Welche Arten von Rechnungen gibt es und wie sind sie zu verwenden?
Die Rechnung ist ein Buchhaltungs- und Finanzdokument im Zusammenhang mit einem Handelsgeschäft. Es handelt sich dabei um eine detaillierte Auflistung von Waren oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen oder ein Selbständiger einem Kunden anbietet. Die Rechnung gibt unter anderem Auskunft über den fälligen Betrag, das Ausstellungsdatum und das Zahlungsdatum.
Entdecken Sie, welche Arten von Rechnungen es gibt und in welchen Situationen sie verwendet werden können. Appvizer hilft Ihnen in diesem Artikel dabei, dies herauszufinden.
Schauen wir uns genauer an, worum es sich bei jeder dieser Rechnungsarten handelt.
1. gewöhnliche Rechnung
Sie ist die am häufigsten verwendete und wird meist als Standardrechnung bezeichnet. In diesem Sinne dient sie dazu, eine wirtschaftliche Transaktion einer Reihe von Produkten oder Dienstleistungen zwischen einem Gläubiger und einem Schuldner zu erfassen.
Die gewöhnliche Rechnung kann vollständig oder vereinfacht sein, und aus ihr werden in der Regel die zusammenfassende Rechnung und die berichtigende Rechnung erstellt.
Im Folgenden wird ein Beispiel für eine gewöhnliche Rechnung gegeben:
2. zusammenfassende Rechnung
Die zusammenfassende Rechnung ist eine Rechnung, die eine Auflistung mehrerer Rechnungen enthält, mit dem Ziel, alle Vorgänge (nach Kunde oder Lieferant), die in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt wurden, zusammenzufassen.
Sie wird aus praktischen Gründen erstellt, wenn Sie im Laufe eines Kalendermonats verschiedene Vorgänge für denselben Empfänger durchgeführt haben und dieser es vorzieht, eine Zusammenfassung aller in diesem Zeitraum angebotenen Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten.
3. Berichtigungsrechnung oder Gutschriftrechnung
Die Berichtigungsrechnung war früher als Gutschriftsrechnung bekannt und wurde im Rahmen eines Geschäftsvorgangs verwendet, wenn eine Berichtigung oder Reklamation einer normalen Rechnung erforderlich war.
Für den Fall, dass eine oder mehrere Berichtigungen erforderlich sind, erlaubt das Gesetz die Zusammenstellung der Informationen in einer einzigen Berichtigungsrechnung. Die Fälle, die zu einer Berichtigungsrechnung führen können, sind:
- Die Notwendigkeit, Mengen oder Angaben zu korrigieren,
- die Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften,
- die Rückforderung der Mehrwertsteuer auf eine unbezahlte Rechnung.
4. Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiger Kostenvoranschlag in Form einer Rechnung. Sie dient dazu, einen Hinweis auf die Preise und allgemeinen Verkaufsbedingungen zu geben. Diese "vorläufige Rechnung" ist ein Dokument, das zu Informationszwecken übermittelt wird und daher keinen buchhalterischen Wert hat.
Im Gegensatz zum Kostenvoranschlag, der auch eine Zusammenfassung der durchzuführenden und kostenpflichtigen Maßnahmen darstellt, ist die Pro-forma-Rechnung im Falle einer eventuellen Meinungsverschiedenheit rechtsgültig.
Zusätzlich zu den grundlegenden Informationen kann sie folgende Angaben enthalten:
- die gegebenenfalls anfallende Steuer wie die Mehrwertsteuer oder die persönliche Einkommensteuer,
- ausführliche Angaben sowohl zum Lieferanten als auch zum potenziellen Kunden,
- eine detaillierte Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen,
- die mit dem Transport verbundenen Kosten,
- alle anderen relevanten Informationen.
5. Vereinfachte Rechnung
Die vereinfachte Rechnung ist eine Art von Dokument, das gemäß den Bestimmungen der Steuerbehörde verwendet wird, wenn:
- Eine Korrekturrechnung ausgestellt werden muss.
- Der Betrag übersteigt nicht 400 € oder 3.000 €, einschließlich Mehrwertsteuer, in Fällen wie:
- Einzelhandelsverkäufe.
- Verkäufe oder Ambulanzdienste oder Dienstleistungen in der Wohnung des Verbrauchers.
- Beförderung von Personen und deren Gepäck.
- Hotel- und Restaurantdienstleistungen sowie Tanzlokale und Diskotheken.
- Telefondienstleistungen, die über öffentlich zugängliche Telefonzellen oder mit Hilfe von Karten erbracht werden, die keine Identifizierung des Inhabers ermöglichen.
- Friseurdienste, Schönheitssalons, chemische Reinigung und Wäscherei.
- Benutzung von Sportanlagen, Parkplätzen und gebührenpflichtigen Autobahnen.
- Entwicklung von Fotografien und Dienstleistungen von Fotostudios und Filmverleih.
Diese Art von Rechnung ersetzt den alten Kaufbeleg. In diesem Sinne hat die Quittung ihren Wert als Buchhaltungsbeleg und Nachweis der Ausgaben verloren.
6. Elektronische Rechnung
Schließlich gibt es noch die elektronische Rechnung, bei der es sich um jede Art von Rechnung handelt, die elektronisch mit Hilfe von Software, einer Excel-Tabelle oder auf Papier ausgestellt und anschließend digitalisiert wird.
Bei den elektronischen Rechnungen oder E-Invoices gibt es Rechnungen in strukturierten und unstrukturierten Formaten.
- Strukturierte Formate: Sie können dank der Interpretation von strukturierten Computersprachen wie XML, EDIFACT usw. von Computersystemen automatisch erstellt, übermittelt und verarbeitet werden.
- Unstrukturiertes Format: Es handelt sich um Papierrechnungen, die anschließend digitalisiert werden: PDF, JPEG, PNG usw. Die Verarbeitung erfolgt nicht automatisch.
Dank der von der Fakturierungssoftware angebotenen Dienste kann diese Art von Dokument durch die Funktionen der elektronischen Signatur gültig gemacht werden. Darüber hinaus wird die Erstellung und Ausstellung aller Arten von Rechnungen dank der Automatisierung der Verfahren vereinfacht.
Hören Sie nicht auf, Rechnungen zu schreiben, und sichern Sie den Erfolg Ihrer Geschäftstätigkeit zu jeder Zeit!
Artikel übersetzt aus dem Spanischen