Geschenkrechnung von A bis Z
Unternehmen verschenken oft Waren an ihre Kunden oder deren Vertreter, um sich bekannt zu machen, als kommerzielle Geste oder als Zeichen der Wertschätzung.
Was sieht das Steuersystem in solchen Fällen vor? Welche Art von Rechnung ist angemessen? Ja, auch "Geschenke" sind fakturierungspflichtig. In diesem Artikel werden wir uns mit dem Thema der Geschenkrechnung befassen. Wir werden sehen, was sie ist und in welchen Fällen sie anwendbar ist, so dass wir alle Zweifel zu diesem Thema ausräumen können.
Geschenkrechnung: Was ist das?
Die Geschenkrechnung ist eine Art von Rechnung, die bei der unentgeltlichen Weitergabe von Waren in Form von Geschenken an Kunden oder Vertreter ausgestellt wird.
Da kein Geld ausgetauscht wird, entfällt die herkömmliche Methode der Erstellung und Versendung von Rechnungen. Schenkungsrechnungen haben in der Tat einen besonderen steuerlichen Status, weshalb es notwendig ist, eine sachliche Unterscheidung zwischen diesen beiden Arten von Steuerdokumenten zu treffen.
Zunächst einmal unterscheiden sich die Geschenkrechnungen nach der Art der erbrachten Leistungen: ob sie mit der Geschäftstätigkeit in Zusammenhang stehen oder nicht, oder ob es sich um kostenlose Muster handelt.
Verweis auf die Vorschriften: Artikel 2 Absatz 2 Nr. 4 des Präsidialerlasses Nr. 633/72.
Sehen wir es uns im Detail an.
Geschenkrechnung → für geschäftsbezogene Produkte
Die Geschenkrechnung kann sich auf Waren beziehen, die dem Kunden unentgeltlich überlassen werden und normalerweise zum Verkauf bestimmt sind. In diesem Fall werden die geschenkten Gegenstände als integraler Bestandteil der unternehmerischen Tätigkeit betrachtet.
Aus diesem Grund sind sie mehrwertsteuerpflichtig, so dass eine Rechnung ausgestellt werden muss. In der Rechnung, die dem Kunden zugestellt wird, muss der steuerpflichtige Betrag rückgängig gemacht werden. Zu diesem Zeitpunkt hat das Unternehmen die Wahl zwischen:
- Dem Kunden die MwSt. in Rechnung stellen → Rechnung mit Rückforderung;
- dem Kunden die Mehrwertsteuer nicht in Rechnung zu stellen → Rechnung ohne Rückforderung.
Darüber hinaus können die Unternehmen wählen zwischen:
- eine Rechnung für jede gewährte unentgeltliche Zu wendung auszustellen;
- eine Selbstfaktur ausstellen, mit der Möglichkeit, eine einzige zusammenfassende Rechnung für den gesamten Monat auszustellen;
- die Geschenke je nach Mehrwertsteuersatz auf einem separaten Datenträger aufzeichnen, d.h. ein Geschenkregister führen . Darin müssen die an einem bestimmten Tag gewährten Geschenke chronologisch und nach Steuersatz unterschieden eingetragen werden.
Geschenksrechnung ohne Rückforderung > Mehrwertsteuer wird dem Kunden nicht in Rechnung gestellt
Eine nicht rückzahlbare Geschenkrechnung ist eine Rechnung, bei der dem Kunden keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt wird.
Dies ist die am häufigsten vorkommende Situation: Der Kunde oder Vertreter erhält von einem Unternehmen ein Geschenk, ohne dafür etwas bezahlen zu müssen. In diesem Fall ist der Unternehmer verpflichtet, die Rechnung auszustellen und die Mehrwertsteuer abzuführen.
Der Wortlaut der Rechnung für die unentgeltliche Lieferung lautet wie folgt: "unentgeltliche Lieferung Artikel 2 Präsidialdekret 633/72 ohne Verpflichtung zur Erhebung der Mehrwertsteuer Artikel 18 Präsidialdekret 633/72". Handelt es sich hingegen um eine elektronische Rechnung, ist die Anwendung der Befreiung N2 erforderlich.
→ Bei Rechnungen für Geschenke ohne Rückgriffsmöglichkeit besteht die Möglichkeit, sich für eine Selbstfakturierung zu entscheiden. Sie besteht aus einem Steuerbeleg, in dem der Aussteller und der Empfänger übereinstimmen.
Achtung! Wenn ein elektronisches Rechnungsstellungssystem verwendet wird, muss der Unternehmer nach der Erstellung der Selbstfakturierung diese an das Austauschsystem (SdI) übermitteln und dabei darauf achten, dass die betreffende Rechnung für unentgeltliche Zuwendungen bestimmt ist.
Geschenkrechnung mit Rückforderung der Mehrwertsteuer > Rechnung an den Kunden
Eine Reverse-Charge-Rechnung ist eine Rechnung, bei der die Mehrwertsteuer dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Das bedeutet im Wesentlichen, dass der Kunde die Mehrwertsteuer für die ihm geschenkte Ware zahlen muss.
Dies ist nicht die gängigste Praxis. In der Regel wird das unentgeltliche Geschenkprodukt in seiner Gesamtheit kostenlos abgegeben. Entscheidet sich das Unternehmen jedoch dafür, dem Kunden die Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen, muss auf der Rechnung folgender Vermerk stehen: "Unentgeltliche Lieferung Artikel 18 Präsidialerlass 633/72 mit Rückforderungspflicht Artikel 18 Präsidialerlass 633/72".
Die Steuerbemessungsgrundlage wird auf der Rechnung gestrichen, der Gesamtbetrag der MwSt. ist jedoch weiterhin an den Kunden zu entrichten.
MwSt.-Bemessungsgrundlage für Rechnungen über Geschenke: Wie hoch ist sie?
An dieser Stelle stellt sich eine Frage: Wie hoch ist die Steuerbemessungsgrundlage, auf die die Mehrwertsteuer zu berechnen ist?
Da es sich um eine unentgeltliche Leistung handelt, wird die Leistung nur von einer der beiden Parteien erbracht, ohne dass eine finanzielle Gegenleistung folgt. Die Bezugsnorm, aus der sich die Art der Steuerbemessungsgrundlage ergibt, auf der die Mehrwertsteuer zu berechnen ist, ist Artikel 13 des Präsidialerlasses 633/1972.
Nach dieser Rechtsvorschrift entspricht die MwSt.-Bemessungsgrundlage dem Einkaufspreis oder, in Ermangelung eines solchen, den Kosten des Gegenstands zum Zeitpunkt der Ausführung des Umsatzes.
Achtung! Wenn das Unternehmen von seinem Rückgriffsrecht keinen Gebrauch macht: Unabhängig davon, wie die Rechnung ausgestellt wird (Rechnung ohne Rückgriff, Selbstfakturierung oder Eintragung des Umsatzes in das Register), bleibt die Zahlung der Mehrwertsteuer Sache des Lieferanten und stellt eine nicht abzugsfähige Ausgabe dar.
Geschenkrechnung → für nicht-geschäftsbezogene Produkte
Kauf von Gratiswaren
Ein unentgeltlich abgegebener Gegenstand darf auch nicht Teil der eigenen Tätigkeit des Unternehmens sein. Wenn es sich nämlich um einen Artikel handelt, der normalerweise nicht vom Unternehmen hergestellt und vermarktet wird, d. h. um einen Artikel, der nicht zur normalen Geschäftstätigkeit des Unternehmens gehört, ist er nicht unbedingt für die Ausstellung der Rechnung verbindlich.
Aus diesem Grund lohnt es sich, beim Kauf von Waren zur kostenlosen Verteilung eine kurze Berechnung des möglichen Vorsteuerabzugs vorzunehmen. Wenn die Waren nämlich als Bewirtungsaufwendungen eingestuft werden können, ist die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs gemäß Artikel 19-bis 1, Buchstabe h) des Präsidialerlasses 633/1972 eng mit den Kosten der betreffenden Gegenstände verbunden.
In der Tat werden drei Fälle unterschieden:
- Der Preis des Gegenstands einschließlich Mehrwertsteuer liegt unter 50 EUR → in diesem Fall ist keine Rechnung auszustellen;
- Der Preis des Gegenstands einschließlich MwSt. beträgt mehr als 50 EUR UND die MwSt. wurde zum Zeitpunkt des Kaufs abgezogen → in diesem Fall ist er steuerpflichtig und die Rechnung muss ausgestellt werden;
- Der Preis des Gegenstands einschließlich Mehrwertsteuer beträgt mehr als 50 € UND die Mehrwertsteuer wurde beim Kauf nicht abgezogen → in diesem Fall ist der Gegenstand nicht steuerpflichtig, so dass keine Rechnung ausgestellt werden muss.
Lieferung von Gratiswaren
Nach dem Kauf der Waren für die unentgeltliche Zuwendung ist es an der Zeit, sie an die Kunden weiterzugeben. Wie wird das gemacht?
Auch im Falle einer Rechnung für ein Geschenk, die für Produkte ausgestellt wurde, die nicht im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit stehen, können Sie
- dem Kunden die Mehrwertsteuer in Rechnung stellen;
- dem Kunden keine Mehrwertsteuer in Rechnung stellen;
- eine Geschenkrechnung ausstellen;
- eine Selbstfakturierung für unentgeltliche Zuwendungen ausstellen.
Es ist ratsam, zum Zeitpunkt der Lieferung einen Frachtbrief (Transportdokument) oder ein ähnliches Dokument auszustellen, in dem der Grund "unentgeltliche Zuwendungen" angegeben ist und in dem der Empfänger genannt wird, um die tatsächliche Lieferung der Waren zu belegen. Auf diese Weise lässt sich jede Art von Anfechtung durch die Steuerbehörden vermeiden.
Unentgeltliche Muster von geringem Wert
Als unentgeltliche Warenproben gelten Gegenstände von geringem Wert, die üblicherweise an der Kasse abgegeben werden und für die keine Mehrwertsteuer erhoben und daher auch keine Rechnung ausgestellt wird, sofern
- Sie sind tatsächlich unentgeltlich;
- als solche gekennzeichnet sind (Gratisproben);
- Sie haben einen geringen Wert.
Verweis auf die Verordnung: Artikel 2 Absatz 3 Buchstabe d) des Präsidialerlasses Nr. 633/72.
Zusammenfassend
Unentgeltliche Lieferungen von Gegenständen, die in der Regel zu Repräsentationszwecken erfolgen, stellen immer dann steuerpflichtige Lieferungen dar, wenn sie Gegenstände betreffen, deren Herstellung oder Handel Teil der eigenen Tätigkeit des Unternehmens ist.
Dagegen sind unentgeltliche Lieferungen von Gegenständen, die nicht in den Bereich der unternehmerischen Tätigkeit fallen, von der Rechnungsstellung befreit, wenn ihr Wert 50 EUR nicht übersteigt. Wird dieser Schwellenwert überschritten, ist der Wert steuerpflichtig, es sei denn, die Mehrwertsteuer wird zum Zeitpunkt des Kaufs abgezogen.
Wir hoffen, dass Sie die notwendigen Informationen erhalten haben, um mit der Rechnungsstellung für kostenlose Waren zu jonglieren, und laden Sie ein, uns Ihre Meinung mitzuteilen! Haben Sie Zweifel? Haben Sie Kuriositäten, über die Sie gerne mehr erfahren würden? Teilen Sie sie uns in den Kommentaren unten mit, wir werden sie gerne berücksichtigen!
Artikel übersetzt aus dem Italienischen