[Tutorial] Wie kann man sich eine Rechnung online bezahlen lassen?

Fast 15 000 kleine und mittlere Unternehmen schließen jedes Jahr aufgrund von Zahlungsausfällen. Die meisten dieser Fälle sind auf vergessene und ungedeckte Schecks zurückzuführen.

Wenn Sie sich für die elektronische Rechnungsstellung mit einer Online-Zahlungsmethode entscheiden, verringern Sie das Risiko von Zahlungsverzug, Vergessen und Missverständnissen.

In diesem Tutorial zur Rechnungsstellung sehen wir uns an , wie Sie sich Rechnungen online bezahlen lassen und so Ihr Verkaufsmanagement in den Griff bekommen und gleichzeitig Zeit sparen .

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Wie können Sie unbezahlte Rechnungen vermeiden und Zeit bei der Rechnungsstellung sparen?

Der Hintergrund

In unserer Konsumgesellschaft, in der alles schnell gehen und reibungslos ablaufen muss, wünschen sich die Kunden ein persönliches, reibungsloses und schnelles Erlebnis. Bei der kleinsten Schwierigkeit ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie ihre Suche, ihren Kauf oder ihre Bezahlung aufschieben oder sogar aufgeben und Sie vergessen.

Wenn Sie für Ihre Kunden da sind und es ihnen leicht machen, bauen Sie ein Vertrauensverhältnis auf und werden früher bezahlt.

Allerdings sind Verkaufsmanagement und Kundenbeziehungen zeitraubende Aufgaben, die aufgrund von Zeitmangel und fehlenden Mitteln schwer zu bewältigen sein können, insbesondere für Kleinstunternehmen und Selbstständige.

Hier sind daher einige Tipps, wie Sie bei der Verwaltung Ihrer Verkäufe Zeit sparen und unbezahlte Rechnungen vermeiden können.

Die Lösungen, die Sie einsetzen können

1. Organisieren und aktualisieren Sie Ihre Daten.

Sie finden die Informationen und Kontakte, die Sie suchen, leichter, wenn Sie sie zentral in einem einzigen digitalen Ordner oder einer einzigen Software speichern. Außerdem ist es viel praktischer, wenn Sie Ihre Daten gemeinsam nutzen müssen. Indem Sie sie nach Kategorien ordnen (Privatkunde, Geschäftskunde, neues Produkt, gebrauchtes Produkt, Schulung, Dienstleistung...) und regelmäßig aktualisieren, vermeiden Sie Fehler und doppelte Einträge.

2. Überprüfen Sie die Bonität des Kunden.

Vorbeugen ist besser als heilen. Wenn es sich bei Ihrem Kunden um ein Unternehmen handelt, überprüfen Sie seine Bonität bei speziellen Auskunftsseiten. Dadurch erhalten Sie ein umfassendes Bild von der Gesundheit des betreffenden Unternehmens.

Sie können auch direkt bei Ihrem Kunden oder seinen Lieferanten nachfragen.

3. Seien Sie in Ihrer Kundenbeziehung reaktionsschnell.

Ein Kunde, der schnell das bekommt, was er verlangt, ist ein zufriedener Kunde. Beantworten Sie seine Fragen und senden Sie ihm die erforderlichen Unterlagen so schnell wie möglich zu. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, sich von der Konkurrenz abzuheben.

Mahnen Sie Angebote und Rechnungen vor dem Fälligkeitsdatum an, um sicherzustellen, dass Ihr Kunde Sie nicht vergessen hat und es keine Probleme auf seiner Seite gibt.

Wenn Sie nach dem ersten Tag der Fälligkeit der Rechnung noch keine Zahlung erhalten haben, senden Sie eine erste Mahnung oder rufen Sie direkt an, um mehr zu erfahren und eine einvernehmliche Lösung vorzuschlagen.

4. Fordern Sie Abschlagszahlungen an

Durch die Zahlung von Anzahlungen können Sie sowohl die Kosten für Rohstoffe, die manchmal teuer sein können, als auch die Arbeitskosten bei einem langfristigen Vertrag vorstrecken. So vermeiden Sie mittelfristig Liquiditätsengpässe.

Wenn der Kunde eine Anzahlung leistet, verpflichtet er sich, das Produkt oder die Dienstleistung unter Androhung von Schadensersatz zu bezahlen. Daher wird er eher bereit sein, den Restbetrag nach Abschluss der Arbeit zu begleichen. Denken Sie daran, Ihren Kunden zu benachrichtigen, wenn Sie den schriftlichen Vertrag aufsetzen, und vergessen Sie nicht, die Anzahlung in Ihren Geschäftsbedingungen zu erwähnen, damit sie rechtsgültig ist.

5. Sehen Sie Entschädigungszahlungen vor.

Denken Sie daran, auf Ihren Angeboten und Rechnungen sowie in Ihren Verkaufsbedingungen Ausgleichsentschädigungen und deren Modalitäten zu erwähnen.

Wenn Ihr Kunde ein Unternehmen ist, ist der Hinweis auf eine pauschale Entschädigung von 40 € für Einziehungskosten, wie sie im Dekret Nr. 2012-1115 vom 2. Oktober 2012 vorgesehen ist, obligatorisch. Unabhängig davon, ob Ihr Kunde eine Privatperson oder ein Gewerbetreibender ist, können Sie einen Tagessatz für die Entschädigung festlegen. Dieser muss mehr als das Dreifache des geltenden gesetzlichen Satzes betragen, d. h. 2,58 € für 2019.

Sie können ab dem Tag nach dem auf Ihrer Rechnung angegebenen Zahlungsdatum Verzugszinsen verlangen. Im Falle einer Zahlung mit Standardfrist sind die Vertragsstrafen am 31. Tag nach Erhalt der Ware oder Erbringung der Leistung fällig.

6. Bieten Sie schnelle und sichere Zahlungsmöglichkeiten an.

Bieten Sie Ihren Kunden Zahlungserleichterungen an, indem Sie ihnen verschiedene Zahlungsmöglichkeiten anbieten: Kreditkarte, Überweisung, SEPA (für Abonnements), Online-Lösung etc.

Wussten Sie, dass 5 Millionen ungedeckte Schecks ausgestellt wurden in Frankreich allein im Jahr 2018? Wenn Ihr Käufer um jeden Preis per Scheck bezahlen möchte, schützen Sie sich, indem Sie nach Möglichkeit einen Bankscheck anfordern.

7. Verwenden Sie eine Rechnungssoftware mit integrierter Online-Zahlung.

Wenn Sie Ihre Verkäufe von A bis Z mit einer einzigen Software verwalten, sparen Sie Zeit bei Ihren Verwaltungsaufgaben, indem Sie die Rechnungsstellung und den Versand Ihrer Dokumente zentralisieren und automatisieren.

Keine Papierrechnung mehr, die verloren geht, Sie sparen Postgebühren und es ist auch noch umweltfreundlich.

Mit der Online-Zahlung kann Ihr Kunde sofort nach Erhalt der Rechnung bezahlen; das reduziert Verzögerungen und vergessene Zahlungen erheblich.

Tutorial zur Online-Rechnungsstellung und -Bezahlung

Wie wir bereits gesehen haben, ist die Verwendung einer Rechnungssoftware mit integrierter Zahlungslösung ein wirksames Mittel, um Ihre Verkäufe schnell und einfach zu verwalten und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

Wir wollen uns nun ansehen, wie Sie online Rechnungen stellen und bezahlt werden können.

Für dieses Tutorial werden wir die Rechnungssoftware INFast verwenden. Mit dieser globalen Lösung für das Verkaufsmanagement können Sie insbesondere abdecken :

• die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, die dem Gesetz zur Betrugsbekämpfung entsprechen,
• die Online-Zahlung,
• die Verwaltung von Kunden- und Produkt-/Dienstleistungsdaten,
• die Überwachung der Rechnungsstellung und der Zahlungen,
• die Kundenmahnungen.

Stellen wir uns nun den Fall des Landschaftsgärtners David Fabre vor.

Nach mehreren Jahren in einem Unternehmen hat David vor zwei Jahren beschlossen, sich selbstständig zu machen. Der Landschaftsgärtner hat sich einen guten Ruf aufgebaut und erhält zahlreiche Aufträge. Nur ließen einige Zahlungen auf sich warten und David befand sich in einer fragilen finanziellen Situation. Außerdem ist die Verwaltung der Rechnungen eine zeitraubende Aufgabe geworden. Er hat nicht mehr genug Zeit, um sich seiner Familie zu widmen. Dies macht sich in seiner Moral und seiner täglichen Organisation bemerkbar.

David entschied sich daher für den Einsatz einer Rechnungssoftware, um die Verkaufsabwicklung zu automatisieren und schneller bezahlt zu werden.

Herr Müller ist ein treuer Kunde von David, leider kann er manchmal kopflastig sein und seine Zahlungen hinauszögern. Sehen wir uns an, wie David seine Zahlungsfristen in den verschiedenen Fällen, die ihm begegnen werden, verbessern kann.

1. Bevor er anfängt

Zuallererst gibt David bei seinem ersten Login die Informationen über sein Unternehmen an. Dies ermöglicht es ihm, zukünftige Aufgaben zu automatisieren.

Er klickt auf seinen Namen in der oberen linken Ecke des Fensters. Dann klickt er im Dropdown-Menü auf "Mein Unternehmen".

David füllt die folgenden Informationen aus:

• Firmenname,
• Kontaktdaten,
• SIRET-Nr. und SIREN-Nr,
• MwSt.-Nr,
• Rechtsform,
• Impressum.

Diese Angaben erscheinen von vornherein auf allen Rechnungsdokumenten, die erstellt werden. Sie können jederzeit im Konto von David oder direkt auf den Rechnungen von Fall zu Fall geändert werden.

2. Einen Kostenvoranschlag bearbeiten und versenden

Zur Erinnerung: Ein Kostenvoranschlag ist seit dem Hamon-Gesetz 2014 für die meisten Aktivitäten verpflichtend. Abgesehen davon ist er für David auch ein gutes Mittel, um einen Verkauf abzusichern und sich im Falle eines Rechtsstreits zu schützen.

Herr Dupont möchte einen Zaun bestellen, um seinen Außenbereich abzuschließen. Er bittet David daher um einen Kostenvoranschlag.

Um einen Kostenvoranschlag von seinem Dashboard aus zu erstellen, geht David auf "Start" und dann auf "Kostenvoranschlag erstellen".

Was muss im Kostenvoranschlag stehen?

Bei der Erstellung seines Kostenvoranschlags muss David Folgendes ausfüllen:

• den Namen und die Kontaktdaten des Kunden (hier: Herr Müller),
• die detaillierte Abrechnung jeder Leistung und/oder jedes Produkts in Menge und Stückpreis (ohne MwSt.),
• den Preis für die Arbeitskraft ohne Steuern,
• die geltenden Mehrwertsteuersätze, falls anwendbar, je nach Art der Produkte und Leistungen,
• die Gültigkeitsdauer des Angebots.

Das Datum und die Nummerierung des Angebots werden automatisch von der Software übernommen und sind nicht veränderbar, damit das Angebot und die darauf folgende Rechnung dem Gesetz zur Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug entsprechen.

David erwähnt außerdem alle relevanten Details wie Lieferbedingungen, Leistungsdaten, Garantiedauer etc.

Berechnung des Mehrwertsteuersatzes

David gibt den Preis seiner Artikel vor Steuern (exkl. MwSt.) und die Mehrwertsteuersätze (MwSt.) an. Die Software berechnet und zeigt sofort den Preis inklusive aller Steuern (inkl. MwSt.) an. Wenn kein Mehrwertsteuersatz angegeben wird, wird standardmäßig der Satz von 20 % angewendet.

Versand des Kostenvoranschlags

Unser Landschaftsgärtner sendet anschließend eine E-Mail-Benachrichtigung an Herrn Müller, indem er auf das E-Mail-Symbol unten rechts im Fenster drückt.

Martin Dupont öffnet seine E-Mail und klickt auf die Schaltfläche "Kostenvoranschlag ansehen". Er gelangt auf eine sichere Seite, auf der er den Kostenvoranschlag annehmen oder ablehnen kann.

Sobald Herr Müller den Kostenvoranschlag freigegeben hat, wird David sofort benachrichtigt.

3. Den Kostenvoranschlag in eine ordnungsgemäße Rechnung umwandeln

Nachdem David den Kostenvoranschlag akzeptiert hat, wandelt er ihn im selben Schritt in eine Rechnung um, indem er auf die Schaltfläche In Rechnung um wandeln unten rechts im Fenster klickt.

Sobald die Rechnung überprüft und gespeichert ist. Jetzt muss nur noch eine neue Benachrichtigung an Herrn Müller gesendet werden.

4. Sicher online bezahlt werden

Herr Müller erhält eine neue Benachrichtigungs-E-Mail.

Wenn Martin Dupont auf die Schaltfläche "Rechnung anzeigen" klickt, gelangt er direkt auf die Zahlungsseite , auf der auch die Rechnung zu sehen ist.

Er gibt seine Kreditkarteninformationen ein und bestätigt seine Zahlung.

Die Online-Zahlung ist durch 3D Secure geschützt und die Daten werden in Europa gespeichert und gesichert, wodurch die DSGVO eingehalten wird.

Die Zahlung wird registriert und die Rechnung wird in der Rechnungssoftware als "bezahlt" ver merkt.

David erhält eine Benachrichtigung über die Zahlung und die Zahlung wird dann auf sein Bankkonto überwiesen.

Durch das Angebot der Online-Zahlung verkürzt sich die Zeit, in der Rechnungen beglichen werden müssen, und kürzere Zahlungsfristen bedeuten mehr Wachstum für das Unternehmen.
Außerdem steigert David seinen Bekanntheitsgrad und seine Kundenbeziehung: Indem er reaktiv und aufmerksam ist, baut er eine Vertrauensbeziehung auf.

5. Verfolgen Sie die Zahlungen und mahnen Sie eine Rechnung an.

Den Überblick über die Zahlungen zu behalten, ist wichtig für die Gesundheit und den Cashflow seines Unternehmens, aber auch, um seine Kunden zum richtigen Zeitpunkt zu kontaktieren.

Indem er seine Dokumente nach Filtern sortiert, sieht David in Echtzeit den Status seiner Rechnungen und wen er mahnen muss.

Um die Öffnung von E-Mails und den Status von Angeboten und Rechnungen zu verfolgen, geht David auf die Registerkarte "Dokumente".

Das Symbol für einen offenen Umschlag zeigt an, dass der Kunde seine E-Mail geöffnet hat. Der geschlossene Umschlag zeigt an, dass der Kunde die an ihn gesendete E-Mail nicht abgerufen hat. Wenn nichts angezeigt wird, hat der Kunde die E-Mail nicht erhalten. David weiß, dass er eine neue Erinnerungs-E-Mail senden oder den Kunden direkt anrufen muss.

David nimmt Einblick in die beglichenen und unbezahlten Rechnungen. Er kann sehen, dass Herr Müller seine letzte Rechnung beglichen hat, die Rechnung vom 27. August aber immer noch offen ist.

David wird in der Lage sein, eine Nachricht zu senden, die auf dem Status der Rechnung und der Anzahl der in der Software angegebenen Verzugstage beruht.

Um Herrn Müller zu mahnen, wählt er eine der vorgeschlagenen vorausgefüllten Vorlagen aus:

• Vorrelais: Dies ist eine höfliche Nachricht, die gesendet werden soll, wenn das Fälligkeitsdatum des Angebots oder der Rechnung näher rückt;
• Mahnung 1: Dies entspricht der ersten Mahnungs-E-Mail ;
• Mahnung 2: Diese zweite, festere Mahnungs-E-Mail wird verschickt, wenn die erste Mahnung erfolglos geblieben ist.

Da es sich um eine erste Mahnung handelt, wählt David die Vorlage Mahnung 1.

Unser Landschaftsarchitekt stellt dann mit "Mahnungen und Vorlagen konfigurieren" die Mahnfristen ein .

Herr Müller erhält dann eine weitere Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird, seine Rechnung einzusehen. Er wird dann auf die Seite für die Online-Zahlung weitergeleitet, zusammen mit der Erinnerungs-E-Mail, sodass er seine Zahlungen sofort auf den neuesten Stand bringen kann.

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Abschließend

OnlineRechnungen zu stellen und bezahlt zu werden ist eine einfache und schnelle Lösung für ein reibungsloses Verkaufsmanagement. Wenn Sie die von uns aufgelisteten Best Practices übernehmen und auf eine Rechnungslösung anwenden, die Online-Zahlungen anbietet, werden Sie schneller bezahlt und behalten die Kontrolle über Ihren Cashflow. Sie sparen Zeit bei der Rechnungsstellung und verbessern Ihre Kundenbeziehungen. So können Sie sich beruhigt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Äußerungen und Positionen sind persönlich.