Leitfaden für die Delegation der elektronischen Rechnungsstellung

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung hat den Mitgliedern mehrere Vorteile gebracht. Dazu gehört die Möglichkeit, bestimmte Dienstleistungen an Dritte zu delegieren, die als Vermittler fungieren.

Die Delegation der elektronischen Rechnungsstellung muss über ein bestimmtes, in den Vorschriften festgelegtes Verfahren beantragt werden und kann jederzeit widerrufen werden.

Wenn Sie sich fragen , wie Sie die Delegation der elektronischen Rechnungsstellung beantragen können, sind Sie hier genau richtig! Sehen wir uns gemeinsam an, was die Merkmale der Delegation der elektronischen Rechnungsstellung sind, welche Dienstleistungen an zugelassene Vermittler delegiert werden können und wie die Delegation erfolgt.

Was ist eine Delegation der elektronischen Rechnungsstellung?

Eine Delegation der elektronischen Rechnungsstellung ist die Erteilung der Erlaubnis an einen Dritten , den Rechnungsstellungsdienst des Finanzamts zu nutzen und die Steuerakte eines Steuerpflichtigen einzusehen.

Nach der Einführung des Systems der elektronischen Rechnungsstellung hat die Steuerbehörde ein spezielles Portal mit der Bezeichnung "Rechnungen und Erwägungen" eingerichtet, das noch immer auf ihrer Website verfügbar ist. Hier können die gesendeten und empfangenen Rechnungen registriert werden. Das Portal stellt sich als ein Werkzeug zur Verwaltung von Rechnungen dar, das unter anderem auch die Einsicht in die Daten des Steuerpflichtigen ermöglicht.

Das Portal ist zugänglich für:

• Der Steuerzahler;
• eine bevollmächtigte Partei.

Wie wird ein Bevollmächtigter bei der Steuerbehörde aktiviert?

Die Bevollmächtigung für die elektronische Rechnungsstellung kann aktiviert werden:

• Auf direktem Weg:
• Auf indirektem Weg: Der Steuerpflichtige liefert das unterzeichnete Formular an den bevollmächtigten Vermittler. Dieser übermittelt dann das Dokument über das Entratel-System zusammen mit den im Formular enthaltenen "Rückmeldeelementen", wie z.B.:

💡 Die Mehrwertsteuer muss sich auf das Jahr beziehen, das dem Jahr, in dem die Vollmacht erteilt wird, vorausgeht.

☝ Fehlen diese "Nachweise", können die Einrichtungen eine spezielle Datei über PEC an die zuständige Dre senden.

In diesem Fall kann die Übermittlung massenhaft oder pünktlich erfolgen, d. h:

• Punktuelles Senden → Senden jeder einzelnen Vollmacht;
• Massenversand → Versendung einer Vielzahl von Bevollmächtigten.

Der Zugang des Beauftragten zu den Diensten kann jedoch verschiedenen Beschränkungen unterworfen sein. Die Beauftragung kann nämlich sein

• Vollständig: alle vom Portal angebotenen Dienste werden dem Beauftragten zur Verfügung gestellt. In diesem Fall können nur die in Artikel 3 c. 3 des Präsidialdekrets 322/98 genannten Vermittler zugelassen werden:
• Teilweise: Dem bevollmächtigten Vermittler werden nur bestimmte vom Portal der Steuerbehörde angebotene Dienstleistungen zur Verfügung gestellt.

Die Dienstleistungen, die delegiert werden können , sind

• Abfrage und Erwerb von elektronischen Rechnungen oder deren elektronischen Duplikaten.
• Abfrage der vierteljährlichen MwSt.-Abrechnungen des delegierenden Steuerpflichtigen.
• Abfrage von Mehrwertsteuerdaten, die sich auf Rechnungen beziehen, die der beauftragende Steuerpflichtige ausgestellt und/oder erhalten hat. Dazu gehören auch Daten, die von Kunden und/oder Lieferanten im Rahmen von Handelsgeschäften übermittelt werden.
• Vergleich der in den vierteljährlichen MwSt.-Abrechnungen mitgeteilten "übereinstimmenden Elemente" mit den tatsächlichen Daten, die sich aus den vom Beauftragten ausgestellten und/oder empfangenen Rechnungen ergeben.
• Speicherung und/oder telematische Übermittlung von Quittungen und damit zusammenhängenden Beträgen im Namen der beauftragenden Partei.
• Einsichtnahme in die Meldungen und Quittungen über den Erhalt und/oder die Bestätigung der Übermittlung elektronischer Rechnungen sowie in die Daten über grenzüberschreitende Rechnungen im Namen der übertragenden Partei;
• Abfrage von Meldungen über mehrwertsteuerrelevante Daten und von Meldungen über periodische Mehrwertsteuerabrechnungen.
• Abfrage der für die MwSt-Erklärung relevanten Daten
• Registrierung der Telematikanschrift und Generierung des QR-Codes.
• Elektronische Rechnungsstellung im Allgemeinen.
• Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen → Dienstleistung, die auch an andere Parteien als qualifizierte Vermittler delegiert werden kann;
• Geräteakkreditierung und -zählung → Dienstleistung, die auch an andere Parteien als qualifizierte Vermittler delegiert werden kann.

Wie stellt man einen Antrag auf Delegation der elektronischen Rechnungsstellung?

Grundsätzlich müssen Anträge auf Delegation der Nutzung durch Ausfüllen und Einreichen des entsprechenden Formulars gestellt werden, das von der Website der Agenzia delle Entrate heruntergeladen werden kann.

👀 Die Verfahren für die Erteilung oder den Widerruf von Vollmachten wurden in der Verordnung vom 29. Juli 2013 festgelegt.

Insbesondere legt die Agenzia delle Entrate fest, dass:

4.1 Das in Punkt 2.1 genannte Formular kann von der beauftragenden Partei oder von der Partei, der eine besondere Vollmacht erteilt wurde, durch Ausfüllen des entsprechenden Abschnitts des Formulars bei jeder Gebietsvertretung der Agentur der Einnahmen eingereicht werden.
4.2 Die delegierende Partei kann die Delegation der elektronischen Rechnungsstellung über die in ihrem reservierten Bereich zur Verfügung gestellten spezifischen Funktionalitäten erteilen oder widerrufen.
4.3 Das in Punkt 2.1 genannte Formular kann dem beauftragten Vermittler ausgehändigt werden, der der Agentur der Einnahmen die wesentlichen Daten für die Aktivierung der ihm übertragenen Delegationen/Widerrufe übermittelt. Diese Daten sind zu übermitteln
innerhalb von 90 Tagen ab dem Datum der Unterzeichnung des Formulars, wenn es sich um eine Vollmacht handelt
innerhalb von 2 Arbeitstagen ab dem Datum der Unterzeichnung des Formulars bei Anträgen auf Widerruf bereits erteilter Vollmachten;
4.4 Für die Aktivierung von Vollmachten, die auf die in Abschnitt 4.3 genannte Weise erteilt wurden, nutzt der beauftragte Vermittler einen "Massenübermittlungsdienst" oder alternativ eine in seinem Gebiet zur Verfügung gestellte "punktuelle" Übermittlungsfunktion im Internet.
4.5 Für den Widerruf von Vollmachten, die bereits auf die in Absatz 4.3 genannte Weise erteilt wurden, nutzt der beauftragte Vermittler eine in seinem Bereich zur Verfügung gestellte "punktuelle" Webfunktion

Agenzia delle Entrate

Wie füllt man die Delegation der elektronischen Rechnungsstellung aus?

Damit die Bevollmächtigung wirksam wird, muss der Antrag auf Ausfüllen eines Formulars gestellt werden .

Das Vollmachtsformular wurde ursprünglich durch das Provvedimento vom 13. Juni 2018 genehmigt. Mit dem Provvedimento vom 5. November 2018 hat die Agenzia delle Entrate ein neues Modell mit dem Titel "Erteilung und Widerruf der Vollmacht zur Konsultation des Steuerpflichtigen" eingeführt.

Die Dauer jeder Vollmacht beträgt maximal:

• 2 Vermittler;
• Für nicht mehr als 2 Jahre.

Wesentliche Daten

Nachfolgend finden Sie die Informationen, die in dem Formular enthalten sind, sowie die wesentlichen Daten, die anzugeben sind.

• Informationen über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten;
• Abschnitt betreffend die:
• Abschnitt für die Angabe der Daten der Person, die mit der Vorlage des Formulars bei den Finanzämtern betraut werden kann;
• Abschnitt für die Unterschrift des Beauftragten;
• Beschreibung der Dienstleistungen, die delegiert werden können.

☝ Mit diesem Vordruck wird die Zustimmung zur Erteilung oder zum Widerruf von Vollmachten auch für die Nutzung des beauftragten Steuerzeichners erteilt.

👀 Das neue Formular, das mit der Verordnung vom 13. Juni 2018 eingeführt wurde, enthält die folgenden oben genannten Abschnitte:

1. Daten des Bevollmächtigten;
2. Eidesstattliche Erklärung für Vermittler, dass sie die Unterschrift des Bevollmächtigten beglaubigen können

Übermittlung der Daten des Bevollmächtigten über Pec.

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie es gewohnt sind, Dokumente über PEC zu übermitteln; dieser Kanal wurde nämlich nur für die Einführungsphase des Verfahrens als gültig angesehen. Ab dem 31. Mai 2019 wird die Kommunikation über PEC .

Wie erneuert man eine Vollmacht für die elektronische Rechnungsstellung?

Die Erneuerung einer Vollmacht für die elektronische Rechnungsstellung erfolgt nicht automatisch: Stattdessen ist es erforderlich, das Verfahren zur Beantragung der Erteilung zu wiederholen, indem das oben beschriebene Formular ausgefüllt und eingereicht wird.

Genehmigung des Formulars für die Erteilung der Vollmacht und den Widerruf der Vollmacht

Genehmigung des Formulars für die Erteilung oder den Widerruf von Vollmachten:

• Bei Anträgen auf Erteilung von Vollmachten: innerhalb von 90 Tagen ab dem Datum der Unterzeichnung des Formulars;
• für Anträge auf Widerruf der Vollmacht: innerhalb von 2 Arbeitstagen ab dem Datum der Unterzeichnung des Formulars;

Wie ist das Vollmachtsformular aufzubewahren?

Wie wir schon oft bei anderen Buchhaltungsunterlagen gesehen haben, ist die Aufbewahrung ein entscheidender Faktor für den Rechtsschutz. Was sagt also die Steuerbehörde zur Aufbewahrung der Kopie von Papiervollmachten?

7.1. Die Vermittler Die Delegierten und die Personen, die die in Punkt 2.1. genannten Vollmachtsformulare gemäß Punkt 4.8. übermittelt haben, bewahren die erworbenen Formulare zusammen mit den Kopien der Ausweispapiere der delegierenden Parteien auf und benennen eine oder mehrere Personen, die für die Verwaltung der genannten Formulare verantwortlich sind. Die direkt in elektronischer Form erworbenen Vordrucke werden unter Beachtung der technischen Vorschriften und Leitlinien des Gesetzesdekrets Nr. 82 vom 7. März 2005 aufbewahrt.

7.2. Die erworbenen Vordrucke werden nummeriert und täglich in ein spezielles chronologisches Register eingetragen, das folgende Angaben enthält

fortlaufende Nummer und Datum des Auftrags/Widerrufs

Steuernummer und persönliche Daten/Name des übertragenden Steuerpflichtigen;

Angaben zum Identitätsdokument des Unterzeichners der Vollmacht/des Widerrufs.

7.3. Die Steuerbehörde kontrolliert die Formulare auch in den Büros der Vermittler . Wenn Unregelmäßigkeiten bei der Verwaltung der Vollmachten/Widerrufe festgestellt werden, führt die Agentur unter anderem den Widerruf gemäß Artikel 8, Absatz 1, erster Satz, des Exekutivdekrets vom 31. Juli 1998 durch. Dies gilt unbeschadet der zivilrechtlichen Haftung und der Anwendung von Sanktionen.

Agenzia delle Entrate

Achten Sie daher darauf, keine Ausweispapiere auszulassen und die Dokumente korrekt zu nummerieren.

Wie funktioniert die Delegation an die elektronische Steuerschublade für Rechnungen?

Es handelt sich darum, Ihrem Finanzvermittler, z. B. Ihrem Buchhalter, die Möglichkeit zu geben, alle in der Steuerschublade des Steuerpflichtigen enthaltenen Informationen, wie z. B. Zahlungen an die Steuerbehörden, einzusehen und zu aktualisieren. Für die Erteilung der Vollmacht kann das gleiche Formular wie für die elektronische Rechnungsvollmacht verwendet werden.

Erweiterung für Vollmachten 2021 vorgesehen

Aufgrund der im Jahr 2020 eingeführten Reisebeschränkungen hat sich häufig das Problem ergeben, das Vollmachtsformular mit der Originalunterschrift des Steuerpflichtigen zu beschaffen. Aus diesem Grund wurde ein Antrag auf Verlängerung der Gültigkeit von Vollmachten gestellt, anstatt den Antrag erneut einzureichen.

Diesem Antrag wurde mit dem Beschluss vom 11. Dezember 2020 stattgegeben. Der letztgenannte Beschluss sah eine einjährige Verlängerung der Gültigkeitsdauer der Vollmachten für die elektronische Rechnungsstellung nur für die Nutzung der Dienste der Telematikportale der Steuerbehörde vor.

Somit wurde die Frist für die Vollmachten auf den Zeitraum zwischen dem 15. Dezember 2020 und dem 31. Januar 2021 verschoben. Die Verlängerung wurde daher auf das gesamte Jahr 2021 ausgedehnt.