Wie viel wissen Sie über die elektronische Rechnungsaufbewahrung für Pauschalzahler? Finden Sie es in diesem Artikel heraus!
Wie Sie wahrscheinlich wissen, hat der Rat der Europäischen Union auf seiner Tagung am 13. Dezember dem Antrag Italiens auf Verlängerung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung bis Ende 2024 zugestimmt. Zu den Neuerungen gehört auch die Ausweitung der elektronischen Rechnungsstellung auf Steuerpflichtige im Rahmen der Pauschalregelung.
Von einer Aufbewahrungspflicht für elektronische Rechnungen kann bisher noch nicht die Rede sein. Sicher ist, dass die Verpflichtung, sie in Papierform aufzubewahren, bestehen bleibt.
Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, sollten Sie sich mit der elektronischen Aufbewahrung befassen. Vielleicht lernen Sie in unserem Leitfaden die vielen Vorteile der digitalen Aufbewahrung elektronischer Rechnungen kennen.
Ich habe schon zu viel gesagt, den Rest finden Sie im Artikel!
Was sind die Grenzen der Aufbewahrung von Papierrechnungen?
Wie bereits erwähnt, sind Pauschalbesteuerer aus steuerlicher Sicht verpflichtet, ihre Rechnungen in Papierform aufzubewahren.
Diese Regel gilt auch, wenn der PEC- oder Empfängercode für den Rechnungseingang verwendet wird, wie im Rundschreiben 9/E/2019 der Steuerbehörde festgelegt .
Was müssen Sie also tun, um Papierrechnungen aufzubewahren?
Zunächst müssen Sie die erhaltene Rechnung herunterladen und ausdrucken. Dann legen Sie sie in einen speziellen Ordner und bewahren sie, wie gesetzlich vorgeschrieben, mindestens 10 Jahre lang auf (Artikel 2220 des Bürgerlichen Gesetzbuchs).
Sie werden uns jedoch zustimmen, dass ein Raum voller Ordner nicht die beste Lösung ist:
- Wenn Sie eine erhaltene Rechnung verlieren, müssen Sie sich erneut an den Rechnungsaussteller wenden, um eine Kopie mit demselben Datum und denselben Angaben zu erhalten.
- Wenn Ihre Rechnungen beschädigt sind, denken Sie nur an ein Leck in den Rohrleitungen des Unternehmens, ist ihr Wert im Falle einer Prüfung gefährdet.
- Die Kosten für den Druck und die Lagerung sind zwar an sich nicht sehr hoch, aber auf lange Sicht fordern sie ihren Tribut.
- Die Lagerung von Papier ist aufgrund des hohen Papierverbrauchs nicht umweltfreundlich .
- Die Suche nach einer Rechnung in einem Raum mit Tausenden von Rechnungen ist reine Zeitverschwendung (es sei denn, sie wird zu einem Teambuilding im Escape-Spielmodus).
Wer muss elektronische Rechnungen aufbewahren?
Nach italienischem Recht sind sowohl diejenigen, die elektronische Rechnungen ausstellen, als auch diejenigen, die sie erhalten, verpflichtet, sie aufzubewahren. Dies gilt also auch für Steuerpflichtige.
Welche Vorteile hat die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen für die Pauschalregelung?
Die beste Alternative für die Aufbewahrung Ihrer elektronischen Rechnungen ist die elektronische Aufbewahrung.
Mit dieser Methode können Sie Ihre Rechnungen digital aufbewahren und gleichzeitig den rechtlichen Wert des Dokuments beibehalten, ohne dass Sie eine Flut von Papierdokumenten verwalten müssen.
Warum also nicht die effektivste und leichteste Wahl treffen?
Auf diese Weise müssen Sie Ihre Rechnungen nicht mehr in Ordnern aufbewahren und verringern so die Umwelt- und Verlustrisiken.
Mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung haben viele Softwarehäuser Programme zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt, wie z. B. Invoices in the Cloud, eine wertvolle Hilfe für alle, auch für diejenigen, die ihre ersten Schritte in Richtung Digitalisierung machen, ein intuitives und schnelles Programm.
Mit dieser Software können Sie nicht nur den aktiven und passiven Zyklus Ihrer Rechnungen verwalten, sondern auch das Inkasso steuern, Ausgaben und Umsätze analysieren, erste Notizen erstellen, Berichte einsehen und vieles mehr. Invoices in the Cloud ist also nicht nur eine Software, mit der Sie Ihre Rechnungen vorschriftsmäßig aufbewahren können, sondern eine echte Software zur Verwaltung Ihres Unternehmens. Außerdem können Sie jederzeit und von jedem Gerät aus auf alle Funktionen zugreifen.
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsaufbewahrung sind zahlreich:
- Wegfall der Druck- und Lagerkosten,
- Verringerung des Risikos der Beschädigung oder Zerstörung.
- Verringerung der Suchzeiten für Rechnungen.
Darüber hinaus gewährleistet die elektronische Aufbewahrung, dass die Rechnungen im Laufe der Zeit folgende Anforderungen erfüllen
- Integrität: Sie gewährleistet, dass das Dokument nicht verändert wird;
- Authentizität: garantiert die Identität des Ausstellers;
- Lesbarkeit: Möglichkeit des Zugriffs auf das Dokument während des gesamten Aufbewahrungszeitraums;
- Zuverlässigkeit: der Grad des Vertrauens, den die Person, die das Dokument liest, in das Computerdokument setzt;
- Auffindbarkeit: Garantie, dass das Dokument jederzeit unversehrt, authentisch, lesbar und zuverlässig wiedergefunden werden kann, auch im Falle von Audits, Kontrollen oder Inspektionen.
Darüber hinaus können Sie Ihre Software mit der Verwaltung des gesamten Prozesses betrauen, angefangen von der Signierung, dem Zeitstempel und der Überprüfung der gesetzlichen Anforderungen bis hin zum letzten Schritt der Archivierung für eine Dauer von 10 Jahren, wie es das Gesetz vorschreibt.
Wie Sie gesehen haben, ist die Aufbewahrung von Rechnungen für 10 Jahre vorgeschrieben. Zwischen den beiden oben dargestellten Möglichkeiten empfehle ich Ihnen, den sichereren Weg zu gehen und eine Software zu verwenden, die immer noch die beste Wahl ist, da es sich um eine risikofreie Lösung handelt: Ihre Rechnungen können nicht beschädigt werden oder verloren gehen und Sie können sie im Bedarfsfall leicht wiederfinden.
Artikel übersetzt aus dem Italienischen