Das Mitgliedsbuch: ein wesentliches Dokument einer Vereinigung

Um eine Gesellschaft (Spa, Srl, Sas...) oder einen einfachen Verein zu gründen, ist es unerlässlich, eine Akte anzulegen, die eine Reihe von obligatorischen Gesellschaftsdokumenten und die Führung von Buchhaltungsunterlagen enthält. Unter den obligatorischen Büchern muss eine Gesellschaft das Protokollbuch des Verwaltungsrats und das Protokoll der Hauptversammlung sowie das Mitgliederverzeichnis vorlegen . Darüber hinaus können, je nach den Bestimmungen der Satzung der Gesellschaft, weitere Bücher, wie z. B. das Buch der Rechnungsprüfer, geführt werden. Unser heutiger Artikel befasst sich mit dem dritten dieser obligatorischen sozialen Dokumente: dem Mitgliederbuch.
Was ist ein Mitgliedsbuch? Wie wird es erstellt? Welche Angaben müssen darin enthalten sein? Worin bestehen die Unterschiede zum Freiwilligenbuch?
Die Antwort auf diese Fragen finden Sie in unserem Artikel.
Das Mitgliederverzeichnis: Definition
Die Erstellung des Mitgliederbuchs ist eine der Formalitäten bei der Gründung einer Vereinigung. Es dient dazu, die Höhe der von jedem Mitglied gezeichneten und gezahlten Beiträge in bar oder in anderer Form sowie die Anzahl der im Gegenzug erhaltenen Anteile festzuhalten. Anhand dieser Liste können alle Gesellschafter der Vereinigung identifiziert werden.
Es ist unbedingt erforderlich, dass die Angaben im Mitgliederverzeichnis mit der Realität der verschiedenen von den Mitgliedern und Gesellschaftern der Gesellschaft geleisteten Beiträge übereinstimmen.
Der Gesamtbetrag der Beiträge muss an die Bank überwiesen werden; dieser Betrag wird als Kapitaleinlage bei der Bank bezeichnet. Der Verwahrer des Kapitals muss jedem Aktionär das Aktionärsbuch offenlegen und zur Verfügung stellen.
N.B. Auch wenn die Gesellschaft nur einen Aktionär hat, ist das Aktionärsbuch ein zwingend vorzulegendes Dokument. Der einzige Unterschied zu einer Gesellschaft mit mehreren Anteilseignern besteht darin, dass das Anteilseignerbuch eine Liste mit einem einzigen Namen ist.
Das Aktionärsbuch: Struktur
In Artikel 2421 des Zivilgesetzbuches sind die Anforderungen an das Aktionärsbuch genau festgelegt.
Die Gesellschaft muss es führen:
"Das Aktionärsregister, in dem die Zahl der Aktien, die Namen und Vornamen der Inhaber von Namensaktien, die sich darauf beziehenden Übertragungen und Belastungen sowie die geleisteten Zahlungen für jede Gattung gesondert angegeben werden müssen.
Die wichtigsten Informationen, die das Aktionärsregister enthalten muss, sind also folgende:
- Art des Dokuments ("Aktionärsbuch");
- Name der Gesellschaft, Gesellschaftsform (Spa, Srl, Sas), Anschrift des eingetragenen Sitzes
- Höhe des Stammkapitals der Gesellschaft (das Mindeststammkapital für Vereine beträgt nur einen Euro) ;
- Nennwert der Aktien der Vereinigung ;
- Höhe des eingezahlten Grundkapitals der Gesellschaft ;
- Anzahl der von jedem Aktionär der Vereinigung gezeichneten Aktien ;
- Name, Vorname, Anschrift jedes Gesellschafters (natürliche Person) oder Rechtsform, Name der Gesellschaft, Höhe des Grundkapitals, Ort und Registernummer der Gesellschaft
- Höhe der von jedem Aktionär geleisteten Bareinlagen (oder Bewertung der in anderer Form geleisteten Einlagen);
- Übersicht über die Gesamtzahl der gezeichneten Anteile am Gesellschaftskapital, den Gesamtbetrag der Einlagen und den Gesamtbetrag der geleisteten Zahlungen;
- Datum, Ort der Gründung und Anzahl der Kopien des Mitgliederregisters der Vereinigung.
Darüber hinaus wäre es ratsam, ein separates Dokument zu führen, das die Zahlung des jährlichen Mitgliedsbeitrags belegt und das Datum der Zahlung des Beitrags für jedes Jahr angibt.
Das nach diesen Regeln erstellte Mitgliedsbuch muss von den Gründungsgesellschaftern der Vereinigung beglaubigt werden.
Das Aktionärsbuch: Wie man es ausfüllt
Wer füllt das Gesellschafterbuch aus?
Es gibt drei Möglichkeiten, das Mitgliederverzeichnis eines Vereins oder einer Gesellschaft zu erstellen:
- Möglichkeit 1: Derjenige, der die Satzung erstellt, ist für die Erstellung des Mitgliederverzeichnisses zuständig. Das Mitgliederverzeichnis befindet sich häufig im Anhang der Satzung.
- Möglichkeit 2: Die Person, die die Satzung verfasst, erstellt das Verzeichnis der Anteilszeichner und nimmt es direkt in die Satzung auf, und zwar in den Artikel "Stammkapital". In der Praxis verlangen jedoch viele Register, dass die Liste der Zeichner in einem separaten Dokument vorgelegt wird.
- 3. Möglichkeit: Die Liste der Anteilszeichner wird von der Bank als Anlage zur Bescheinigung über die Einzahlung von Geldern erstellt (Überweisung nach Einzahlung des Stammkapitals bei der Bank).
Kleiner Tipp: Auch wenn Sie sich für eine SAS mit variablem Kapital entscheiden können, entbindet Sie dies nicht von der Erstellung eines Aktionärsregisters, in dem die Gründungsmitglieder aufgeführt sind.
Die bei der Erstellung des Aktionärsbuchs zu beachtenden Parameter
Wie wir bereits mehrfach erwähnt haben, ist das Aktionärsbuch ein obligatorisches Dokument, das jede Gesellschaft führen muss. Was die Erstellung betrifft, so werden sowohl Papier- als auch digitale Formate akzeptiert. Es ist sehr wichtig zu betonen, dass dieses Dokument am Sitz des Unternehmens aufbewahrt werden muss und für diejenigen, die es einsehen möchten, jederzeit zugänglich sein muss.
In der Mitgliederliste sind die natürlichen Personen aufgeführt, die entsprechend dem Mitgliedsbeitrag bestimmte Rechte und Pflichten in Anspruch nehmen können.
Normalerweise ist ein Vermerk im Mitgliederverzeichnis nicht erforderlich. Es handelt sich jedoch um ein zusätzliches Verfahren, das in Betracht gezogen werden sollte, wenn gewährleistet werden soll, dass sich das Buch auf die Einrichtung bezieht und dass die Daten unveränderlich sind, da sie in einem zuvor validierten Medium erfasst wurden.
Das Mitgliederbuch: Wie wird man Mitglied?
Um Mitglied einer Vereinigung zu werden, ist das Verfahren einfacher, als Sie vielleicht denken.
Um Vollmitglied einer Vereinigung zu werden, müssen drei grundlegende Schritte befolgt werden:
- Das Mitglied muss einen Aufnahmeantrag ausfüllen. Dieser Antrag kann in der Regel direkt beim Verband angefordert werden, oder Sie finden Vordrucke im Internet.
- Der Vorstand prüft den Antrag des potenziellen Mitglieds und kann über die Aufnahme oder Ablehnung entscheiden.
- Sobald der Vorstand seine Entscheidung getroffen hat, wird der Antragsteller in jeder Hinsicht neues Mitglied des Vereins. Er muss dann seine persönlichen Daten (Name, Vorname, Qualifikation, Geburtsdatum, Wohnsitz, Aufnahmedatum, Ordnungsmäßigkeit der Beitragszahlung usw.) angeben, um in das Mitgliedsbuch eingetragen zu werden.
Es ist die Aufgabe des Vereins, das Mitgliedsbuch aktuell, real und mit genauen Daten im Verein zu führen.
Das beschriebene Verwaltungsverfahren ist für alle Verbände gleich. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Statuten des Verbandes zu prüfen, dem Sie beitreten möchten. Einige Verbände haben nämlich ein spezielles Aufnahme-/Ablehnungsverfahren für den Antragsteller, und auch die Rechte/Pflichten des Mitglieds können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.
Das Gesellschafterverzeichnis: Welche Bedeutung hat es?
Das Gesellschafterregister ist eines der wichtigsten obligatorischen Gesellschaftsdokumente. Es erfüllt sogar eine Doppelfunktion:
- das Mitgliederverzeichnis spielt eine wichtige Rolle bei der Verwaltung des demokratischen Charakters des Vereinslebens
- das Mitgliederverzeichnis ist wichtig, um das Bestehen der Vereinigung gegenüber Dritten nachzuweisen
- gegenüber Dritten (Ag. Entrate, Guardia di Finanza, SIAE, usw.)
- für die interne Regelung der Befugnisse. Das Mitgliederbuch dient nämlich dazu, zu überprüfen, wer wirklich Mitglied ist und wer nicht. So veranstalten Vereine beispielsweise Feste nur für Mitglieder und müssen im Falle einer Kontrolle den Kontrolleuren nachweisen können, dass die anwesenden Personen tatsächlich Mitglieder sind.
Unterschiede zwischen dem Mitgliederregister und dem Register der Freiwilligen
Die Mitgliederkartei und die Freiwilligenkartei sind zwei verschiedene soziale Dokumente mit unterschiedlichen Zwecken.
Das Mitgliederverzeichnis ist ein offizieller Nachweis für die Mitgliedschaft in einer Gesellschaft oder einem Verein und verleiht jedem Mitglied eine Reihe von Rechten und Pflichten im Zusammenhang mit dem Vereinsleben der Organisation. Darüber hinaus ist das Mitgliederverzeichnis unerlässlich für die Berechnung der Quoren bei Versammlungen und für die Feststellung, wer die Rechte eines Mitglieds genießt.
Das Freiwilligenbuch oder Register der Freiwilligen hingegen ist das Äquivalent zum Mitgliederbuch, jedoch für eine gemeinnützige Organisation.
Das Freiwilligenbuch wird hauptsächlich zu Versicherungszwecken erstellt, um die Liste der ständigen und nicht ständigen Freiwilligen der Organisation zu ermitteln. Das Register dient der Versicherungsgesellschaft als Nachweis dafür, dass die betreffende Person von der Organisation bezahlt wird. Auf diese Weise hat jedes Mitglied eine Versicherungspolice im Rahmen der für die gemeinnützige Organisation geleisteten Arbeit.
Muss das Mitgliederbuch abgestempelt werden?
Für einige Kategorien von Vereinen ist das Mitgliederverzeichnis nicht stempelpflichtig. Das bedeutet, dass es nicht von einem öffentlichen Amtsträger (Notar, Gemeindesekretär) beglaubigt werden muss.
Die folgenden Verbände fallen unter diese Ausnahme:
- Sportvereine,
- Kulturvereine oder Vereine zur sozialen Förderung und
- Einrichtungen des dritten Sektors
Das Mitgliederverzeichnis kann daher in Form von "losen" Blättern geführt werden, die vom Präsidenten der Generalversammlung oder vom Vorstand und vom Sekretär unterzeichnet werden.
Und in Ermangelung eines Mitgliederbuchs?
Gemäß dem Urteil Nr. 8/2011 der CTP von Pisa,
"Die formale Mitgliedschaft im Verein und die offensichtliche Ordnungsmäßigkeit seiner Satzung reichen für sich genommen nicht aus, um in den Genuss der günstigen Steuerregelung zu kommen."
Aus diesem Grund müssen die Unternehmen über ein Mitgliederverzeichnis verfügen, um nachzuweisen, dass das Vereinsleben demokratischen Grundsätzen entspricht und vor allem, dass der Verein nicht nur vorübergehend besteht, um gelegentlich in den Genuss der im vorgenannten Urteil genannten Steuererleichterungen zu kommen.
Wenn die Steuerbehörde eine Prüfung durchführt und das Fehlen eines Vereinslebens feststellt, hat das folgende Konsequenzen für das Unternehmen
- Die Steuerbehörde streicht alle Einnahmen im Rahmen der institutionellen Einnahmen
- der Verein unterliegt wieder der normalen Besteuerung
Sie haben nun alle Informationen im Mitgliederverzeichnis. Wenn Sie also einen Verein gegründet haben und noch kein Mitgliederverzeichnis geführt haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, dies zu tun, um in den Genuss der vom Staat gewährten Zuschüsse zu kommen.
Wenn Sie hingegen Mitglied einer Organisation werden wollen, wissen Sie jetzt, wie Sie vorgehen müssen.
Wenn Sie Fragen oder Zweifel zu diesem Thema haben, zögern Sie nicht, sie in den Kommentaren zu stellen.
Artikel übersetzt aus dem Italienischen