Wie erstellt man eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung?

Die elektronische Rechnungsstellung steht im Mittelpunkt der Herausforderungen der Dematerialisierung für alle Unternehmen. Die Papierrechnung verschwindet und wird durch die elektronische Rechnung ersetzt, die den Unternehmen viele Vorteile bietet, z. B. eine schnellere Bearbeitung und finanzielle Vorteile. Doch all diese Veränderungen werfen Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung auf, und vor allem die wichtigste Frage überhaupt: Wie wird eine elektronische Rechnung in der Praxis erstellt?

Wie ist das Verfahren zu befolgen? Welche Informationen müssen eingegeben werden? Wie kann man die Website des Finanzamts nutzen, um eine elektronische Rechnung ohne Fehler zu erstellen?

Appvizer liefert Ihnen alle Antworten in diesem Artikel.

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Wie erstellt man eine elektronische Rechnung: Wo fängt man an?

Um eine elektronische Rechnung zu erstellen, ist es heutzutage einfach, eine Software zu finden, die den gesamten Prozess schnell und effizient abwickelt. Die meisten sind kostenpflichtig, aber es gibt auch eine kostenlose Lösung, die ein wenig mehr Einarbeitung erfordert und von der Handelskammer angeboten wird.

Wenn Sie Ihre elektronische Rechnung jedoch selbst erstellen möchten, können Sie den besonderen Service des Finanzamts in Anspruch nehmen.

Das Finanzamt ermöglicht Ihnen dank seines Computersystems Sistema d'interscambio, nachdem Sie die elektronischen Rechnungen über das Portal des Finanzamts oder über eine Software erhalten haben, Folgendes

• Überprüfen, ob die elektronischen Rechnungen korrekt ausgefüllt sind und ob die Signatur echt ist.
• Zustellung der elektronischen Rechnungen an den Adressaten.

Die folgenden Parteien sind für diesen Dienst berechtigt

• alle Inhaber der Mehrwertsteuer
• Pauschal-, Mindest- und Landwirte (sie sind nicht verpflichtet, die Wahl bleibt also freiwillig)

Das Austauschsystem ist auch für die Steuerbehörde und das MEF von Vorteil, da sie alle wirtschaftlichen Transaktionen, die für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen getätigt werden, überprüfen können. Es werden sowohl B2B- (Handel zwischen Unternehmen) als auch B2C-Umsätze (Handel zwischen Unternehmen und Kunden) geprüft.

Registrierung auf der Website des Finanzamts

Der erste Vorgang, der durchgeführt werden muss, ist die Registrierung auf der Website des Finanzamtes. Dazu müssen Sie in Ihrem "reservierten Bereich" auf das Registrierungssymbol klicken.

Bei der Registrierung müssen Sie die folgenden Daten eingeben:

• Steuernummer;
• letzte Steuererklärung;
• die Stelle, über die die vorgenannte Erklärung eingereicht wurde;
• Gesamteinkommen.

Nach Abschluss der Registrierung sendet Ihnen der Webdienst per E-Mail Ihren persönlichen PIN-Code zu, mit dem Sie Zugang zu Ihrem persönlichen Bereich erhalten. Der Code, den Sie per E-Mail erhalten, enthält nur 4 der 6 Ziffern, aus denen die PIN besteht. Die beiden fehlenden Ziffern werden Ihnen innerhalb von höchstens zwei Wochen per Post zugesandt.

Ein weniger langwieriges und komplexes Verfahren wird den Inhabern der Nationalen Dienstleistungskarte angeboten: Sie haben den Vorteil, dass sie die PIN vollständig erhalten, wenn sie sich auf der Website der Agenzia delle Entrate anmelden.

Wenn Sie im Besitz des digitalen SPID-Codes sind, können Sie ohne zusätzliche Verfahren auf Ihren persönlichen Bereich zugreifen.

Wie man eine elektronische Rechnung auf der Website der Agenzia delle Entrate erstellt

Sobald Sie sich auf dem Portal der Steuerbehörde registriert haben, können Sie auf Ihren persönlichen Bereich zugreifen. Unter allen angebotenen Diensten finden Sie auch den Bereich elektronische Rechnungsstellung, in dem Sie elektronische Rechnungen erstellen, versenden und empfangen können.

Gehen Sie einfach in den Bereich "Rechnungen und Gebühren", wählen Sie die Art der Rechnung aus (normale, vereinfachte oder PA-Rechnung) und fahren Sie mit der Erstellung Ihrer elektronischen Rechnung fort.

Die Daten für die Erstellung einer elektronischen Rechnung

Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Rechnungen: normale, vereinfachte oder PA-Rechnungen (Public Administration). Bei der Erstellung der elektronischen Rechnung müssen jedoch einige Informationen unbedingt angegeben werden

• die Angaben zum Aussteller: Firmenname, Umsatzsteuernummer, Steuernummer, Anschrift;
• Angaben zum Kunden: Zusätzlich zu den oben genannten Daten muss der Empfängercode angegeben werden, ein wesentliches Element, über das das Austauschsystem die Rechnung an den Empfänger senden kann
• die allgemeinen Angaben zur Rechnung: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Betrag der zu zahlenden Waren und Dienstleistungen, Mehrwertsteuersatz. Es muss auch angegeben werden, ob Steuerbefreiungen in Betracht kommen (unter Angabe des entsprechenden Gesetzesartikels) oder ob eine geteilte Zahlung erfolgt ist;
• der Grund für die Zahlung;
• die Einzelheiten des Vertrags: Dieser letzte Punkt ist nur dann erforderlich, wenn die elektronische Rechnung Arbeiten für öffentliche Auftraggeber betrifft oder durch EU-Subventionen finanziert wird. Ist dies der Fall, müssen der GIP-Code (Ausschreibungsidentifikationscode) und der CUP-Code (eindeutiger Projektcode) angegeben werden. Ohne diese beiden Angaben sind die öffentlichen Verwaltungen nicht in der Lage, die Zahlung der Rechnung nachzuweisen.

Wenn alle Felder der elektronischen Rechnung ordnungsgemäß ausgefüllt wurden, können Sie mit der Überprüfung fortfahren, indem Sie den Abschnitt "Zusammenfassung" aufrufen . Wenn Sie keine Fehler gefunden haben, können Sie bestätigen. Sobald Sie auch das OK vom "Empfangssystem" erhalten haben, können Sie die elektronische Rechnung auf Ihrem PC speichern, um die digitale Signatur hinzuzufügen.

Versenden der elektronischen Rechnung

Wie bereits erwähnt, können Sie die elektronische Rechnung, die Sie mit Hilfe der Website des Finanzamts erstellt haben, auf Ihrem PC speichern, indem Sie auf "XML speichern" (eXtensible Markup Language) klicken. Das XML-Format ist das einzige verfügbare und durch das Austauschsystem validierte Format.

Nachdem Sie die Datei auf Ihrem Computer gespeichert haben, müssen Sie vor dem endgültigen Versand noch eine weitere Bearbeitung vornehmen: das Hinzufügen der digitalen Signatur. Sie benötigen eine spezielle Software, um die digitale Signatur auf dem Dokument anzubringen.

Die ordnungsgemäß ausgefüllte und unterzeichnete elektronische Rechnung muss dann in den persönlichen Bereich hochgeladen werden, der für den Versand elektronischer Rechnungen eingerichtet wurde. Wählen Sie dazu die Option "Übertragung" und laden Sie die XML-Datei hoch.

Nach der Übermittlung der elektronischen Rechnung erhält der Absender eine Bestätigungsnachricht. In dieser Mitteilung sind Uhrzeit, Datum und ID-Code angegeben. Sie können den Fortschritt des Vorgangs in Ihrem persönlichen Bereich erneut überprüfen.

Das schrittweise Verfahren: Tipps zur Fehlervermeidung

• Denken Sie daran, dass Sie beim ersten Versuch, eine elektronische Rechnung zu erstellen, bei der Eingabe der Daten, insbesondere der Lieferantendaten, sehr vorsichtig sein müssen. Am einfachsten können Sie sich vergewissern, dass Sie alle Informationen korrekt eingegeben haben, indem Sie das Steuerregister konsultieren. Dort finden Sie eine vorformatierte Vorlage mit allen erforderlichen Daten, die Sie nach Ihren Wünschen ändern können. Das einzige Feld, das nicht geändert werden kann, ist die Mehrwertsteuernummer.
• Bei der Eingabe der Empfängerdaten für die elektronische Rechnung kommt es sehr häufig vor, dass das Feld "Empfängercode" ausgelassen oder falsch ausgefüllt wird. Dies kann zu Problemen beim Empfang der elektronischen Rechnung führen. Wenn die Telematikadresse fehlt, kann die elektronische Rechnung nicht an den richtigen Empfänger zugestellt werden. Die Telematikadresse für den Rechnungsempfang kann auf drei verschiedene Arten angegeben werden. Neben dem Adressatencode für die elektronische Rechnung gibt es zwei weitere Möglichkeiten:
  • Die PEC-Adresse oder die PEC-Box. Bei der Erstellung der Rechnung muss der Lieferant die folgenden Angaben nach diesen Regeln ausfüllen:
    • Der Code des Empfängers erhält den Wert "0000000" (sieben mal Null)
    • In das Feld "PEC-Empfänger" muss der Lieferant die vom Kunden mitgeteilte PEC-Adresse eintragen.
  • Der einfache numerische Code "0000000 " (sieben mal Null) wird zugewiesen, wenn der Kunde keine PEC-Adresse oder keinen Empfängercode mitgeteilt hat. Wenn der Kunde seine elektronische Rechnung in Zukunft abrufen möchte, muss er in seinen reservierten Bereich "Beratung" des Portals "Rechnungen und Rechnungen" gehen.
    • Wenn Sie das vom Finanzamt angebotene Verfahren nutzen, ist die vorgeschlagene Vorlage die einer gewöhnlichen Rechnung mit den in Artikel 21 des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 genannten Daten. Wenn Sie zusätzliche Informationen eingeben müssen, die für eine nicht gewöhnliche Rechnung erforderlich sind, können Sie diese auf der Website manuell eingeben. So können Sie bei einer Rechnung, die von einem Gewerbetreibenden ausgestellt wurde, die Quellensteuer oder den Sozialversicherungsfonds angeben, Rabatte oder Zuschläge eintragen oder andere erforderliche allgemeine Angaben machen.

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Warum eine Software und nicht die Website des Finanzamts?

Natürlich gibt es die Website des Finanzamts, warum also eine Software wählen? Viele Unternehmen ziehen es vor, eine Software wie Invoices in the Cloud anstelle der Website des Finanzamts zu verwenden, da sie durch den Einsatz einer Software von mehreren Vorteilen profitieren können, die den Rechnungsstellungsprozess wesentlich einfacher und schneller machen.

Zunächst einmal verfügt die gängigste Software für die elektronische Rechnungsstellung im Wesentlichen über drei Funktionen:

• Die automatische Kodierung der Rechnungsdatei im XML-Format. Dies ist ein Format, das die verschiedenen Schlüsselelemente der Rechnung identifiziert und es ermöglicht, dass sie vom Austauschsystem gelesen werden können. Außerdem ist es aufgrund der Sicherheit eines XML-Formats schwieriger, es zu fälschen.
• Übermittlung der Rechnung an das Interchange System: Nach der Erstellung der Rechnung ermöglicht die Software eine schnelle und einfache Übermittlung der Rechnung an das Interchange System: Oft genügt ein einziger Klick.
• Ein eindeutiger Empfängercode, der den Kunden zur Verfügung gestellt wird, um passive elektronische Rechnungen innerhalb der Software zu erhalten. Anhand dieses 6-stelligen alphanumerischen Codes identifiziert das Interchange System den Empfänger der elektronischen Rechnung.

Mit all diesen Instrumenten wird sichergestellt, dass die elektronischen Rechnungen rechtmäßig 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Außerdem wird die digitale Signatur in den meisten Programmen automatisch von der Software zusammen mit einem Zeitstempel angebracht.

Aber das ist noch nicht alles. Software für die elektronische Rechnungsstellung geht oft über die einfache Rechnungsstellung hinaus. Sie integrieren nämlich umfassendere Funktionen, die mit der Welt der Buchhaltung verbunden sind, Informationen zentralisieren und Prozesse rationalisieren.

Ein Beispiel:

• Integriertes Zahlungsmanagement
• Ausstellung von Transportdokumenten
• Erstellung von Kostenvoranschlägen und anschließende Umwandlung in Rechnungen
• Erste Mahnung
• Zahlungserinnerungen

All diese zusätzlichen Funktionen sind nicht zu unterschätzen, wenn es darum geht, Informationen zu zentralisieren, die unweigerlich mit Ihren Fakturierungsprozessen verbunden sind. So gut die Website des Finanzamts auch sein mag, bei großen Rechnungsmengen bedeutet die Suche nach einer umfassenderen Lösung, dass Sie weiter gehen und Ihre Prozesse rationalisieren müssen. Manchmal bedeutet ein Schritt weiter bei der Auswahl von Tools einen Wettbewerbsvorteil.

Haben Sie alle Karten in der Hand, um mit der Erstellung Ihrer ersten elektronischen Rechnung zu beginnen?