Die Vorschussrechnung: ein Sonderfall der Rechnungsstellung
Das Präsidialdekret 633/1972, besser bekannt als das Mehrwertsteuerdekret, legt in Artikel 21 fest, dass eine Rechnung "zum Zeitpunkt der Ausführung des Umsatzes" ausgestellt werden muss. Eine Rechnung muss also zum Zeitpunkt der Bezahlung der Ware oder der Beendigung der Erbringung einer Dienstleistung ausgestellt werden .
Wenn wir uns an die Vorschriften halten würden, wäre für die Vorschussrechnung unter den Rechnungsarten kein Platz, da sie ein Buchhaltungsdokument ist, das vor der eigentlichen Zahlung ausgestellt wird.
Das ist jedoch nicht ganz richtig, denn es gibt bestimmte Fälle, in denen eine Vorausrechnung ausgestellt werden kann.
Wir werden sie in diesem Artikel näher erläutern.
Vorschussrechnung: Definition
Eine Vorschussrechnung ist ein Buchhaltungsdokument, das vom Unternehmen vor der Ausführung des Zahlungsvorgangs erstellt wird. Es handelt sich jedoch in jeder Hinsicht um eine echte Rechnung, die alle rechtlichen Anforderungen an die Ausstellung einer herkömmlichen Rechnung erfüllt. Es handelt sich um ein Steuerdokument, das in jeder Hinsicht die Übertragung einer Ware oder Dienstleistung vom Aussteller und Verkäufer auf den Empfänger und Käufer bescheinigt.
Die Vorschussrechnung kann als eine Art der Finanzierung angesehen werden, die in der Vorauszahlung eines Teils des Rechnungsbetrags besteht. Wenn wir eine Rechnung ausgestellt, aber noch nicht eingezogen haben, können wir uns an die Bank wenden, um einen Teil des Betrags einzuziehen, wenn die Rechnung im Voraus bezahlt wird.
Für eine Vorschussrechnung ist auch die Zustimmung der Bank erforderlich, die es ermöglicht, den gesamten Rechnungsbetrag einfach durch Vorlage der Vorschussrechnung einzuziehen. Die Bank schießt den Betrag vor, da sie sicher ist, dass die Rechnung in naher Zukunft eingezogen wird.
Die an diesem Austausch beteiligten Parteien sind die Bank, das Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat, und der Kunde, an den die Rechnung gerichtet ist.
Diese Art von Rechnung wird häufig von Unternehmen verwendet, die nicht in der Lage sind, die Zahlung der Rechnungen, für die sie Gläubiger sind, zu garantieren, und die mit der Sofortrechnung sofort Bargeld einziehen können, um den geschuldeten Betrag zu decken.
Wie wird der Zeitpunkt des Geschäfts bestimmt?
Zur Bestimmung des Zeitpunkts, zu dem das Geschäft getätigt werden muss, sind die Bestimmungen von Artikel 6 heranzuziehen. Letzterer sieht für jede Art von Transaktion unterschiedliche Regeln vor. Es werden zwei Hauptarten von Umsätzen unterschieden: die Lieferung von Gegenständen (bewegliche und unbewegliche Sachen) und die Erbringung von Dienstleistungen.
Bei der Lieferung von Gegenständen ist auf den Zeitpunkt der Unterzeichnung des Vertrags zwischen den Beteiligten abzustellen. Bei der Lieferung von beweglichen Gegenständen hingegen ist der Zeitpunkt der Versendung oder Lieferung der Gegenstände zu berücksichtigen.
Bei der aufgeschobenen Rechnungsstellung hingegen muss die Rechnung bis zum fünfzehnten Tag des Monats ausgestellt werden, der auf den Verkaufsakt folgt. Diese Rechnung ist jedoch nur gültig, wenn der Lieferung von Gegenständen unbedingt ein Beförderungspapier beigefügt ist.
Außerdem müssen auf der Rechnung unbedingt das Datum und die Nummer des Beförderungspapiers vermerkt werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, das Datum des Versands zu wiederholen.
Darüber hinaus sieht Art. 6 Abs. 4 vor, dass vor dem Eintritt der oben genannten Tatbestände, unabhängig davon, ob die Rechnung ausgestellt oder der Betrag ganz oder teilweise gezahlt wurde, der Vorgang als am Tag der Rechnung oder der Zahlung abgeschlossen gilt.
Welche Rechnungen gelten als Vorschussrechnungen?
Wie bereits erwähnt, dürfen Vorausrechnungen nur in besonderen Fällen ausgestellt werden, z. B.
- Vereinnahmung von Anzahlungen: Die Ausnahmeregelung gilt nur für die Lieferung von Waren, da Anzahlungen im Zusammenhang mit Dienstleistungen als üblich gelten;
- Vorabausstellung der Rechnung: Dies bedeutet, dass die Rechnung vor dem Versand (bei Waren) oder vor der Zahlung (bei Dienstleistungen) ausgestellt wird.
Nur in den beiden oben genannten Fällen kann man von einer Vorausrechnung sprechen. In jedem Fall finden sich in der Literatur unterschiedliche Formulierungen. Unabhängig von der Formulierung müssen die Rechnungen, um als solche zu gelten
- alle für herkömmliche Rechnungen vorgeschriebenen Angaben enthalten;
- in das entsprechende Register eingetragen sein, mit der entsprechenden buchhalterischen Erfassung der Mehrwertsteuerschuld (für diejenigen, die der Mehrwertsteuerpflicht unterliegen).
Freiberufler, die einen Zahlungsaufschub gewähren oder Vorauszahlungen während des Zeitraums der erbrachten Dienstleistung vorsehen, müssen diese Buchungen unter der Bezeichnung Vorschussrechnung verbuchen, wenn sie mit der endgültigen Schätzung der Gesamtrechnung verglichen werden.
Die Vorschussrechnung für Freiberufler
Freiberufler stellen in der Regel Rechnungen aus, die verschiedene Bezeichnungen tragen können: Proforma-Rechnung, Paketschein, Notula. Trotz der vielen Namen, die diese Art von Rechnung haben kann, folgt sie den gleichen Kriterien wie eine echte Rechnung.
Diese Praxis ist jedoch aus rechtlicher Sicht falsch. Diejenigen, die diese Art von Rechnungen ausstellen, fügen einfach den Zusatz "Proforma-Rechnung" hinzu, um sie von herkömmlichen Rechnungen zu unterscheiden.
Diese Dokumente sollten nicht auf diese Weise ausgefüllt werden, da sie nicht denselben rechtlichen Zweck wie eine herkömmliche Rechnung haben, sondern dazu dienen, eine Zahlung für eine Dienstleistung zu fordern, ohne dass Mehrwertsteuer gezahlt werden muss, da die erbrachte Dienstleistung noch nicht abgeschlossen ist.
Der Internal Revenue Service stellt klar, dass es nicht ausreicht, ein Dokument mit einem anderen Namen als Rechnung zu bezeichnen, um ihm seine rechtlichen oder steuerlichen Wirkungen zu entziehen.
In Artikel 21, dem so genannten Mehrwertsteuererlass, ist festgelegt, dass eine Rechnung, auch wenn sie in die Kategorie der Pro-forma-Rechnung fällt, als echte Rechnung anerkannt wird, da sie alle typischen Elemente einer herkömmlichen Rechnung enthält.
Eine Pro-forma-Rechnung zeichnet sich durch folgende Aspekte aus
- Sie muss den Vermerk "Pro-forma-Rechnung" tragen, in der Regel im Anfangsteil vor dem beschreibenden Teil der Rechnung;
- Die eventuell verwendete Nummerierung darf nichts mit der Nummerierung zu tun haben, die normalerweise für Steuerrechnungen verwendet wird;
- sie muss am Fuß der Seite den folgenden Vermerk tragen: "Dieses Dokument stellt keine gültige Rechnung im Sinne des Präsidialerlasses 663 vom 26.10.1972 in seiner geänderten Fassung dar. Die endgültige Rechnung wird nach Zahlung des Entgelts ausgestellt (Artikel 6, Absatz 3, Präsidialerlass 633/72)".
Die Vorausrechnung für die Lieferung von Waren
Nach den gesetzlichen Bestimmungen wird eine Rechnung erstellt und verbucht, wenn das Produkt an den Kunden oder den Endempfänger oder über einen Spediteur mit dem dazugehörigen Transportdokument geliefert wird.
Betrachtet man die Lieferung von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen, so kann eine Rechnung im Voraus ausgestellt werden, bevor der Kaufvorgang stattfindet.
Genauer gesagt ist bei der Lieferung von Waren eine Vorausrechnung vor der Lieferung der Waren und der Ausstellung des Beförderungspapiers zulässig.
In Artikel 6 Absatz 4 des Präsidialerlasses 633/1972 heißt es weiter, dass in Fällen, in denen die Vorschussrechnung den Gesamtbetrag des Geschäfts abdeckt, die in dieser Vorschussrechnung enthaltenen Waren oder Dienstleistungen auch ohne ein zusätzliches Dokument (Rechnung oder Beförderungspapier) geliefert werden können.
Die Rolle der Vorschussrechnung bei der Lieferung von Waren
Der Präsidialerlass von 1972 und verschiedene andere Verordnungen haben das Recht eingeräumt, die Rechnung zu einem Zeitpunkt auszustellen , bevor der Lieferschein ausgestellt wird.
Leider ist die Gesetzgebung zu diesem Thema nicht sehr klar, und auch die Meinungen von Buchhaltern und Buchhaltungsexperten sind in dieser Hinsicht widersprüchlich.
Das Problem tritt vor allem dann auf, wenn ein Kunde eine Rechnung verlangt, noch bevor die Lieferung oder der Versand der gewünschten Ware erfolgt ist. Umgekehrt muss es möglich sein, eine Rechnung auszustellen, wenn ein Lieferant einen kundenspezifischen Gegenstand herstellen muss, noch bevor der Gegenstand selbst hergestellt wird.
Um mögliche Streitigkeiten zu vermeiden, raten wir in solchen Fällen dazu, die Rechnung im Voraus auszustellen und dabei das voraussichtliche Lieferdatum sowie ein endgültiges Lieferdatum anzugeben, um jegliche Zweifel auszuräumen. Anschließend ist es ratsam, den versendeten Waren und den Unterlagen eine zweite Rechnung beizufügen, deren Betrag unter Bezugnahme auf die bereits im Voraus bezahlte Rechnung gleich Null ist (als Vorschussrechnung verbucht). Für steuerliche Zwecke wird weiterhin die offizielle Rechnung, in der die Zahlung ausgewiesen ist, herangezogen.
Datum der Ausstellung der Vorschussrechnung
Wie bereits mehrfach erwähnt, ist der Freiberufler oder Dienstleistungserbringer gemäß Artikel 6 des Präsidialerlasses 633/1972 verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Da jedoch die Möglichkeit besteht, eine Rechnung noch vor der Zahlung zu erstellen und auszustellen, ist darauf hinzuweisen, dass durch diesen Vorgang Gebühren und Abgaben entstehen: die Mehrwertsteuerpflicht für den Rechnungsaussteller und das Recht auf Vorsteuerabzug für den Empfänger.
Die betreffende Person kann den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung mit dem Transaktionsdatum des Monats X nur dann geltend machen, wenn sie diese Rechnung bis zum 16. des Monats X+1, wenn sie monatlich, oder bis zum 16. des Monats X+2, wenn sie vierteljährlich ausgestellt wird, verbucht.
Haben Sie noch Zweifel an der Vorschussrechnung? Leider ist dies ein Thema, das immer noch viele Kontroversen hervorruft und bei dem die Gesetzgebung nicht sehr klar ist. Wir haben versucht, so präzise und umfassend wie möglich zu sein, aber wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, sie zu stellen. Bitte teilen Sie uns Ihre Kommentare im Feedback-Bereich mit.
Artikel übersetzt aus dem Italienischen