Co-Entry-Rechnung: Rechnung für mehrere Parteien
Eine Rechnung ist ein Steuerdokument, das immer dann ausgestellt werden muss, wenn ein Unternehmen Waren verkauft oder Dienstleistungen an eine Gegenpartei erbringt. Der Zweck der Rechnung ist es, die wichtigsten Merkmale der durchgeführten Transaktion zusammenzufassen. Auch die Angaben zum Aussteller (Empfänger oder Auftraggeber) und zum Käufer (Steuerpflichtiger) müssen enthalten sein.
Es kommt jedoch häufig vor, dass eine Rechnung für eine an mehrere Personen gelieferte Ware oder eine an mehrere Personen erbrachte Dienstleistung ausgestellt wird. Ein Beispiel hierfür wäre eine notarielle Urkunde, die zugunsten mehrerer Personen im Falle des gemeinsamen Eigentums an einer Immobilie ausgestellt wird.
❓ Welche Rechnung wird in diesen besonderen Fällen ausgestellt? Ist es möglich, eine Rechnung auf mehrere Personen auszustellen? In diesem Artikel geht es um die Rechnung im Miteigentum.
❔ Wie sollte sie ausgestellt werden? Welche Vorschriften gibt es? Schauen wir uns in diesem Artikel gemeinsam alle Merkmale einer gemeinsamen Rechnung an.
Was ist eine gemeinsame Rechnung?
Von einer gemeinsamen Rechnung spricht man, wenn sich das Steuerdokument auf Leistungen bezieht, die an mehr als einen Unternehmer erbracht wurden, und daher an mehr als eine Partei ausgestellt wird .
Es gibt in der Tat bestimmte Bereiche, wie z. B. die Steuerberatung oder die Rechtsberatung, in denen die Notwendigkeit, Rechnungen an mehrere Unternehmer zu richten, besonders groß ist.
Gemeinsame Rechnungsstellung: die Vorschriften
Artikel 21 des Präsidialerlasses Nr. 633/1972 regelt die allgemeine Rechnungsstellung, sowohl in elektronischer als auch in Papierform. Darin wird festgelegt, dass eine Verpflichtung besteht, die Veräußerung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen durch die Ausstellung einer Rechnung zu dokumentieren. Die Rechnung kann entweder in Papierform (wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist) oder elektronisch ausgestellt werden.
Der Artikel legt außerdem Folgendes fest:
- Handelt es sich bei den Vertragspartnern um juristische Personen, Unternehmen oder Gesellschaften, ist die Angabe der Firma zusammen mit dem Namen und der Firmenbezeichnung sowohl der Firma als auch des Empfängers erforderlich;
- Handelt es sich bei den Vertragspartnern um andere Stellen als Einrichtungen, Unternehmen oder Gesellschaften, so sind Name und Vorname dieser Stellen ausdrücklich anzugeben.
👀 Andererseits gibt es bei einer gemeinsamen Rechnung im Falle einer Papierrechnung keine Probleme; es ist daher ohne allzu große Schwierigkeiten möglich, mehrere Namen manuell einzugeben.
Probleme ergeben sich bei der elektronischen Rechnungsstellung. In der Tat könnte die telematische Ausstellung der Rechnung zu einem Hindernis führen, da das XML-Format nur die Eingabe eines Inhabers erfordert.
Die Frage, die sich stellt, lautet: Wie sind die Adressaten bei einer gemeinsamen elektronischen Rechnung anzugeben? Das werden wir gleich sehen. In der Zwischenzeit sollten wir einige gesetzlich festgelegte Voraussetzungen definieren.
Im Jahr 2017 hat die Steuerbehörde in ihrem Beschluss Nr. 87/E vom 5.7.2017 eine Anleitung dazu gegeben. Darin wurde das Folgende festgelegt:
- Die Möglichkeit, eine gemeinsame elektronische Rechnung auszustellen, besteht nur dann, wenn die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zugunsten einer privaten Partei erfolgt (B2C-Rechnung).
- Es besteht keine Möglichkeit, eine gemeinsame elektronische Rechnung zwischen Mehrwertsteuerparteien auszustellen (B2B-Rechnung).
Betrifft die Rechnung also Umsätze, die zwischen Einrichtungen, Unternehmen oder Gesellschaften getätigt werden, ist die Verwendung einer gemeinsamen elektronischen Rechnung nicht zulässig.
Gemeinsame Rechnung: zu beachtende Parameter für die korrekte Ausstellung
Im Beschluss Nr. 87/E vom 5/07/2017 wurden auch die Koordinaten für die Aufnahme der Adressaten in die elektronisch erstellte Rechnung festgelegt.
Im Falle einer angefochtenen Rechnung darf im XML-Dokument im Abschnitt "Steuerliche Identifikatoren" nur ein Adressat angegeben werden : Das Austauschsystem (SdI) erlaubt nämlich nicht die Einfügung von mehr als einem Adressaten.
Daher erlaubt das e-Invoicing-System nur die Eingabe eines einzigen Empfängers in dem entsprechenden Abschnitt. Um eine gemeinsame Rechnung auszustellen, d. h. zugunsten mehrerer Inhaber, muss daher weiterhin nur ein Name in das Feld für den Händler oder Auftraggeber eingetragen werden.
👉 Andere Zahlungsempfänger können ebenfalls eingegeben werden, allerdings in optionale Felder, die nicht der Kontrolle durch das Datenaustauschsystem unterliegen.
Optionale Felder unterliegen in der Regel nicht der Kontrolle durch das Austauschsystem (SdI) und können wie folgt aussehen:
→ "Sonstige Verwaltungsdaten";
→ "Kausal".
Damit wird das Problem umgangen, mehrere Empfänger für dieselbe Rechnung in ein System einzugeben, in dem nur einer hinzugefügt werden kann.
☝ Das Finanzamt hat keine genauen Anweisungen für die korrekte Methode zur Ausstellung einer gemeinsamen elektronischen Rechnung gegeben. Daher handelt es sich bei den bisherigen Ausführungen eher um einen Vorschlag für die praktische Umsetzung als um einen Hinweis darauf, wie es gemacht werden sollte.
In der Tat hängt die Ausstellung einer gemeinsamen elektronischen Rechnung sehr stark von der Art der Software ab, die für die elektronische Rechnungsstellung verwendet wird. Es gibt nämlich Softwarepakete, die die Angabe mehrerer Empfänger ermöglichen, während andere diese Möglichkeit überhaupt nicht vorsehen.
Die Daten, die in einer gemeinsamen Rechnung enthalten sein müssen
Jede Rechnung, unabhängig von der gewählten Ausstellungsmethode, erfordert die Eingabe bestimmter Daten. Diese Angaben sind unabhängig von der Art der Rechnung gleich: Sie dürfen nicht fehlen, sonst ist das Dokument steuerlich ungültig.
Die einzugebenden Daten , die unbedingt vorhanden sein müssen, sind:
- Die Angaben zum Aussteller der Rechnung (Vor- und Nachname, Anschrift des Firmensitzes, MwSt.-Nummer, Steuernummer);
- die Daten des Rechnungsempfängers (Vor- und Nachname, Anschrift des Firmensitzes, MwSt.-Nummer, Steuernummer);
- Die fortlaufende Nummer: Ab Jahresbeginn müssen die Rechnungen fortlaufend nummeriert werden, beginnend mit der Nummer 1;
- Die Beschreibung der verkauften Ware oder erbrachten Dienstleistung, auf die sich die Rechnung bezieht;
- Der Mehrwertsteuerbetrag, d.h. wie hoch die Zahlung mit und ohne Mehrwertsteuer ist.
Gemeinsame Rechnungsstellung: Häufig auftretende Probleme
Aus steuerlicher Sicht gibt es keine besonderen Probleme bei der Ausstellung von Sammelrechnungen. Aus praktischer Sicht ist diese Art der steuerlichen Maßnahme jedoch oft alles andere als einfach.
Es gibt nämlich nicht viele Softwarepakete, die die Möglichkeit bieten, diese Art von Dienstleistung zu erbringen, oder das Verfahren selbst kann operative Schwierigkeiten mit sich bringen.
💭 Im Falle unlösbarer Komplikationen ist es immer noch möglich, für jeden Begünstigten der Transaktion eine eigene Rechnung auszustellen.
Um die Schwierigkeiten zu vermeiden, die eine gemeinsame Rechnung mit sich bringt, ist es daher immer möglich, mehrere Rechnungen auszustellen, eine pro Vertragspartei. Auf diese Weise können etwaige Probleme auf praktische und schmerzlose Weise umgangen werden.
Artikel übersetzt aus dem Italienischen