Gesetzliche Rechnungsstellung: alles über E-Invoicing-Verpflichtungen
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen zur Rechnungsstellung einzuhalten. Im Allgemeinen ist es die Aufgabe der Buchhaltung, die Aktualisierungen des Regelwerks zu erfassen und die Einhaltung der Vorschriften bei der Rechnungsstellung sicherzustellen.
In diesem Artikel geht Appvizer auf die wichtigsten Aspekte der Rechnungsstellung ein : das Gesetz, die zuständigen Behörden, die Arten von Rechnungen, die Kontrollelemente usw. Außerdem erfahren Sie, welche Vorteile die Einrichtung automatisierter Rechn ungsverfahren bietet und welche Geräte für die Rechnungsstellung verwendet werden sollten.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein Dokument, das finanzielle Transaktionen belegt, wie z. B.:
- den Verkauf oder die Erbringung von Dienstleistungen zwischen Freiberuflern,
- den Verkauf oder die Erbringung von Dienstleistungen zwischen einer Privatperson und einem Gewerbetreibenden (Kunde/Lieferant).
Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, die viele der zu beachtenden rechtlichen Anforderungen gemeinsam haben, sich aber in anderen Punkten unterscheiden:
- normale Rechnung,
- berichtigte Rechnung,
- Zusammenfassende Rechnung,
- Proforma-Rechnung,
- vereinfachte Rechnung,
- vollständige Rechnung,
- elektronische Rechnung (E-Invoice).
Was ist die Verordnung über die Rechnungsstellung?
Es handelt sich um eine Reihe von Verpflichtungen, die Selbstständige und Unternehmen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung erfüllen müssen. Sie regelt unter anderem die folgenden Aspekte
- das Format, das die Rechnungen einhalten müssen,
- die erforderlichen Mindestangaben,
- die Personen oder natürlichen Personen, für die die Vorschriften gelten
- die bei der Ausstellung von Rechnungen einzuhaltenden Fristen .
Die geltenden Vorschriften versuchen, alle Aspekte der Rechnungsstellung zu regeln, aber für die Zwecke dieses Artikels werden wir uns auf die Bestimmungen der aktuellen Gesetzgebung konzentrieren:
- Königlicher Erlass 1619/2012 vom 30. November zur Verabschiedung der Verordnung über die Rechnungsstellungspflichten.
- Gesetz 25/2013 vom 27. Dezember zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung und zur Einrichtung eines Rechnungsregisters im öffentlichen Sektor.
Die staatliche Steuerverwaltungsbehörde (AEAT) ist für die Kontrolle der Mittel anderer nationaler öffentlicher Verwaltungen zuständig.
Elektronische Rechnungsstellung: Was bringt das?
Die elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in elektronischem Format ausgestellt, versandt und empfangen wird.
In Spanien ist die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen nicht zwingend vorgeschrieben, ihre Ausstellung hängt jedoch von der Zustimmung des Empfängers ab.
Das Gesetz sieht eine Gleichbehandlung von Papier- und elektronischen Rechnungen vor, sofern ab dem Ausstellungsdatum und während der gesamten Aufbewahrungsdauer die Echtheit ihrer Herkunft, die Echtheit ihrer
- die Echtheit seiner Herkunft,
- die Unversehrtheit seines Inhalts,
- ihre Lesbarkeit.
Die Rechnung wird notwendigerweise vom Lieferanten ausgestellt, sobald der Verkauf oder die Dienstleistung erfolgt ist. Nur in einigen Fällen kann die Rechnung periodisch oder zeitversetzt ausgestellt werden.
Wann ist die Ausstellung einer elektronischen Rechnung obligatorisch?
Das Gesetz sieht vor, dass Lieferanten von Produkten und Dienstleistungen für öffentliche Verwaltungen verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu verwenden und über eine allgemeine Eingangsstelle namens FACe einzureichen.
Wie müssen elektronische Rechnungen für öffentliche Verwaltungen beschaffen sein?
Es gibt eine Reihe von Mindestanforderungen, die bei der Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung erfüllt werden müssen. So müssen die Rechnungen:
- in einer vorgegebenen Computersprache verfasst sein,
- elektronisch signiert sein,
- den Empfänger angeben.
Was bedeutet die elektronische Rechnungsstellung für die öffentlichen Verwaltungen?
Sobald die elektronische Rechnung (in den vorgeschriebenen Formaten) ausgestellt ist, muss sie über das FACe-Webportal übermittelt werden. Dies ist ein allgemeiner Zugangspunkt für die Einreichung elektronischer Rechnungen durch die allgemeine Staatsverwaltung.
Alle Rechnungen müssen mit einer elektronischen Signatur versehen sein (auch hier gelten die gesetzlichen Bestimmungen).
In welchem Format muss die elektronische Rechnung vorliegen?
- ISO 19005 (PDF/A),
- PNG,
- JPEG 2000,
- Acrobat 5 (PDF 1.4) oder höher,
- TIFF 6.0 oder höher.
Rechnungen für die öffentliche Verwaltung müssen in einer bestimmten Computersprache verfasst sein:
- Facturae 3.2 oder 3.2.1.
Arten von elektronischen Rechnungen
Strukturiertes Format
Hierbei handelt es sich um Rechnungen, die unter Verwendung von Standardformaten erstellt werden, wie im vorherigen Punkt erwähnt. Diese Rechnungen können automatisch erstellt und übermittelt werden und werden von den Steuerbehörden direkt anerkannt, da die Daten von den offiziellen Systemen interpretiert werden können.
Unstrukturiertes Format
Wenn Sie sich fragen, ob Sie Ihre Papierrechnungen in ein elektronisches Format umwandeln können, lautet die Antwort: Ja. In diesem Fall würde es sich um eine Rechnung in unstrukturiertem Format handeln.
Das heißt, es handelt sich um Papierrechnungen, die nachträglich digitalisiert worden sind. Mit anderen Worten, gescannt oder mit optischer Zeichenerkennung (OCR) in den Formaten PDF, JPEG usw. erstellt.
8 Vorteile der Online-Rechnungsstellung
Die Einführung eines elektronischen Instruments zur Entmaterialisierung oder Digitalisierung von Rechnungen erleichtert die kaufmännische und finanzielle Verwaltung von Unternehmen oder die Tätigkeit von Selbstständigen⋅as ist möglich. Dies begünstigt auch
- eine vereinfachte Überwachung der Zahlungen,
- den Bankabgleich,
- die automatische Übermittlung an staatliche Stellen,
- die Interoperabilität mit anderen Instrumenten der Unternehmensverwaltung.
Aber das ist noch nicht alles. Im Folgenden finden Sie acht weitere Vorteile, die sich aus der Einrichtung eines elektronischen Rechnungsstellungssystems ergeben.
1) Kostensenkung
Die Einführung einer papierlosen Politik (oder deren deutliche Reduzierung) bedeutet, dass die Kosten für die Bearbeitung (Personal), die Menge des bedruckten Papiers, die verbrauchte Tinte, Briefmarken und Umschläge für den Versand sowie die Kosten für die Aufbewahrung (Papier, physischer Raum für Archive usw.) entfallen.
2) Schnelligkeit der Rechnungsverarbeitung
Der Postversand lässt sich nicht mit der elektronischen Bearbeitung vergleichen. Die elektronische Rechnungsstellung automatisiert auf digitalem Wege die Rechnungsstellung, die Buchhaltung und die Zahlungsvorgänge. Darüber hinaus kann sie mit jedem Informationssystem des Unternehmens verbunden werden.
3. Zeitersparnis
Durch den Wegfall der Lieferzeiten dank der automatischen Fernübertragung der Rechnungen werden die Bearbeitungsgeschwindigkeit und die Produktivität der Mitarbeiter erhöht :
- Automatisierung der Buchhaltungsberichte,
- Elektronische Signatur und elektronische Übermittlung machen zeitraubende menschliche Eingriffe überflüssig,
- Lagerung, Abholung und Versand sind mit wenigen Mausklicks erledigt.
4. garantierte Rückverfolgbarkeit und bessere Kontrolle
Jedes elektronische Rechnungsdokument, das den Standardformaten für die Dematerialisierung entspricht, ist in den elektronischen Archiven leicht identifizierbar. Der Geschäftsprozess und die Kommunikation mit der Steuerbehörde werden verbessert.
5. Erhöhte Produktivität
Die Dematerialisierung von Rechnungen zwischen Kunden und Lieferanten sowie die Synchronisierung mit anderen Geschäftswerkzeugen (wie Lagerverwaltungssoftware oder Buchhaltungssoftware) ermöglicht es:
- die eingehenden und ausgehenden Ströme zu regulieren,
- einen globalen Überblick über die Entwicklung des Unternehmens zu erhalten,
- bessere Entscheidungen zu treffen.
6. Verringerung von Fehlern und Konflikten
Computergestützte Lösungen machen keine Rechenfehler: Konfigurieren Sie Ihr Tool und vermeiden Sie das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe. Darüber hinaus garantieren Zertifizierungen und zugelassene Software die Richtigkeit der Daten und den Aussteller der Rechnungen.
7. Bessere Lesbarkeit, Authentizität und Integrität
Dies sind die vier Grundsätze der elektronischen Rechnungsstellung:
- Sie garantieren die Integrität der Rechnung.
- Ermöglichung einer ständigen Kontrolle sowie der Systematisierung der Authentifizierungsverfahren.
- Förderung der Lesbarkeit durch die Verwendung von standardisierten Formaten und gemeinsamen Technologien.
- Vereinfachung des automatischen Empfangs per E-Mail oder über ein anderes Online-Informationssystem.
8. Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit
Die Ersetzung von Papier durch elektronische Formate führt zu einer erheblichen Senkung der direkten Kosten, einer schnelleren (automatischen) Bearbeitung und kürzeren Durchlaufzeiten. Durch die Steigerung der Produktivität schlagen sich die finanziellen Auswirkungen in echten Einsparungen und einer langfristig wettbewerbsfähigeren Leistung nieder.
Wie kann man elektronisch fakturieren?
Heutzutage ist die Technologie Ihr bester Verbündeter: SaaS (Software as a Service) -Fakturierungslösungen sind Werkzeuge, die speziell für die Erstellung elektronischer Rechnungen mit wenigen Klicks entwickelt wurden. Darüber hinaus berücksichtigt die Software für die elektronische Rechnungsstellung die für jeden Sektor, jeden Käufer, jede Ware oder Dienstleistung geltenden Vorschriften und steuerlichen Verpflichtungen usw.
BitFactura zum Beispiel ist eine SaaS-Rechnungsstellungslösung, bei der die Daten dank des SSL-Sicherheitsprotokolls sicher in der Cloud gespeichert werden. Sie können von überall und mit jedem Gerät auf die Informationen zugreifen.
Die E-Invoicing-Prozesse umfassen die automatische Berechnung der eingegebenen Gebühren, die Einbeziehung des IRPF oder des Recargo de Equivalencia, die regelmäßige Überwachung des Status der Zahlungen und die Erstellung ähnlicher und wiederkehrender Rechnungen.
Entdecken Sie die vielen anderen Lösungen für die Rechnungsstellung, die Ihnen zur Verfügung stehen, um Ihre Buchhaltung auf dem neuesten Stand zu halten. Vergleichen Sie sie und wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihnen passt.
E-Invoicing: ein Schlüsselthema für Unternehmen
Die Einhaltung der Rechtsvorschriften ist eines der Hauptanliegen aller Arten von Unternehmen: Kleinstunternehmen, freie Berufe, KMU, Selbstständige. Mit der Entwicklung der europäischen Gesetzgebung erfordert die elektronische Rechnungsstellung Lösungen, die die Automatisierung der Prozesse erleichtern und eine Tätigkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften garantieren.
Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, was das Gesetz in Bezug auf die Rechnungsstellung vorschreibt. Der nächste Schritt besteht darin, über elektronische Geräte zu verfügen, die Ihnen helfen, die Buchhaltung Ihres Unternehmens oder Ihres Privatunternehmens zu regeln .
Hinterlassen Sie uns Ihre Kommentare und teilen Sie uns mit, wie Sie die Einhaltung der Rechnungsstellungspflichten sicherstellen.
Artikel übersetzt aus dem Spanischen