Factorial Zeiterfassung ist eine SaaS-Lösung für das Personalwesen, die für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelt wurde, die ihre HR-Prozesse zentralisieren, automatisieren und zuverlässig gestalten möchten. Das Modul zur Zeiterfassung und Zeitmanagement ermöglicht es HR-Teams, Führungskräften und Mitarbeitenden, Arbeitszeit, Abwesenheiten und Dienstpläne effektiv zu verwalten, unter Einhaltung der französischen Gesetzgebung (insbesondere “forfait jours”). Das Tool passt sich auch größeren Unternehmen an.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Reduzierung des Verwaltungsaufwands,
• bessere Übersicht über tatsächlich geleistete Arbeitszeiten,
• gesetzliche Compliance,
• und Verbesserung der Planung zur Vermeidung von Konflikten und Überlastungen.

Was sind die Hauptfunktionen von Factorial für das Zeitmanagement?

Arbeitszeitmanagement

Dieser Bereich zielt darauf ab, Anwesenheitszeiten, tatsächlich gearbeitete Stunden, Pausen, Überstunden etc. zu erfassen, zu verfolgen, zu kontrollieren und zu analysieren.

• Zeiterfassung / Stempeln: Mitarbeitende können ihre Ankunfts-, Abfahrts- und gegebenenfalls Pausenzeiten über Computer oder mobile App erfassen.
• Anpassbare Modi je nach Vertrag: insbesondere der forfait jours-Vertrag, bei dem der Mitarbeiter die gearbeiteten Tage oder Halbtage ohne klassische Zeiterfassung angibt.
• Überstundenmanagement: Definition von individuellen Regeln, Verfolgung der Stunden über Vertragsumfang hinaus, Automatisierung der Berechnung.
• Berichte und Exporte: Zeitdaten werden zentralisiert und liefern Dashboards sowie Berichte für Lohnabrechnung und Compliance.
• Anpassung an gesetzliche Vorgaben und Tarifverträge: Pausen, Feiertage, RTT, Ruhezeiten etc.

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung

Ermöglicht die Verwaltung von Abwesenheitsanträgen und deren Genehmigung, automatische Berechnung von Resturlauben und Überwachung von Ansprüchen.

• Online-Abwesenheitsanträge: Mitarbeitende stellen Anträge über einen persönlichen Bereich (ganze Tage oder halbe Tage).
• Genehmigungsworkflow: anpassbar je nach Abwesenheitsart, mit Möglichkeit zur Delegation oder Stellvertretung.
• Personalisierbare Abwesenheitstypen: bezahlter Urlaub, RTT, Krankheit, Homeoffice, vorübergehende Ausfälle etc.
• Zentraler Kalender: Übersicht aller Team-Abwesenheiten zur Vermeidung von Überschneidungen und zur Ressourcenplanung.
• Automatische Aktualisierung von Urlaubsständen: automatische Berechnung der verbleibenden Ansprüche, Integration bereits genommener Urlaubstage, Feiertage etc.
• Abwesenheitsreporting: Kennzahlen zur Analyse von Ursachen und Trends.

Dienstplanverwaltung

Ermöglicht die Planung von Arbeitszeiten, Personal, Schichten, Standorten etc. unter Berücksichtigung von Abwesenheiten und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit.

• Erstellung personalisierter Dienstpläne: feste oder variable Arbeitszeiten, rotierende Schichten, häufig genutzte Zeitmodelle.
• Einfache Teamzuweisung: Drag & Drop von Schichten, Zuordnung nach Verfügbarkeit, Arbeitsort oder Team.
• Echtzeit-Visualisierung und Warnungen: Manager sehen veröffentlichte, individuelle oder kollektive Pläne und prüfen Konflikte oder Überschneidungen.
• Integration von Abwesenheiten in die Dienstpläne: Abwesenheiten und Urlaube werden angezeigt, um Vertretungen zu planen oder Ressourcen auszugleichen.
• Mobile App zur Einsicht: Mitarbeitende können ihre Dienstpläne mobil einsehen.

Zentrales und intuitives Dashboard

Factorial stellt ein übersichtliches und anpassbares Dashboard bereit, das HR-Verantwortlichen und Managern ermöglicht, alle aktuellen und zukünftigen Abwesenheiten schnell einzusehen.

So kann man beispielsweise auf einen Blick erkennen, ob ein Team in einem bestimmten Zeitraum unterbesetzt sein könnte, dank visueller Indikatoren wie Warnungen bei Überschneidungen von Urlauben.

Berichte und Analyse des Abwesenheitsverhaltens

Factorial bietet fortgeschrittene Analyse-Tools, um Trends bei Abwesenheiten im Unternehmen zu verfolgen. So kann ein HR-Verantwortlicher etwa einen Quartalsbericht erstellen, um Spitzenzeiten bei Abwesenheiten oder besonders betroffene Abteilungen zu identifizieren und gezielt Maßnahmen einzuleiten.

Geteilter und interaktiver Abwesenheitskalender

Factorial stellt einen gemeinsam nutzbaren Abwesenheitskalender bereit, der allen Mitarbeitenden und Führungskräften zugänglich ist. Dieser Kalender ermöglicht die Echtzeit-Ansicht der Urlaubszeiten jedes Mitarbeiters und erleichtert so die Teamplanung und -verwaltung.

Ein Manager kann so schnell erkennen, ob mehrere Mitglieder desselben Teams in einem wichtigen Zeitraum abwesend sind und entsprechend die Dienstpläne anpassen. Der Kalender lässt sich zudem mit anderen Verwaltungstools synchronisieren für eine optimale Organisation.

Weitere relevante Funktionen

• Vertragsverwaltung: Integration verschiedener Vertragsarten, insbesondere des forfait jours.
• Konfiguration interner Richtlinien: Tarifverträge, Feiertage, RTT etc.
• Automatische Benachrichtigungen: für Abwesenheitsanträge, Genehmigungen, Planänderungen und Erinnerungen.

Warum Factorial wählen?

• Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben: Automatisierung von Anträgen, Genehmigungen und Saldenberechnungen.
• Erhöhte gesetzliche Compliance: Einhaltung französischer Vorgaben (Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit, forfait jours, RTT etc.).
• Umfassende Übersicht über Zeit und Ressourcen: Dashboards und Teamkalender zur Bedarfsvorausschau.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: feste oder flexible Arbeitszeiten, rotierende Schichten, vielfältige Abwesenheitsarten.
• Autonomie für Mitarbeitende: Einsicht in Pläne, Salden und Anträge über einen persönlichen Bereich, auch mobil.