Was ist MRO-Bestand und wie verwaltet man ihn? Bester Leitfaden und Tipps

Es gibt eine besondere Art von Non-Profit-Inventar, das Unternehmen zur Herstellung und Lagerung von Fertigerzeugnissen führen müssen. Das Wartungs-, Reparatur- und Betriebsinventar (MRO-Inventar) wird verwendet, um die Ausrüstung und den Betrieb jederzeit zu optimieren. Ohne MRO-Bestand kann es bei Maschinen vermehrt zu technischen Schwierigkeiten, Fehlfunktionen und Ausfällen kommen.

Es ist wichtig, den Prozess der MRO-Bestandsverwaltung mit einem Minimum an Kosten zu optimieren, um die Investitionsrendite und den Gewinn des Unternehmens zu sichern. Was also ist MRO-Bestand und warum ist er wichtig?

In diesem Artikel geben wir Ihnen den besten Leitfaden an die Hand, indem wir die Bedeutung des MRO-Bestands, seine Bedeutung für Ihr Unternehmen, die besten Praktiken und insbesondere die Verwaltung des MRO-Bestands erläutern.

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Was ist die Bedeutung von MRO?

Definition

MRO bedeutet Wartung, Reparatur und Betrieb. Der MRO-Bestand umfasst alle Materialien oder Vorräte, die für die Herstellung von Fertigerzeugnissen in der Produktionsphase benötigt werden. Diese Kosten können sich also auf Ersatzteile, technische Dienstleistungen, die Wiederauffüllung der Bestände usw. beziehen. Normalerweise wird dieser MRO-Bestand von der Wartungsabteilung des Unternehmens kontrolliert.

Die MRO-Bestände unterstützen die Produktionsprozesse des Unternehmens, sind aber naturgemäß über viele verschiedene Abteilungen verstreut. Wartung und Reparatur können in der Tat mehrere Unternehmensabteilungen betreffen und sind oft einmalige, manchmal unvorhersehbare Ausgaben.

Da die Produkte und Dienstleistungen im Bereich der Instandhaltung sehr unterschiedlich sind, arbeitet das Unternehmen in der Regel mit vielen verschiedenen Lieferanten zusammen. Diese Streuung und die große Vielfalt an Produkten und Dienstleistungen machen eine Zentralisierung und Transparenz der MRO-Ausgaben besonders schwierig.

Obwohl Unternehmen mit MRO-Beständen keinen Gewinn erzielen, sind sie für die Produktion von Waren und Dienstleistungen notwendig. Diese MRO-Bestände müssen systematisch aufgefüllt werden und verursachen daher eigene Kosten, um einen gesunden Bestandaufrechtzuerhalten .

Ohne MRO-Bestand können Unternehmen keine Wartung, Reparaturen oder Diagnosen für interne Abläufe durchführen. MRO-Bestand verhindert Ausrüstungsstörungen , damit Ihr Team einen reibungslosen Arbeitsablauf aufrechterhalten kann.

Indirekte Einkäufe

Indirekte Einkäufe (so genannte Nicht-Produktionskäufe) und insbesondere MRO-Artikel werden oft dezentral verwaltet und verursachen hohe Kosten und zahlreiche finanzielle Verluste.

Immer mehr Unternehmen werden sich der Notwendigkeit bewusst, die Kontrolle über diese Kosten wiederzuerlangen, die erhebliche versteckte Kosten darstellen. In dem Bemühen, die Einkaufsstrategie zu optimieren, um die Gesamtleistung eines Unternehmens zu verbessern, ist es von entscheidender Bedeutung, sich mit dem spezifischen Fall der MRO zu befassen.

Beispiele

Gängige MRO-Artikel sind:

• Wartungsmaterialien wie Reparaturmaterial sind laut Peerless Research Group mit einer Nutzungsrate von 70 % die am häufigsten verwendeten MRO-Ausrüstungen;
• Persönliche Schutzausrüstung (PSA) wie Handschuhe, Schutzbrillen, Masken, Hüte usw. sind ebenfalls wichtige Ausrüstungsgegenstände zum Schutz der Mitarbeiter;
• Industrielle Ausrüstungen wie Handwerkzeuge, Maschinen, Öfen, Öle, Ventile, Zahnräder,...;
• Bürobedarf wie Stifte, Bleistifte, Notizbücher, Papiere,...;
• Reinigungsmittel wie Bürsten, Desinfektionsmittel, Mülleimer,...;
• Andere Arten von technischer Ausrüstung wie Computer oder Laptops, Scanner, Faxgeräte,...

Warum ist MRO-Inventar wichtig?

Die Bedeutung des Wartungs-, Reparatur- und Betriebsinventars wird deutlich, wenn man die verschiedenen direkten und indirekten Kosten erörtert, die den Unternehmen entstehen, wenn sie diese Materialien nicht im Lager vorrätig halten.

Unterbrechung des Produktionsprozesses

MRO-Artikel halten Produktionslinien in Betrieb, so dass Unternehmen weiterhin Waren produzieren können. Sind diese Vorräte im Lager erschöpft, müssen alle Produktionstätigkeiten eingestellt werden, was bedeutet, dass alle Mitarbeiter in Bereitschaft sein müssen. In dieser Zeit muss das Unternehmen seine ausstehenden Mitarbeiter bezahlen und auch die Kosten für den Eilversand übernehmen, um die MRO-Bestände so schnell wie möglich zu erhalten.

Selbst wenn das Material eingetroffen ist, kann es Tage oder Wochen dauern, bis die Techniker die Maschinen reparieren, was weitere Kosten verursacht. In dieser Zeit gehen dem Unternehmen aufgrund der Ausfallzeiten potenzielle Umsätze verloren, was sich erheblich auf das Endergebnis auswirkt.

Aus diesem Grund sollten Unternehmen die Wartung ihrer MRO-Artikel aktiv überwachen, um sicherzustellen, dass sie immer noch ausreichend sind, um den laufenden Lagerbetrieb zu unterstützen.

Überbevorratung

Ein zu großer MRO-Bestand führt zu überhöhten Lagerkosten. Viele Unternehmen begehen diesen Fehler jedoch in dem Bemühen, MRO-Bestände zu vermeiden.

Wenn zu viele Produkte gelagert werden, können die Wartungsräume unübersichtlich werden, so dass es schwierig ist, bestimmte Materialien zu finden und zu lagern. Wenn das Material nicht auffindbar ist, müssen die Manager unter Umständen mehr bestellen, obwohl sie bereits mehr vorrätig haben.

Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen ein geordnetes Lager mit genauen Produktaufzeichnungen vor Ort führen, um Überbestellungen zu vermeiden.

Geringere Produktivität

Neben den Lagerbestandsereignissen kann eine schlechte MRO-Bestandsverwaltung den täglichen Betrieb beeinträchtigen. Sie kann sich daher negativ auf die verschiedenen Bereiche des Unternehmens auswirken und zusätzliche unvorhergesehene Kosten verursachen. Studien zeigen, dass Wartungstechniker bis zu 25 % ihrer Zeit mit der Suche nach Teilen verbringen. Zwar verlängert sich dadurch die Ausfallzeit nur um einige Minuten, aber jede Wiederholung führt zu einem drastischen Rückgang der Produktivität.

Wartungsmitarbeiter können dies vermeiden, indem sie ein separates MRO-Bestandsbuch führen, aus dem hervorgeht, wo sich Werkzeuge und Materialien befinden, um das Auffinden zu erleichtern.

Nur Unternehmen, die ihr MRO-Inventar sorgfältig pflegen, können rechtzeitig handeln. Um sicherzustellen, dass alle MRO-Artikel zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden, kann es hilfreich sein, Instandhaltungssysteme und Software zur Überwachung, Verwaltung und Kontrolle des MRO-Bestands einzuführen , aber auch über geeigneten Raum für die Lagerung der Ausrüstung zu verfügen.

Es geht nämlich nicht nur darum, die richtigen Werkzeuge und Geräte für die jeweilige Aufgabe auszuwählen, sondern auch darum, diese Ressourcen so gut wie möglich zu verwalten und geordnet zu lagern, damit sie bei Bedarf immer verfügbar sind und lange Ausfallzeiten vermieden werden. Denn ein gutes MRO-Bestandsmanagement ist für die effektive Verwaltung von MRO-Prozessen unerlässlich.

Was ist MRO-Bestandsmanagement?

Definition

Wenn wir von MRO-Bestandsmanagement sprechen , geht es nicht um Fertigerzeugnisse. Es geht um den Bestand an Rohstoffen oder Halbfertigprodukten. MRO-Bestandsmanagement ist die Planung und Umsetzung einer Methode zur Maximierung der Rentabilität und Senkung der Kosten.

Bei einer guten MRO-Bestandsverwaltung geht es darum, die richtige Menge zur richtigen Zeit zur Verfügung zu haben. Ist der Bestand nicht groß genug, spricht man von "out of inventory", was zu einer Unterbrechung der Produktion führen kann. Ein Überbestand hingegen ist teuer, ganz zu schweigen von der Gefahr einer Wertminderung der Bestände.

Eine gute MRO-Bestandsverwaltung besteht also darin, dieses Gleichgewicht zu finden, das den Unternehmen hilft, den Gewinn zu maximieren und gleichzeitig die Kosten zu minimieren. Prognosen und Planung sind wirksame Instrumente für die Verwaltung der MRO-Bestände.

Bestandteile

Die MRO-Bestandsverwaltung besteht aus vielen Komponenten. Hier sind die 4 wichtigsten Komponenten:

• Bestimmen Sie die zu lagernden Materialien und deren Eigenschaften
• Bestandsaufnahme und Organisation der Bestände, um sie an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
• Identifizieren der Artikel und Mengen, Auswählen der Ausrüstung und Verfolgen der Bestellinformationen
• Überprüfung, Verfolgung und Kontrolle des Wartungs-, Reparatur- und Betriebsinventarprozesses

Wie verwaltet man MRO-Bestände?

Unter den indirekten Kosten ist die Kategorie MRO (Wartung, Reparatur und Betrieb) eine der am schwierigsten zu zentralisierenden. Diese über viele Abteilungen und Anbieter verteilten Kosten sind oft schwer zu verwalten. Um die Verwaltung der MRO-Kosten zu verbessern, sollten vorrangig drei strategische Achsen eingerichtet werden. Die Einführung digitaler Beschaffungslösungen ist eine der wichtigsten Maßnahmen, die ergriffen werden müssen.

Rationalisierung der Lieferanten

Die Vielzahl der zentralen Beschaffungsstellen für Wartung und Reparatur ist in der Tat einer der Hauptfaktoren für die Verschwendung von Zeit und Geld.

Die Reduzierung des Katalogs auf eine begrenzte Anzahl von Lieferanten ermöglicht es, die Kosten zu zentralisieren, eine bessere Übersicht zu erhalten, aber auch Partnerschaften einzugehen, die zu Vorzugspreisen führen.

Es geht also darum, ein Minimum an Lieferanten auszuwählen und diejenigen zu bevorzugen, die eine breite Palette von Produkten und Dienstleistungen anbieten.

Reduzieren Sie unnötige Kosten

Wir können die Verantwortung für das Inventar auslagern, zum Beispiel durch die Einführung von VMI-Programmen (Vendor Managed Inventory). Dank dieser Programme wird die Verwaltung der MRO-Bestandsartikel nicht mehr vom Einkäufer übernommen, sondern den Lieferanten anvertraut. Einkäufe werden daher nur bei Bedarf getätigt, was eine bessere Ausgabenkontrolle und vereinfachte Einkaufsprozesse ermöglicht.

Einführung von digitalen Beschaffungslösungen

E-Procurement-Systeme (Online-Beschaffung) sind heute unerlässlich, um die Gesamttransparenz drastisch zu erhöhen, die Prozesse zu vereinfachen und den Einkauf zu zentralisieren. Für die MRO-Bestandsartikel ist der Einkauf über Punch-Outs eine der besten Lösungen. Dank dieser online zugänglichen Schnittstellen haben die Einkäufer in Echtzeit Zugang zu den Angeboten der Lieferanten. Die Einkäufe werden mit wenigen Klicks getätigt und automatisch zentralisiert.

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Bewährte Praktiken der MRO-Bestandsverwaltung

Unternehmen können Probleme vermeiden, die durch eine mangelhafte MRO-Bestandsverwaltung (Maintenance, Repair, Operating) entstehen, indem sie die besten Kontrollpraktikenberücksichtigen .

Festlegung von Leistungskennzahlen für die MRO-Verwaltung

Die Unternehmen können ihre MRO-Bestände wirksam überwachen, indem sie messbare Benchmarks oder Key Performance Indicators (KPIs) festlegen. Leistungsindikatoren quantifizieren verschiedene Leistungselemente, so dass Manager entscheiden können, wann sie eingreifen müssen.

Unternehmen können so viele KPIs festlegen, wie sie für angemessen halten, aber alle Unternehmen sollten sie überwachen:

• Leistung der Lieferanten
• Umschlagshäufigkeit des MRO-Bestands
• Wartungs-, Reparatur- und Betriebskosten
• MRO-Anteil am Beschaffungsbudget
• Verhältnis von Eilaufträgen zu Nachschubbestellungen
• Häufigkeit der Lagerhaltung
• Gesamtbestand
• Der Lebenszyklus des Inventars

Schulung der Mitarbeiter in Beschaffungs- und Lieferkettenmanagement

Ein MRO-Managementsystem (Maintenance, Repair, Operating) ist nur so effektiv wie die Mitarbeiter, die es betreiben. Daher sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter vorrangig darin schulen , wie sie MRO-Artikel beschaffen und die Lieferkette verwalten.

Die Schulung sollte sich auf die Beschaffung von MRO-Bestandsartikeln und die Interaktion mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen erstrecken. Dies schafft ein gesundes und harmonisches Arbeitsumfeld, in dem die Mitarbeiter ihre Rolle verstehen. Wenn Probleme auftreten oder zusätzliche Schulungen erforderlich sind, können die Vorgesetzten spezielle Workshopsorganisieren .

MRO-Inventar zentral lagern

Abteilungen, die unabhängig voneinander arbeiten, neigen dazu, Bestellungen zu duplizieren, was zu einem Überschuss an MRO-Beständen und Beschaffungskosten führt. Durch die zentrale Erfassung des Bestands können Unternehmen die Kontrolle und Effizienz ihrer MRO-Bestände verbessern.

Einführung von Managementsystemen

Unternehmen können ihre interne Kommunikation und den Datenaustausch optimieren, indem sie Systeme zur Verwaltung und Bestellung von MRO-Bestandsartikeln einführen. Diese Lösungen automatisieren Standardinventuraufgaben, wie z. B. das Zählen von Zyklen und die Beschaffung, und sorgen dafür, dass die Unternehmen nur ein Minimum an Produkten vor Ort haben.

Die Software schafft außerdem eine zentrale Schnittstelle, über die Mitarbeiter des Unternehmens auf MRO-Bestandsdaten zugreifen können. Fortschrittliche Bestelllösungen verbinden Unternehmen sogar mit ihren Lieferanten, um die Beschaffung zu erleichtern. Diese Funktion sorgt für mehr Transparenz in der Lieferkette und ermöglicht es Managern, die Leistung ihrer Lieferantenzu überwachen .

Erwägen Sie die Inanspruchnahme von durch Lieferanten verwalteten Bestandsverwaltungsdiensten

Einige Unternehmen haben nicht genügend Mitarbeiter, um sich selbst mit der Verwaltung und Beschaffung von MRO-Beständen zu befassen, während andere es vorziehen, diese Aufgabe in die Hände von Unternehmen zu legen, die sich auf diese Abteilung spezialisiert haben. In jedem Fall können Unternehmen die Dienste Dritter in Anspruch nehmen, um die Verwaltung ihrer MRO-Artikel zu verbessern.

Indem sie diesen Prozess Unternehmen mit Fachwissen überlassen, können sie ihre Produktivität und betriebliche Effizienz steigern.