Elektronische B2B-Rechnungsstellung: digitale Buchhaltung
Die elektronische Rechnungsstellung setzt sich immer mehr durch, und viele Unternehmen und Betriebe akzeptieren heute nur noch elektronische Rechnungen. Die elektronische Rechnungsstellung bietet mehr Effizienz und Datentransparenz und kann Unternehmen dabei helfen, mit Lieferanten und Kunden zu kommunizieren und einen zuverlässigen Cashflow zu gewährleisten.
Aber was sind die Merkmale der elektronischen B2B-Rechnungsstellung? Was sind die Vorteile? Welche Verfahren müssen für ein 100 % effizientes Rechnungsstellungssystem eingerichtet werden?
Lesen Sie den Artikel weiter, um die Antworten auf Ihre Fragen zu finden.
Elektronische B2B-Rechnungsstellung: Definition, Funktionsweise und Pflichten
Elektronische B2B-Rechnungsstellung: Definition
Die elektronische B2B-Rechnungsstellung besteht darin, eine digitale Version einer Rechnung an eine Privatperson zu senden, die mehrwertsteuerpflichtig ist (d. h. an einen Firmeninhaber oder Freiberufler). Wir können also sagen, dass die elektronische B2B-Rechnungsstellung ein digitales Rechnungsstellungssystem von einem Unternehmen an ein anderes Unternehmen oder an einen Freiberufler ist.
Eine kleine Klarstellung: Die elektronische Rechnungsstellung entspricht der Verwendung eines elektronischen Rechnungsstellungssystems zur Verfolgung von Transaktionen zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden oder Lieferanten. Man sollte die elektronische Rechnungsstellung also nicht mit Systemen verwechseln, die einfach nur Papierrechnungen einscannen.
Noch eine kleine Klarstellung: Wenn wir davon sprechen, dass eine elektronische B2B-Rechnung an eine Privatperson geschickt wird, meinen wir eine mehrwertsteuerlich registrierte Person, die ein Unternehmen besitzt. Wir beziehen uns also nicht auf den Endverbraucher, da wir in diesem Fall von einer elektronischen B2C-Rechnung sprechen.
Wie versendet oder empfängt man elektronische B2B-Rechnungen?
Für die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen hat das Finanzamt ein digitales System namens Sistema di Interscambio (SdI) eingerichtet, das einer Art virtuellem Postboten entspricht.
Diese digitale Plattform ist für alle Steuerzahler mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder von der öffentlichen Verwaltung (PA) kostenlos. Dank dieses Systems kann das Finanzamt die von Privatpersonen und öffentlichen Einrichtungen ausgestellten Rechnungen jederzeit kontrollieren und überprüfen.
Bei der elektronischen Rechnungsstellung wird also eine digitale Version der Rechnung in einer xml-Datei erstellt . Diese wird dann über das Austauschsystem empfangen und an den Endverbraucher gesendet . Die Steuerbehörde kann dann mit der digitalen Speicherung der elektronischen Rechnungen im reservierten Bereich der Steuerzahler fortfahren, die sich in die SdI einwickeln.
Was sind die Unterschiede zwischen PA- und B2B-Rechnungen?
Die beiden Rechnungsstellungssysteme sind in Bezug auf Verfahren und Funktionsweise gleichwertig. Der Unterschied liegt in der Zusammenstellung der Rechnung mit den richtigen Codes:
- Bei der elektronischen Rechnungsstellung für die öffentliche Verwaltung (PA) geben Sie den Code der PA-Stelle ein, um den Empfänger der Rechnung anzugeben.
- bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich geben Sie den Adressatencode ein, eine 7-stellige alphanumerische Reihe zur Identifizierung des Rechnungsempfängers. Wenn der Empfänger nicht im Interchange-System registriert ist, wird "0000000" als Empfängercode eingegeben, und die PEC-Adresse des Empfängers wird in das Feld "PEC-Adresse des Empfängers" eingetragen.
Was ist mit der elektronischen B2B-Rechnungsstellung ohne PEC- oder Empfängercode?
Wenn der Empfänger der elektronischen Rechnung eine natürliche Person ist, hat er keinen persönlichen Empfängercode, obwohl er mehrwertsteuerpflichtig ist. In diesem Fall muss die elektronische Rechnung durch die Eingabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der betreffenden natürlichen Person vervollständigt werden.
Wird die Rechnung mit einem falschen PEC oder einem falschen MwSt.-Identifikationscode ausgestellt, wird die Rechnung an den Empfänger unter Berücksichtigung der eingegebenen MwSt.-Identifikationsdaten versandt. Er erhält jedoch lediglich eine digitale Kopie der Rechnung, die auf Fisconline oder Entratel heruntergeladen werden kann.
Ist die elektronische B2B-Rechnungsstellung obligatorisch?
In den letzten Jahren hat das System der Rechnungsstellung zahlreiche Änderungen erfahren.
- Im Jahr 2015 wurde der öffentlichen Verwaltung durch die Steuergesetzgebung die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auferlegt.
- Im Jahr 2017 begann der Umstellungsprozess auf die elektronische Rechnungsstellung für Privatpersonen, d. h. B2B. Die Steuerzahler konnten die elektronische Rechnungsstellung weiterhin auf freiwilliger Basis nutzen.
- Im Jahr 2019 macht die Steuergesetzgebung die elektronische Rechnungsstellung auch für Privatpersonen zur Pflicht.
Wer ist nicht verpflichtet, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zu nutzen?
Die folgenden Steuerpflichtigen sind von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für ihr Unternehmen ausgenommen
- diejenigen, die von der Pauschalregelung profitieren
- diejenigen, die unter die Kleinstbetragsregelung oder das Regime di vantaggio fallen;
- diejenigen, die Waren und Dienstleistungen an Nichtansässige, EU- und Nicht-EU-Bürger liefern.
Warum elektronische B2B-Rechnungsstellung?
Anreize für Steuerzahler, die die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich nutzen
Auch wenn das jüngste Gesetzesdekret die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich verbindlich vorschreibt, können Steuerzahler, die sich für dieses System entscheiden, weiterhin von den folgenden steuerlichen Vorteilen profitieren
- Erleichterungen bei der Aussetzung der Meldepflicht für Transaktionen mit Ländern, die auf der schwarzen Liste der EU stehen;
- die Abschaffung des Spesometers;
- das Ausfüllen der INTRA-Formulare für den Kauf von Waren und Dienstleistungen sowie der Absichtserklärung.
Ein weiterer Punkt, der für Steuerzahler, die die elektronische Rechnungsstellung nutzen, spricht, betrifft die Mehrwertsteuer: Erstattungen werden innerhalb von drei Monaten nach der Jahreserklärung ausgestellt, und das zusätzliche Visum zur Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften wird für Beträge über 15.000 EUR nicht mehr erforderlich sein.
Die Vorteile der elektronischen B2B-Rechnungsstellung
Die wichtigsten Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung sind
- geringere Porto-, Druck- und Aufbewahrungskosten für Rechnungen;
- umweltfreundliches Verfahren (kein Papier und Druck und andere negative Umweltauswirkungen)
- kürzere Zahlungsfristen für Rechnungen (schnellere Begleichung ausstehender Rechnungen)
- erhöhte Produktivität der Unternehmer;
- kürzere Bearbeitungszeit von Rechnungen, die direkt in das Buchhaltungssystem des Unternehmers eingegeben werden;
- verbesserte Kommunikation zwischen Unternehmern.
Aus steuerlicher Sicht wirkt sich die elektronische Rechnungsstellung wie folgt aus
- eine bessere Qualität der Dienstleistungen der Steuerverwaltung für die Steuerzahler (Vorerledigung von Steuerschulden oder Steuererstattungen, keine weitere Verpflichtung zur Abgabe von Mehrwertsteuererklärungen oder stufenweise Minimierung);
- rechtzeitige Unterdrückung von Steuerbetrug und Steuerhinterziehung;
- Minimierung von Fehlern.
Eine genauere Analyse der Vorteile führt uns zu einer Unterteilung in vier Makrobereiche, in denen die Vorteile der elektronischen B2B-Rechnungsstellung greifbar sind.
1. Verbesserte Effizienz
Bei der Rechnungsstellung auf Papier müssen die Mitarbeiter die Daten aus den Rechnungen abrufen und manuell in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingeben. Elektronische Rechnungsstellungssysteme können diesen Schritt automatisch durchführen, was Zeit spart und menschliche Fehler reduziert.
2. Statistische Auswertung
Elektronische Rechnungsstellungssysteme ermöglichen es Ihnen, Rechnungen nach Kunden zu organisieren, so dass Sie leicht überwachen können, welche Kunden ihre Rechnungen regelmäßig verspätet bezahlen. Diese Transparenz kann Ihrem Unternehmen helfen, Trends zu analysieren und für die Zukunft zu planen.
3. Verbesserter Cashflow
Wenn Sie den Überblick über alle Rechnungen behalten und auf einen Blick sehen können, wie viel Geld Sie im nächsten Monat oder in den nächsten Monaten erwarten können, ist es einfacher, für einen angemessenen Cashflow in Ihrem Unternehmen zu sorgen.
4. Verbesserte Zusammenarbeit
Elektronische Rechnungsstellungssysteme erleichtern die Kommunikation zwischen Einkäufern, Lieferanten und Kunden. Durch die verbesserte Zusammenarbeit können Sie starke Beziehungen zu den Menschen und Organisationen aufbauen, von denen Ihr Unternehmen abhängt.
Nachteile der elektronischen B2B-Rechnungsstellung
Obwohl die elektronische Rechnungsstellung viele Vorteile hat, gibt es auch einige Nachteile, über die Sie sich im Klaren sein sollten. Der Versuch, ein elektronisches Rechnungsstellungssystem ohne entsprechende Schulung oder Kenntnisse über die Funktionsweise des Systems einzuführen, kann zu Verwirrung und Zeitverschwendung führen. Mit der richtigen Schulung kann dieses Problem jedoch überwunden werden.
Manche Kunden ziehen es vor, eine Papierrechnung zu erhalten. Obwohl einige elektronische Rechnungsstellungssysteme so konzipiert sind, dass sie papierlos arbeiten, ist es oft möglich, eine Kopie der Rechnung für die kleine Gruppe von Personen auszudrucken, die es vorziehen, nicht mit digitalen Technologien zu arbeiten.
Die elektronische Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil des Digitalisierungsprozesses. Wie wir gesehen haben, bietet sie viele Vorteile bei der Bekämpfung von Steuerbetrug und anderen Steuerschlupflöchern. Während und nach der globalen Pandemie haben wir eine gewisse Beschleunigung der digitalen Wirtschaft und der Digitalisierung durch die Einführung neuer Technologien erlebt.
Auf EU-Ebene ist die elektronische Rechnungsstellung nur bei öffentlichen Ausschreibungen vorgeschrieben, obwohl sich die Länder zunehmend auf die Auswirkungen ihrer Vorteile konzentrieren. In dieser Hinsicht scheinen die Anträge einiger EU-Mitgliedstaaten auf Ausnahmeregelungen von der Mehrwertsteuerrichtlinie gerechtfertigt zu sein, insbesondere angesichts der aktuellen Dimension des Steuergefälles und der Korruption.
Andererseits müssen auch die oben erwähnten steuerlichen Anreize in Betracht gezogen werden, die die Steuerzahler zur Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung ermutigen können. In Anbetracht aller Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung ist zu erwarten, dass sich die Steuerzahler mehr und mehr dafür entscheiden werden, sie zu nutzen.
Wie steht es mit Ihnen, planen Sie, die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen einzuführen?
Artikel übersetzt aus dem Italienischen