisch. Nach dem Zivilgesetzbuch (Artikel 2214) ist das Hauptbuch obligatorisch, wenn die Art und der Umfang des Unternehmens dies erfordern. In der Regel gilt dies nicht für Kleinunternehmer.
Die Steuervorschriften (Präsidialerlass 600/1973, Artikel 14) verlangen es hingegen für alle Unternehmen mit ordentlicher Buchführung. Daher wird das Hauptbuch auf jeden Fall angewendet werden:
- Kapitalgesellschaften;
- Einzelunternehmen und Personengesellschaften, wenn diese ein bestimmtes Geschäftsvolumen überschreiten.
Hauptbuch vs. Journal
Das Hauptbuch und das Journal sind zwei grundlegende Buchhaltungsunterlagen für die allgemeine Buchführung. Sie entsprechen getrennten, aber eng miteinander verknüpften Registern.
In ihnen werden nach dem Prinzip der doppelten Buchführung die gleichen Informationen aufgezeichnet, wenn auch auf unterschiedliche Weise.
→ Das Hauptbuch erfasst die Daten nach einem chronologischen Kriterium, d. h. nach dem Datum der Kontoeröffnung;
→ Das Hauptbuch erfasst die Informationen nach einem systematischen Kriterium, d. h. nach dem Bezugsobjekt. In diesem Fall ist das Bezugsobjekt jedes einzelne Konto. In diesem Sinne kann das Hauptbuch als eine systematische Buchung definiert werden.
Hauptbuch: Struktur
In der Praxis hat das Hauptbuch die Form einer Reihe von Blättern, von denen jedes einem bestimmten Objekt zugeordnet ist.
Die Hauptbuchblätter enthalten alle Informationen über Aktiva und Passiva, Einnahmen und Ausgaben, kurz gesagt, über jede wirtschaftliche oder finanzielle Bewegung des Unternehmens. Diese Daten sind, wie wir gesehen haben, in Diagrammen organisiert, die Konten genannt werden.
Insbesondere wird jedes Konto in Form eines Hauptbuchs erstellt. Das Hauptbuch ist ein Kontoauszug, der die Transaktionen eines Kontos enthält. Optisch ist es in Form eines T aufgebaut:
- Oben, über dem oberen Teil des Buchstabens T, befindet sich die Kopfzeile, in der der Gegenstand des Kontos steht;
- In den beiden darunter liegenden Abschnitten befinden sich auf beiden Seiten des T zwei Spalten, die sich von selbst ergeben. In ihnen sind auf der linken Seite die Belastungen und auf der rechten Seite die Gutschriften zu vermerken. Der Abschnitt, der der linken Spalte entspricht, wird als "Soll" bezeichnet, während der Abschnitt auf der rechten Seite als "Haben" bezeichnet wird.
- Die Spalte "Soll" zeigt, wie die Ressourcen des Unternehmens verwendet werden;
- Die Spalte "Haben" gibt an, aus welcher Quelle diese Mittel stammen.
☝ Das Hauptbuch ist editierbar: Die darin enthaltenen Informationen können korrigiert werden. Sie müssen jedoch klar und lesbar bleiben (Art. 2219 des Zivilgesetzbuches).
Aufbewahrung des Hauptbuchs
Das Hauptbuch muss mindestens 10 Jahre nach der letzten Eintragung aufbewahrt werden, auch im Falle einer Betriebsunterbrechung, um einen reibungslosen Ablauf der Steuerveranlagungen zu ermöglichen.
Ein Hilfsmittel für die Verwaltung der Unternehmensbuchhaltung
Obwohl das Hauptbuch nicht zwingend vorgeschrieben ist, gehört es zu den Registern, die von Buchhaltern täglich am häufigsten verwendet werden.
Warum ist das so? Weil das Hauptbuch einen systematischen Überblick über alle Unternehmensbewegungen bietet. Sein hoher Grad an struktureller Organisation ermöglicht es, die Geschäftsvorgänge zu überwachen. Das Hauptbuch ist daher ein guter Indikator, um ein tieferes Verständnis der Unternehmensleistung zu erlangen.
Artikel übersetzt aus dem Italienischen