HR planung Software: Ratgeber
Wie wählt man die passende HR-Planungssoftware aus?
Zwischen Excel-Tabellen, Last-Minute-E-Mails und handgeschriebenen Urlaubsanträgen geht im Personalmanagement schnell der Überblick verloren. Aber was wäre, wenn du das alles mit einem einzigen Tool vereinfachen könntest? 🤯
HR-Planungssoftware hilft dir dabei, die Einsatzplanung, Abwesenheiten und sogar die Lohnabrechnung zentral zu steuern – automatisiert, transparent und gesetzeskonform. Kurz gesagt: ein echter Gamechanger für HR-Teams und Führungskräfte.
Doch nicht jede Lösung passt zu deinem Arbeitsalltag. Wie findest du also das richtige Tool für dein Unternehmen? Los geht’s 👇
Was ist eine HR-Planungssoftware?
Eine HR-Planungssoftware ist weit mehr als ein geteilter Kalender. Sie bündelt und automatisiert die Verwaltung von Schichtplänen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlauben – und teilweise auch der Lohnabrechnung.
Mit dem richtigen Tool erstellst du verlässliche und rechtssichere Pläne, die für alle zugänglich sind – jederzeit und überall. So wird das HR-Team zur echten Kommandozentrale im operativen Alltag.
Warum solltest du eine verwenden?
Hier sind fünf gute Gründe, warum du HR-Planungssoftware nicht länger ignorieren solltest:
- Weniger Zeitaufwand dank automatisierter und zentralisierter Prozesse
- Weniger Fehler bei der Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Einsatzverteilung
- Mehr Transparenz für Mitarbeitende (und weniger Rückfragen)
- Rechtssicherheit durch integrierte Arbeitszeitregeln
- Nahtlose Integration in die Lohnabrechnung
Und das alles in einer benutzerfreundlichen Oberfläche – mobil, intuitiv und modern.
Worauf solltest du achten?
Bevor du dich entscheidest, prüfe diese wichtigen Funktionen:
🧩 Visuelle und flexible Einsatzplanung
Drag-and-drop-Schichtplanung, Ansichten nach Team oder Standort, automatische Konflikterkennung.
🏖️ Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
Digitale Urlaubsanträge, automatische Genehmigungsprozesse und Kalender-Synchronisation.
⏱️ Zeiterfassung
Virtuelle Stechuhr, mobile Zeiterfassung, Erfassung von Überstunden und Pausenzeiten.
💸 Schnittstelle zur Lohnabrechnung
Datenexport für die Gehaltsabrechnung ohne manuelle Doppelerfassung.
📱 Mitarbeiterportal
Zugang zu Schichtplänen, Urlaubskonten und HR-Kommunikation via App oder Web.
⚠️ Warnhinweise & Compliance
Automatische Benachrichtigungen bei Arbeitszeitverstößen, fehlenden Pausen oder Überschreitungen gesetzlicher Grenzen.
Vergleich führender HR-Planungssoftwares
| Software |
Für wen |
Hauptfunktionen |
Kostenlose Testversion |
Startpreis |
| Factorial |
Wachsende KMU |
Planung, Urlaub, Lohnabrechnung, Mitarbeiterportal |
Ja |
Ab 4 €/Monat |
| Sage HR |
Großunternehmen |
Zeiterfassung, Planung, rechtliche Konformität |
Nein |
Auf Anfrage |
| Skello |
Gastronomie, Einzelhandel, Gesundheitswesen |
Visuelle Planung, digitale Zeiterfassung, Multi-Standort |
Ja |
Ab 35 €/Monat |
| Combo (ehem. Snapshift) |
KMU, Gastgewerbe, Handel |
Schichtpläne, Abwesenheiten, Export zur Lohnabrechnung |
Ja |
Ab 40 €/Monat |
| Lucca – Timmi |
Kleinbetriebe |
Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Lohnvorbereitung |
Ja |
Auf Anfrage |
Wie findest du das passende Tool?
Bevor du loslegst, klär intern folgende Fragen:
- Wie viele Mitarbeitende sollen geplant werden? Gibt es besondere Schichtmodelle?
- Sind die Arbeitszeiten fest, flexibel oder rotierend?
- Wird eine direkte Anbindung an die Gehaltsabrechnung benötigt?
- Arbeitet das Team mobil oder standortübergreifend?
👉 Tipp: Beziehe HR, Führungskräfte und Teammitglieder von Anfang an ein. Ihre Akzeptanz entscheidet über den Erfolg der Einführung.
Trends 2025: Was kommt?
Die Zukunft ist smart: KI-gestützte Einsatzvorschläge, automatische Konflikterkennung, vollständige Integration in HR-Suiten. Und: Mobile First ist längst Standard. Echtzeitzugriff, Push-Benachrichtigungen und App-Zugänge gehören heute einfach dazu.
Fazit
Eine moderne HR-Planungssoftware schafft Klarheit, Effizienz und Entlastung – vom Schichtplan bis zur Lohnabrechnung. Weniger Fehler, bessere Übersicht, zufriedene Teams.
Bist du bereit, Excel zu verabschieden und deine Personalplanung aufs nächste Level zu bringen?
