Digitalisierung von Rechnungen als Hebel zur Produktivitätssteigerung
Was ist der Zusammenhang zwischen papierloser Rechnungsverwaltung und Produktivität?
Das wollen wir Ihnen in diesem Artikel erklären.
Doch zunächst eine kurze Erinnerung daran, was eine Rechnung ist und welche Rolle sie in der Verwaltung eines Unternehmens spielt.
Rechnung, Vorbuchhaltung und Finanzmanagement
Eine Rechnung ist ein Buchungsbeleg (ebenso wie eine Spesenabrechnung oder ein Bankauszug), der einen Geldeingang oder -ausgang belegt. In einem Unternehmen müssen alle Geld- und Finanzströme verbucht werden.
Die Vorbuchhaltung hingegen besteht darin, alle Buchungsbelege zu sammeln, zu organisieren und zur Bearbeitung weiterzuleiten. Dieser Schritt ist für eine ordnungsgemäße Buchführung erforderlich, bei der es darum geht, die Finanzberichte regelmäßig zu überwachen.
Damit ein Unternehmen funktioniert, muss eine Reihe von Indikatoren überwacht werden. Die Steuerung der Zahlen ist genau das, was als Finanzmanagement bezeichnet wird. Dieses Finanzmanagement soll, wenn es richtig verfolgt wird, Entscheidungen treffen (wie investieren, sparen oder auch einen Kredit beantragen), um Gewinne zu erzielen und Gewinne zu erwirtschaften.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwaltung von Rechnungen für das Wachstum eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.
Die Trends 2020 bei der Digitalisierung von Rechnungen.
Das Barometer über die Praktiken französischer Unternehmen bei der Digitalisierung von Rechnungen ist recht aufschlussreich, was die Beweggründe der Unternehmen für die Digitalisierung ihrer Rechnungsverwaltung angeht.
Im Jahr 2020 verfügten 76 % der befragten Unternehmen über mindestens eine Lösung zur steuerlichen Digitalisierung von Rechnungen. Das sind 15 % mehr als im Jahr 2018.
Es gibt drei Gründe, warum sich Unternehmen für die Digitalisierung von Rechnungen entschieden haben:
- Die gesetzliche Verpflichtung zu 52 %, das sind 30 Punkte mehr als 2018,
- die Suche nach Produktivitätssteigerungen zu 49 % (-2 Punkte gegenüber 2018),
- und die Erfüllung von Kundenanforderungen zu 49 % (-10 Punkte im Vergleich zu 2018).
💡 Die regulatorische Verpflichtung bezieht sich auf die Einführung der elektronischen Rechnung ab 2023. Diese Vorschrift ist Teil des Haushaltsgesetzentwurfs 2020 zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs.
Über den rechtlichen Aspekt hinaus umfasst diese Regelung zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Einsparung von Papier,
- Erleichterung der Archivierung von Buchhaltungsunterlagen,
- Fehler bei der Dateneingabe verringern,
- die Zahlungsfristen verkürzen,
- sensible Daten zu sichern,
- die Beilegung von Streitigkeiten erleichtern,
- oder auch ein moderneres Markenimage widerspiegeln.
Laut dem Barometer gehören zu den Top 3 der Vorteile der Digitalisierung :
- die Nachvollziehbarkeit des Prozesses,
- die Zuverlässigkeit der Verarbeitung,
- die Einhaltung von Vorschriften.
Schließlich, wo zwei Jahre zuvor die fachlichen Vorteile schwerer zu begreifen waren als die technischen, markiert das Jahr 2020 die Aufnahme von zwei rein fachlichen Vorteilen in die Hitliste:
- die Verkürzung der Frist für die Zahlungsaufforderung,
- die stärkere Einhaltung der Fälligkeitstermine für Zahlungen.
Die Herausforderungen der Digitalisierung von Rechnungen
Die digitale Transformation der Unternehmen in Frankreich, insbesondere der KMU, hinkt hinter seinen europäischen Nachbarn her. Frankreich, das in Bezug auf die Digitalisierung auf Platz 15 rangiert, hat auch mit Zahlungsverzögerungen zu kämpfen.
Ende 2019 wurden französische KMU im Durchschnitt 11,5 Tage zu spät bezahlt. Und diese Verzögerungen blieben nicht ohne Folgen, denn sie waren der Grund für einen von vier Konkursen. Die Digitalisierung von Rechnungen ist daher eine Antwort auf mehrere große Herausforderungen:
- Operative Herausforderungen: Das Anlegen von Buchungsjournalen und die Verwendung dedizierter Konten steigert die operative Effizienz.
- Ökologische Herausforderungen: Weltweit werden jedes Jahr 339 Millionen Tonnen Papier verbraucht. Das sind 10 kg pro Sekunde. Und wenn man bedenkt, dass für ein Kilo Papier 2 Kilo Holz und 60 Liter Wasser benötigt werden, wird einem schnell klar, wie groß der ökologische Fußabdruck ist.
- Sicherheit: Die Speicherung, Archivierung und der Zugriff auf (sensible) Finanzdaten ist unerlässlich und effizienter, wenn der Prozess digitalisiert wird.
- Regulatorische Herausforderungen: Unternehmen müssen bis 2023-2025 elektronische Rechnungen einführen, um Strafen zu riskieren (die Geldbuße kann bis zu 50 % des Rechnungsbetrags betragen).
- Wirtschaftliche Herausforderungen: Die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung kostet etwa 14 €, die einer Ausgangsrechnung 5 bis 8 €. Auf europäischer Ebene würden die Unternehmen durch die papierlose Abwicklung 64,5 Milliarden Euro einsparen.
Die Kostenstruktur einer Rechnung
Wie bereits erwähnt, stellt die papierlose Verwaltung von Rechnungen neben den betrieblichen, ökologischen, sicherheitsbezogenen und regulatorischen Herausforderungen auch eine große wirtschaftliche Herausforderung dar.
Zum besseren Verständnis sei hier die Kostenverteilung zwischen einer Lieferantenrechnung und einer Kundenrechnung dargestellt:
- Die Aufteilung erfolgt zu 1/3 für den Lieferanten, der die Rechnung ausstellt,
- und zu 2/3 für den Käufer, der sie begleichen muss.
Die Lieferantenrechnung ist also zeit- und kostenintensiver als die Kundenrechnung. Mit der Digitalisierung ist es möglich, 25-50 % der Kosten für die Bearbeitung einer Lieferantenrechnung einzusparen und gleichzeitig den Gesamtprozess zu beschleunigen.
Die Ausgaben für die manuelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen beinhalten zwei Wochen Verzögerung (zwischen Eingang und Zahlung) und belaufen sich auf 14 € pro Rechnung. Hinzu kommen die Zahlungsfristen (etwa eine Woche) und die Kosten für die Miete der Lagerräume.
Die unsichtbaren Kosten hingegen verbergen sich in verspäteten Zahlungen, der Nichteinhaltung von Fristen (mit Strafzahlungen und Rechtsstreitigkeiten) und der Verschlechterung der Lieferantenbeziehung.
Trotz der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung bis 2023-2025 werden 80 % der Lieferantenrechnungen immer noch in Papierform ausgestellt. Die Schwierigkeit, den Return on Investment (ROI) der elektronischen Rechnungsstellung zu messen, steht mit 59 % an erster Stelle der Hemmnisse für die Unternehmen (gefolgt von dem Widerstand der Unternehmen gegen die Digitalisierung der Rechnungen).Die meisten Befragten gaben an, dass es schwierig sei, den Return on Investment (ROI) zu erreichen, gefolgt von dem Widerstand gegen Veränderungen, der Schwierigkeit, die gesetzlichen Auflagen zu verstehen, und schließlich (36,5 %) der Schwierigkeit, die Rechnungen in das gesamte Verwaltungssystem zu integrieren.
Die wichtigsten Zahlen zur Digitalisierung von Rechnungen
Um den ROI der Digitalisierung von Rechnungen zu messen, reichen einige Zahlen aus, um Klarheit zu schaffen:
- In Frankreich werden jedes Jahr 2,5 Milliarden Rechnungen ausgestellt.
- 5 % des Umsatzes eines Unternehmens werden für die Verwaltung seiner Papierdokumente aufgewendet.
- Die durchschnittliche Bearbeitungsdauer einer Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung beträgt 8,6 Tage.
- Die Kosten für die Ausstellung einer ausgehenden Rechnung für einen Verkauf betragen 5 € in elektronischer Form gegenüber 9,5 € in Papierform.
- Bei einer eingehenden Rechnung für einen Einkauf betragen sie 7,5 € (elektronisch) gegenüber 13,8 € (Papier).
- 75 % der Unternehmen, die ihre Rechnungen papierlos abwickeln, stellen eine Verbesserung der Kunden-/Lieferantenbeziehung fest.
- Und im Durchschnitt bedeutet die Entmaterialisierung von Rechnungen innerhalb eines Jahres eine Zeitersparnis von 30 % und eine Papierersparnis von 70 kg.
3 Tipps, um sicherzustellen, dass sich die Digitalisierung Ihrer Rechnungen lohnt.
Abschließend finden Sie hier drei nützliche und umsetzbare Tipps, damit Sie rentabel arbeiten, wenn Sie Ihre Rechnungen papierlos machen.
- Erstens empfehlen wir Ihnen, bei der Ablage Ihrer Rechnungen methodisch vorzugehen. Egal, welche Methode Sie wählen (chronologisch, alphabetisch, nach Kunde/Lieferant oder anders), sie muss es Ihnen ermöglichen, alle Arten von Buchhaltungsdokumenten einfach und schnell zu finden: Rechnung, Bankauszug, Spesenabrechnung usw. Diese Strenge wird Ihnen im Alltag wertvolle Zeit sparen und Ihnen bei einer eventuellen Kontrolle Stress (und/oder eine Berichtigung) ersparen.
- Rüsten Sie sich anschließend mit einer leistungsfähigen Software wie Dext aus. Sie brauchen nicht unbedingt ein komplexes Tool, das alle Bereiche Ihres Unternehmens abdeckt. Es gibtergonomische Lösungen , die mit dem Ökosystem der Buchhaltung verknüpft und einfach zu bedienen sind. Beginnen Sie mit einer kostenlosen Testversion, wenn Sie sich Ihrer Rechnungsperiode nähern, um sich in die Lage zu versetzen. Die meisten (wenn nicht sogar alle) Softwareprodukte auf dem Markt bieten diese Option an.
- Schließlich empfehlen wir Ihnen, sich von einem Experten beraten zu lassen, sei es in einer Kanzlei oder direkt in Ihrer Buchhaltungsabteilung. Denn Zahlenprofis haben den Vorteil, dass sie vielseitig einsetzbar sind und hervorragende Ratschläge geben können, sei es im Bereich der Buchhaltung, der Finanzen oder der Steuern. Sie werden Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu optimieren und dort, wo es möglich ist, Geld zu sparen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen