Der Empfängercode der elektronischen Rechnung: das digitale Ermes
Ab dem 1. Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung Pflicht. Und der Empfängercode ist ein wichtiger Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung. Aber was ist das genau und wie erhält man ihn?
Der Empfängercode ist das Äquivalent eines digitalen Ermes: Mit Hilfe eines eindeutigen alphanumerischen Codes kann die elektronische Rechnung blitzschnell an den richtigen Adressaten zugestellt werden.
Doch wie kommt man an die magischen Flügelschuhe dieses digitalen Ermes?
Das wollen wir in diesem Artikel gemeinsam herausfinden!
E-Invoice-Empfängercode: Definition und Rolle bei der Rechnungsstellung
Der Empfängercode ist eine alphanumerische Folge von sieben Ziffern, die der Rechnungsaussteller auf der Rechnung angeben muss. Er ist von entscheidender Bedeutung, da dieser Code dem Austauschsystem den Empfänger der Rechnung oder die Stelle, an die die Rechnung zu richten ist, mitteilt.
Das Zustellungsverfahren
Damit das Austauschsystem die elektronische Rechnung korrekt zustellen kann, müssen Sie dem virtuellen "Postdienst" des Internal Revenue Service Ihre Telematikadresse mitteilen .
Der Empfängercode ist nicht das einzige zu übermittelnde Element. Es ist nämlich notwendig, zwischen den für die eigenen Bedürfnisse am besten geeigneten Empfangsmodalitäten zu wählen.
Die Telematikanschrift
Die Telematikadresse für den Rechnungsempfang kann auf drei verschiedene Arten erfolgen. Neben dem Adressatencode für die elektronische Rechnung gibt es zwei weitere Möglichkeiten:
- die PEC-Adresse oder die PEC-Box. Bei der Erstellung der Rechnung muss der Lieferant die folgenden Angaben nach diesen Regeln ausfüllen
- der Code des Empfängers erhält den Wert "0000000" (siebenmal Null)
- In das Feld "PEC-Empfänger" trägt der Lieferant die vom Kunden mitgeteilte PEC-Adresse ein.
- den einfachen Zahlencode "0000000 " (sieben mal Null), wenn der Kunde keine Telematikadresse (PEC oder Adressatencode) mitgeteilt hat. Wenn der Kunde seine elektronische Rechnung in Zukunft abrufen möchte, muss er in seinen reservierten Bereich "Konsultation" des Portals "Rechnungen und Belege" gehen
Die verschiedenen Methoden variieren je nach Art des Kunden. Die PEC wird von Unternehmen oder Privatpersonen gewählt, die nur wenige Rechnungen verwalten, der siebenstellige Empfängercode hingegen von großen Unternehmen, die ein großes Rechnungsaufkommen verwalten. Der letzte Modus, der siebenstellige numerische Code, ist der typische Verwendungsmodus für Endverbraucher und wird daher im BtoC-Handel verwendet.
Unterschied zwischen Adressatencode und PEC
Wie wir gesehen haben, gibt es verschiedene elektronische Rechnungsstellungsdienste oder Übermittlungsarten über Telematikkanäle. Aber was ist der wirkliche Unterschied zwischen PEC und Adressatencode?
Der Adressatencode ist an sich keine Methode zur Übermittlung der elektronischen Rechnung, sondern nur die Information, die benötigt wird, um die elektronische Rechnung an die richtige Adresse zu senden.
Der PEC hingegen entspricht in jeder Hinsicht einem digitalen Verfahren für den Versand der elektronischen Rechnung. Die PEC ( Certified Electronic Mail) wird nämlich in jeder Hinsicht als rechtsgültige E-Mail anerkannt, die einem eingeschriebenen Brief auf Papier entspricht. Über eine spezielle Software oder PEC ist es also möglich, elektronische Rechnungen an den betreffenden Empfänger zu senden.
Wir raten Ihnen in diesem Fall, eine Software zu verwenden, die einen von der Ade akkreditierten Vermittler für die Verwaltung elektronischer Rechnungen einsetzt. Auf diese Weise können Sie Probleme mit der Rechnungsstellung und der Buchhaltung vermeiden.
Das Verfahren zur Aktivierung des Empfängercodes
Beantragung und Beschaffung des Empfängercodes
Obwohl die Rechnungsstellung in den Zuständigkeitsbereich des Finanzamts fällt, wird Ihnen die Behörde den Empfängercode nicht zur Verfügung stellen. Es hat also keinen Sinn, die Website des Finanzamts aufzusuchen, um den Empfängercode zu erhalten.
Jedes Unternehmen verwendet für die Rechnungsstellung eine eigene Software. Für die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung muss daher das jeweilige Softwarehaus kontaktiert werden.
Jede Verwaltungs- und Fakturierungssoftware verfügt über einen eindeutigen Identifizierungscode für alle Mehrwertsteuerpflichtigen, die sich für die Inanspruchnahme der von der Softwarefirma angebotenen Telematikdienste entschieden haben.
Wenn Sie einen Buchhalter als Vermittler haben, wird diesem der Empfängercode mitgeteilt. Natürlich muss Ihr Buchhalter dasselbe Softwarehaus wie Ihr Unternehmen nutzen, um den Empfängercode für Ihr Unternehmen anzufordern.
Sie werden also verstanden haben, dass es nicht Aufgabe der Steuerbehörden ist, einen eindeutigen Empfängercode zu erstellen und den Inhabern einer Mehrwertsteuererklärung mitzuteilen.
Die einzige Ausnahme bilden die Inhaber eines telematischen Übermittlungskanals, die beim Interchange System akkreditiert sind . Dabei handelt es sich jedoch um Einzelfälle, die nicht die Regel darstellen.
Übermittlung des Empfängercodes oder der PEC an die Steuerbehörde
Um den Empfang elektronischer Rechnungen zu verbessern, wurde auf der Website des Finanzamts ein Bereich eingerichtet, in dem Mehrwertsteuerpflichtige und ihre buchhalterischen Vermittler den Adressatencode und die Telematikadresse, an die elektronische Rechnungen zugestellt werden sollen, vorab registrieren können.
Um Ihren Adressatencode oder Ihre Telematikadresse mitzuteilen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie auf die Website der Agentur der Einnahmen und öffnen Sie das Portal Rechnungen und Einnahmen
- Gehen Sie auf "Elektronische Rechnungsstellung > Registrierung " und geben Sie die Telematikadresse ein, an die Sie alle Rechnungen erhalten möchten. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch Ihre PEC-Adresse oder Ihren Adressatencode in das entsprechende Feld für den Adressatencode eingeben.
Sobald das Verfahren abgeschlossen ist, werden die elektronischen Rechnungen automatisch an den vom Steuerpflichtigen bei der Registrierung angegebenen Ort geschickt.
Wenn der Steuerpflichtige der Steuerbehörde die folgenden Informationen nicht mitteilt, wird die elektronische Rechnung an das Austauschsystem geschickt, das die eingegebene PEC-Adresse oder den Adressatencode überprüft und sie direkt an den Kunden sendet.
Was sind die Vorteile des Empfängercodes für elektronische Rechnungen?
Ab dem 1. Januar 2019 wird die elektronische Rechnungsstellung gesetzlich vorgeschrieben. Die Ausstellung und Übermittlung von Steuerdokumenten wird entmaterialisiert, und wie wir gesehen haben, ist dies nicht immer einfach umzusetzen. Aus diesem Grund bietet das elektronische Rechnungsstellungssystem den Steuerzahlern trotz des höheren Verwaltungsaufwands zahlreiche Vorteile.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören
- die Befreiung von der Verpflichtung, das Spesometro, die Schwarze Liste und die von Leasinggesellschaften abgeschlossenen Verträge zu erstellen;
- die Befreiung von der Meldepflicht für Käufe von Waren aus der Republik San Marino;
- die Befreiung von der Veröffentlichung der Intrastat-Formulare für Käufe aus einem EU-Land;
- den vorrangigen Zugang zur Mehrwertsteuererstattung;
- die Verkürzung der Frist für die Mitteilung der Veranlagungen um ein Jahr;
- die Befreiung von der Registrierung von Quittungen;
- die Befreiung von der Ausstellung von Quittungen oder Steuerbescheinigungen;
- Steuerliche Unterstützung für minderjährige Steuerzahler;
- die Befreiung von der Konformitätsbescheinigung und der Garantie für die Mehrwertsteuererstattung.
Und Sie, sind Sie bereit, das enorme Potenzial dieses digitalen Ermes zu nutzen?
Artikel übersetzt aus dem Italienischen