Sichern Sie die Lieferung Ihrer Waren dank des Lieferscheins: Bedeutung und Muster zum Herunterladen
Was ist ein Lieferschein in der Welt der Rechnungsstellung ? Wenn Sie auf diesen Artikel gestoßen sind, haben Sie sich diese Frage wahrscheinlich auch schon einmal gestellt. Aber keine Sorge, wir haben die Antwort.
Obwohl der Lieferschein nicht obligatorisch ist, ist er ein sehr nützliches Dokument, sowohl beim Verkauf als auch beim Kauf. Er ist unter anderem wichtig, um Transaktionen zu überprüfen und gegebenenfalls Ihre Rechte geltend zu machen.
Sehen wir uns die Vorteile eines Lieferscheins an, seine Definition, seinen Inhalt und seine Erstellung.
Lieferschein: Bedeutung
Ein Lieferschein ist ein Handelsdokument, das bei Verkaufstransaktionen verwendet wird, um den Erhalt einer Ware oder Dienstleistung zu bestätigen.
☝️ Dieses Dokument wird vom Absender der Bestellung ausgestellt und muss bei der Lieferung vom Empfänger unterzeichnet werden.
💡 Wussten Sie, dass dieses aus dem Arabischen stammende Wort "die Quittung" bedeutet?
Wozu ist ein Lieferschein da?
Wie wir gesehen haben, dient der Lieferschein als Nachweis für ein Handelsgeschäft. Betrachten wir jedoch seinen Nutzen je nach den beteiligten Parteien etwas genauer:
- Für den Verkäufer: Er beweist den Erhalt der Ware oder Dienstleistung durch den Käufer.
- Für den Käufer: Er bestätigt den Eingang der vereinbarten Bestellung.
- Für den Spediteur (falls vorhanden): Er beweist die Lieferung der Ware oder Dienstleistung.
Er dient also zur Bestätigung, dass eine Bestellung versandt und vom Kunden empfangen wurde.
☝️ Der Frachtbrief belegt die Lieferung der Ware, nicht aber die Bezahlung der Ware.
In der Regel gibt es zwei Exemplare: das Originaldokument und eine Kopie. Das erste Dokument wird vom Käufer aufbewahrt, das zweite ist für den Verkäufer oder den Postboten bestimmt.
Bedeutung
Obwohl es sich nicht um ein obligatorisches Dokument handelt, ist die Erstellung des Lieferscheins aus mehreren Gründen von Interesse:
- Er bezeugt das Einverständnis beider Parteien mit dem Geschäft.
- Er enthält Informationen über den Liefervorgang: Wie wurde er durchgeführt?
- Er ermöglicht es dem Verkäufer, die Zahlung zu fordern.
☝️ Lieferscheine werden nicht in der Buchhaltung erfasst.
Es ist eine gute Praxis, Lieferscheine zusammen mit Ihren Rechnungen aufzubewahren, um eventuelle Reklamationen zu vermeiden. Oftmals, und insbesondere bei zusammenfassenden Rechnungen, enthalten diese keine Beschreibung der gelieferten Waren, sondern verweisen direkt auf den ausgestellten Lieferschein.
Lieferschein vs. Rechnung
Es ist wichtig, den Lieferschein nicht mit der Rechnung zu verwechseln. Bei beiden handelt es sich um zwei Handelsdokumente, die eine Handelsaktion bestätigen, aber eines davon rechtfertigt die Lieferung (der Lieferschein):
- Das eine rechtfertigt die Lieferung (der Lieferschein);
- das andere begründet die Zahlung (die Rechnung) und hat somit steuerliche Funktionen.
Das sind auch die beiden Hauptunterschiede:
- Die Rechnung ist steuerlich gültig, der Lieferschein dagegen nicht.
- Die Rechnung ist verbindlich, der Lieferschein hingegen nicht.
Muster eines Lieferscheins
Nachdem Sie nun alle Details des Lieferscheins kennen, wollen wir sehen, wie er aussieht.
🔵 Beispiel für einen bepreisten Lieferschein:
Lieferschein-Vorlage
Wir von Appvizer haben nur eines im Sinn: Unternehmern und Freiberuflern das Leben leichter zu machen. Deshalb haben wir eine kostenlose, anpassbare Lieferscheinvorlage erstellt.
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Was muss ein Lieferschein enthalten?
Wie jedes formelle Dokument muss auch der Lieferschein eine Reihe von Anforderungen erfüllen. Das heißt, er muss einige allgemeine Merkmale aufweisen und bestimmte spezifische Informationen enthalten.
Im Allgemeinen muss er die folgenden Angaben enthalten:
- Nummer des Lieferscheins;
- Ort und Datum der Ausstellung;
- Steuerdaten des Verkäufers (Name oder Firmenname, Anschrift und NIF oder CIF);
- die steuerlichen Daten des Käufers (Name oder Firmenname, Anschrift und NIF oder CIF);
- Beschreibung der Ware oder Dienstleistung;
- Menge der Waren und Dienstleistungen;
- Ort und Datum der Lieferung;
- Art der Lieferung (verwendete Methode).
Sie können auch die Kosten angeben. Es ist jedoch nicht notwendig, den Preis der Bestellung anzugeben, da seine Funktion nicht mit der Zahlung, sondern mit der Lieferung zusammenhängt.
Arten von Lieferscheinen
In Bezug auf die enthaltenen Daten kann man von zwei Arten von Dokumenten sprechen:
1. bewerteter Lieferschein
Dies ist der Lieferschein, der den Preis mit Steuern und ggf. Rabatten enthält. Dies ist darauf zurückzuführen, dass ihm in der Regel keine Rechnung beigefügt ist.
Er enthält außerdem alle Informationen über den Verkäufer, den Käufer und die Bestellung (Produkte und Menge).
2. Lieferschein ohne Bewertung
In diesem Fall wird der Lieferschein zusammen mit der Rechnung ausgehändigt, enthält also keine Preisangabe.
👉 Er enthält jedoch alle Informationen über die Bestellung (Produkte und Menge).
💡 Beide Lieferscheine sind üblich und werden akzeptiert. Die Verwendung des einen oder des anderen hängt vom verkaufenden Unternehmen oder von den Anforderungen des Käufers ab.
Wie erstellt man einen Lieferschein?
Wenn Sie wissen, wie man eine Rechnung erstellt, dürfte die Erstellung eines Lieferscheins keine allzu großen Probleme bereiten. Wie Sie sehen, sind zwar Geltungsbereich und Zielsetzung nicht dieselben, aber Inhalt und Format sind sehr ähnlich.
Wenn Sie es hingegen noch einfacher haben wollen, gibt es Rechnungsprogramme, die Ihnen die Verwaltung erleichtern, z. B. die Erstellung des Lieferscheins. Interessanterweise gibt es sowohl web-gehostete als auch On-Premise-Optionen.
Sie sehen, Sie haben keine Ausreden mehr, um Ihre Geschäftsprozesse nicht zu optimieren 😉.
Artikel übersetzt aus dem Spanischen