Warum die elektronische Rechnungsstellung eine Chance für Pauschalbesteuerer ist

In Italien könnte die elektronische Rechnungsstellung bald auch für Mehrwertsteuerpflichtige im Rahmen der Pauschalregelung obligatorisch werden, die bisher davon ausgenommen waren. In einer am 17. Dezember 2021 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Entschließung hat der EU-Rat Italien nämlich ermächtigt, die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung nicht nur für alle MwSt-Nummern bis 2024 zu verlängern, sondern auch auf die Pauschalbesteuerten auszudehnen. Damit die Verpflichtung für Letztere in Kraft treten kann, fehlt nur noch die Annahme durch den Gesetzgeber. Doch kann die elektronische Rechnungsstellung nicht nur eine bevorstehende Verpflichtung, sondern auch eine Chance für Pauschalbesteuerte sein? Wir haben Daniele Ratti, CEO von Fatture in Cloud, gefragt.

1. Mehr als 1,9 Millionen italienische Mehrwertsteuerpflichtige, die der Pauschalbesteuerung unterliegen, könnten bald verpflichtet sein, elektronische Rechnungen auszustellen. Warum glauben Sie, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht nur eine immer wahrscheinlicher werdende Verpflichtung ist, sondern auch eine Chance für Steuerzahler mit Pauschalbesteuerung? Wie können sie von dieser Änderung profitieren?

Als 2019 in Italien die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in B2B- und B2C-Beziehungen (zwischen Unternehmen und gegenüber privaten Verbrauchern) eingeführt wurde, fürchteten alle die Veränderung.

Tatsächlich haben nach der ersten Übergangsphase Unternehmen aller Größenordnungen, auch die kleinsten, erkannt, dass die digitale Abwicklung von Rechnungen bequem und vorteilhaft ist.
Ich denke, dass dies auch bei den Pauschalanbietern der Fall sein wird.

Die Ausstellung elektronischer Rechnungen mit Hilfe einer Software ist dank der geführten Zusammenstellung schnell und einfach. Wenn das Programm dann noch Kunden- und Produktstammdaten "vorschlägt", wie es Invoices in the Cloud tut, werden viele Tippfehler vermieden.

Die Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit einer Software hilft, Ordnung zu halten und die Dokumente bei Bedarf leicht zu finden. Darüber hinaus müssen bei der elektronischen Rechnungsstellung keine Rechnungen mehr ausgedruckt und in Ordnern aufbewahrt werden, was Kosten und Platz spart.

Kurzum, die elektronische Rechnungsstellung ist eine Chance, auch für Mehrwertsteuerzahler im Rahmen der Pauschalregelung. Es genügt zu sagen, dass zu den Kunden von Fatture in Cloud bereits etwa 30.000 Pauschalsteuerzahler gehören, die elektronische Rechnungen ausstellen, obwohl sie dazu nicht verpflichtet sind.

2. Um elektronische Rechnungen auszustellen, benötigt man eine Software, die die Rechnung im XML-Format kodiert und an das Interchange System sendet. Was raten Sie Pauschalsteuerpflichtigen, um das für sie am besten geeignete Programm zu wählen?

In meinen Zwanzigern, als ich ein Start-up-Unternehmen in der Welt der Mobiltelefone und Spiele leitete, suchte auch ich nach der am besten geeigneten Rechnungssoftware. Ich musste Rechnungen schnell und einfach ausstellen können, egal wo ich mich befand, sogar von der Universität aus (die ich damals besuchte); außerdem wollte ich Rechnungen in Echtzeit mit dem Buchhalter austauschen, ohne sie am Monatsende sammeln und per E-Mail versenden zu müssen.
Da ich keine Lösung fand, die mich überzeugte, entwickelte ich Invoices in the Cloud, zunächst für mich selbst, dann für einige Geschäftsfreunde und schließlich für den Markt.

Wenn ich also einen Pauschalverdiener bei der Auswahl einer Rechnungssoftware für sein MwSt-Konto beraten müsste, würde ich ihm raten, zunächst diese Fragen zu beantworten:

• Wollen Sie eine kostenlose oder eine kostenpflichtige Software?
  Seien Sie vorsichtig, denn kostenlose Software enthält möglicherweise nicht alle Funktionen. So könnte sie beispielsweise die digitale Signatur oder die elektronische Aufbewahrung separat (und kostenpflichtig) anbieten, die beide für die Einhaltung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung unerlässlich sind.
• Möchten Sie elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen, wo immer Sie sich befinden?
  Wenn Sie Ihr Unternehmen von unterwegs betreiben, wie ich es getan habe, oder nicht immer einen PC zur Verfügung haben, kann eine Software, die auch für Smartphones und Tablets geeignet ist, von unschätzbarem Wert sein.
• Wollen Sie nicht nur Rechnungen schreiben, sondern auch Ihre gesamte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwalten?

  Bei der Verwaltung einer pauschalen Mehrwertsteuernummer geht es nicht nur um die Verwaltung der Rechnungsstellung. Mit einer bestimmten Software, z. B. Invoices in the Cloud, können Sie alle Fristen im Auge behalten, Einkäufe registrieren, die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens überwachen und vieles mehr.

3. Die elektronische Rechnungsstellung ist ein Beispiel für die Digitalisierung, die das Leben leichter macht. Welche anderen Möglichkeiten können kleine MwSt-Konten aus der digitalen Transformation ziehen?

Die digitale Entwicklung schreitet schnell voran, und einige Szenarien, die bis vor kurzem noch undenkbar schienen, sind heute Realität und für jedermann zugänglich: Mit einer einzigen Software können Sie beispielsweise Rechnungen ausstellen, digitale Zahlungen von Kunden empfangen und Belege automatisch erfassen. Außerdem kann man verschiedene digitale Dienste (die Software, CRM, E-Commerce usw.) miteinander "sprechen", so dass man immer alles unter Kontrolle hat.
Viele dieser Möglichkeiten sind bereits in "Invoices in the Cloud" enthalten, das sich zu einem kompletten "Ökosystem" entwickelt, das Pauschalsteuerzahlern und allen Mehrwertsteuerzahlern das Leben leichter macht.