Arbeitszeiterfassung Software: Ratgeber
Was ist eine Online-Software für die Arbeitszeiterfassung?
Definition
Software für die Arbeitszeiterfassung wurde speziell entwickelt, um beispielsweise die Produktionssteuerung zu vereinfachen. Dazu automatisieren sie die Überwachung der Zeitpläne der Mitarbeiter. Sie ermöglichen es dem Manager, die Produktion des Personals dank einer sorgfältigen Verwaltung der Arbeitszeit besser zu überwachen.
Wie funktioniert das?
Arbeitszeitmanagement-Tools wirken in der Regel mit verschiedenen anderen Methoden zusammen: RFID-Badges, biometrische Identifikationen oder elektronische Zeituhren. Bei jeder Anwesenheit wird das Backoffice entsprechend den Ankunftszeiten, Pausenzeiten und Abfahrtszeiten der Mitarbeiter aktualisiert. Die Überwachung der Arbeitszeit erfolgt in Echtzeit.
Diese Geräte ersetzen das traditionelle Bewertungsblatt. Sie vermeiden auch Verfälschungen. Sie sind einfach zu bedienen und sparen viel Zeit bei der Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit.
Was sind die Hauptfunktionen einer Arbeitszeiterfassung-Software?
Die Funktionen von dieser Art von Programm basieren auf den wesentlichen Punkten der internen Arbeitsorganisation.
Erstellen von Mitarbeiterakten
Mit diesem Tool können Sie mit einem einfachen Klick eine Mitarbeiterakte erstellen. Dieser Prozess muss von den zuständigen Bediensteten durchgeführt werden, die die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter festlegen. Die normalen Ankunfts- und Abfahrtszeiten müssen im Voraus festgelegt werden und können entsprechend den getroffenen Vereinbarungen angepasst werden.
Echtzeit-Stechuhr
Diese Art von Lösung muss eine Echtzeit-Überwachungsfunktion beinhalten. Mit dieser Option ist der Manager in der Lage, die Ankunfts- und Abfahrtszeiten der einzelnen Mitarbeiter direkt zu sehen. Alles, was er tun muss, ist auf sein Backoffice zuzugreifen und das Programm zu aktivieren. Systematisch wird die Punktzahl aufgezeichnet.
Teilen von Arbeitszeiten
Um die Mitarbeiter auf ihre Verspätungen und Anwesenheit aufmerksam zu machen, unterstützt diese Art von Programm den Austausch von Statistiken. Den Führungskräften stehen die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um die Kommunikation dieser Daten zu planen, zu denen in der Regel Fehlstunden, Überstunden usw. gehören.
Wer verwendet Software für die Arbeitszeiterfassung?
Diese Software ist in erster Linie für Unternehmen gedacht, bei denen die Arbeitszeit der Mitarbeiter genau überwacht werden muss. Das bedeutet nicht, dass Sie immer eine große Infrastruktur benötigen, um sie zu nutzen. KMUs benötigen möglicherweise diese Art der Installation, ebenso wie mittelständische oder große Unternehmen, die mit Drehkreuzen und Ausweislesern ausgestattet sind. Es gibt derzeit viele Tools, die alle Bedürfnisse von Unternehmen abdecken.
Warum sollte man in einem Unternehmen Tools für die Arbeitszeiterfassung einsetzen?
Wenn Unternehmen diese Art von Programm verwenden, liegt das daran, dass es viele Vorteile hat. Hier ist ein Überblick über die positiven Punkte und Grenzen dieser Art von Software:
Vorteile
- Automatisierung der Arbeitszeitüberwachung
- Erstellen mehrerer Administratorkonten
- Übersichtliche und detaillierte Berichte und Statistiken über Inputs und Outputs
- Einfacher Datenimport und -export
- Schnelle Arbeitszeitplanung
- Zutrittskontrolle
Nachteile
- Eingeschränkte Funktionen bei kostenlosen Versionen
Wie wählt man eine Online-Arbeitszeiterfassungssoftware aus?
- Ausrüstung: Vor der Auswahl einer Zeituhrsoftware ist es notwendig, eine Bewertung der bereits vorhandenen physischen Ausrüstung vorzunehmen. Gibt es Drehkreuze oder Badge-Leser? Sind die Mitarbeiter mit RFID-Badges ausgestattet oder sind ihre Fingerabdrücke ausreichend? Will das Unternehmen den Zugang zu bestimmten Bereichen gleichzeitig verwalten?
- Tätigkeitsbereich: Der Tätigkeitsbereich eines Unternehmens spielt bei der Wahl dieses Programms eine wichtige Rolle. Es ist notwendig zu überprüfen, ob die Software die Besonderheiten Ihrer Aktivitäten (flexible Arbeitszeiten, Nachtarbeit, Teilzeitarbeit....) berücksichtigt.
- Kundensupport: Die Fernunterstützung kann in das Angebot integriert werden. Es hängt alles vom Paket ab. Eine Überprüfung ist erforderlich, um festzustellen, ob das Abonnement Online-, Telefon- oder Chat-Support unterstützt. Im Allgemeinen ist dieser Service an 5 Tagen in der Woche zu genau definierten Zeiten verfügbar.
- Intergration und Interoperabilität: Einige Zeigerwerkzeuge sind mit der Lohnbuchhaltungssoftware kompatibel, was ein besseres Lohnmanagement ermöglicht. Es ist nicht mehr nötig, die Arbeitszeit zu zählen, die Software kümmert sich darum und die Daten werden direkt an die Lohnbuchhaltungssoftware übertragen.
