Elektronische Rechnungsstellung in der Gesetzgebung: Was hat sich geändert?

In den letzten Jahren hat der italienische Staat einen langwierigen Digitalisierungsprozess eingeleitet mit dem Ziel, alle administrativen und bürokratischen Prozesse zu entmaterialisieren. Dazu gehört auch der Übergang von Papierrechnungen zu elektronischen Rechnungen. Doch welche Vorschriften gibt es derzeit für die elektronische Rechnungsstellung und wie lauten die aktuellen Regeln?

In unserem Artikel erläutern wir, was sich im Vergleich zu früher geändert hat, und analysieren vor allem den Prozess der Ausstellung und Zustellung einer elektronischen Rechnung.

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E-Invoicing: das Referenzgesetz

Artikel 1 Absatz 3 des Gesetzesdekrets Nr. 127 vom 5. August 2015, geändert durch Artikel 1 Absatz 909 des Gesetzes Nr. 205 von 2017, besagt Folgendes:

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft nur Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen, die zwischen Personen erbracht werden, die im Staatsgebiet ansässig, niedergelassen oder identifiziert sind.

Ausgenommen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sind Mindest-/Verluststeuerzahler und steuerbefreite Landwirte.

Die Steuergesetzgebung verlangt daher die Umstellung von Papierrechnungen auf die XML-Version, d.h. die digitale Version, mit einer weiteren Änderung der Methoden für die Ausstellung und Zustellung elektronischer Rechnungen.

Was ändert sich?

Die Art der Ausstellung ändert sich, wie wir gerade gesehen haben, vom Papier- oder PDF-Format zum .xml-Format.

Die traditionelle Art der Zustellung, d. h. per Mail, per Hand oder per Post, wird durch das Austauschsystem (SdI) ersetzt, eine Art virtueller Briefträger, der die Weiterleitung der Rechnung an den Kunden und die Verwaltung der die betreffende Rechnung betreffenden Mitteilungen übernimmt.

Rechnungen, die diese Kriterien nicht erfüllen, können für steuerliche Zwecke nicht als gültig ausgestellt angesehen werden.

Beispiel für ein XML-Layout

Die Rechnung wird in Feldern, den so genannten Targets, verwaltet, in denen alle Informationen über den Kopf und den Körper der Rechnung gesammelt werden.

Die digitale Unterschrift

Wie wird die digitale Signatur gehandhabt?

Es sind zwei Fälle zu unterscheiden

• bei der elektronischen Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung oder bei PA-Rechnungen ist die digitale Signatur obligatorisch
• bei elektronischen Rechnungen zwischen Privatpersonen und B2B-Rechnungen ist die digitale Signatur nicht obligatorisch, wird aber dringend empfohlen, da die Signatur die Identität des Dokuments garantiert und bei Rechtsstreitigkeiten zu Beweiszwecken unerlässlich ist.

Wer ist für die digitale Signatur verantwortlich?

Die Signatur auf der elektronischen Rechnung identifiziert den Aussteller. Handelt es sich bei dem Aussteller der Rechnung um eine Privatperson, besteht kein Zweifel daran, wer der Unterzeichner sein sollte. Handelt es sich hingegen um ein großes Unternehmen, das eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einen Wirtschaftsprüfer einsetzt, kann der Unterzeichner einer von beiden sein, ohne dass es klar ist. Es gibt keine Vorschrift, die von einer der beiden Stellen eine digitale Signatur verlangt.

Elektronische Speicherung

Mit dem Inkrafttreten der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung kommt auch die Verpflichtung zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen im xml-Format ins Spiel. In einigen Fällen ist es auch erforderlich, die Benachrichtigungen über die Übermittlung der Rechnungen aufzubewahren.

Wem wird diese Verpflichtung auferlegt?

• alle, die verpflichtet sind, elektronische Rechnungen auszustellen, sind verpflichtet, diese elektronisch aufzubewahren
• alle, die elektronische Rechnungen von den zur Ausstellung Verpflichteten erhalten, sind verpflichtet, diese elektronisch aufzubewahren

Wie wird eine elektronische Rechnung aufbewahrt?

Eine elektronische Rechnung, die im Austauschsystem gespeichert wird, darf nur in digitaler Form gemäß den Bestimmungen des DMEF vom 23. Januar 2004 (digitale Speicherung von Steuerdokumenten) und des DPCM vom 3. Dezember 2013 (technische Vorschriften für Speichersysteme) aufbewahrt werden.

Ab dem 1. Januar 2019 sieht die Gesetzgebung außerdem vor, dass alle elektronischen Rechnungen, die die folgende Frist erfüllen, aufbewahrt werden müssen: innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Steuererklärung für den Steuerzeitraum. Das bedeutet, dass die Unternehmen bis Dezember 2020 über eine interne oder ausgelagerte Aufbewahrungsmöglichkeit für die elektronischen Rechnungen xml verfügen müssen, wenn es sich um ein Kalenderjahr handelt, in dem die Steuererklärung und der Jahresabschluss am Ende des Jahres eingereicht werden. Handelt es sich bei dem Rechnungsjahr nicht um ein Kalenderjahr, muss es einfach neu berechnet werden, wobei stets die 3-monatige Differenz zur Steuererklärung zu beachten ist.

Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Bezug auf die Territorialität

Bis auf weiteres ist die elektronische Rechnungsstellung für inländische Transaktionen zwischen italienischen Lieferanten und Kunden obligatorisch. Für Verkäufe und Käufe innerhalb der EU oder außerhalb der EU besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung, da die endgültigen Vorschriften noch nicht mitgeteilt worden sind. Die Europäische Union hat noch keine einstimmige Gesetzgebung zu diesem Thema erreicht. Es wird jedoch die Möglichkeit erwogen, als Alternative zum Spesometer xml-Dateien an Kunden innerhalb oder außerhalb der EU zu versenden.

Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung nur für Handelsgeschäfte innerhalb der italienischen Grenzen vorgeschrieben.

Übermittlung und Handhabung einer elektronischen Rechnung

Um eine elektronische Rechnung an den Kunden zu übermitteln, gibt es drei Übertragungswege

• die PEC oder zertifizierte elektronische Post
• die HUB, eine Technologie, die die Verwendung eines Empfängercodes erfordert . Sie stützt sich nicht auf einen elektronischen Postdienst, sondern auf so genannte Webdienste. Der Vorteil des HUB liegt in seiner Fähigkeit, große Mengen an Dokumentenströmen zu verarbeiten. Im Vergleich zu PEC ist keine Benutzerverwaltung erforderlich. Der HUB arbeitet mit dem Empfängercode, PEC hingegen mit der PEC-Adresse.
• Der dritte Telematikkanal ist der reservierte Bereich des Finanzamts. Sobald die Rechnung im .xml-Format erstellt wurde, kann die Datei in den dafür vorgesehenen Bereich des persönlichen Bereichs hochgeladen werden, und das Austauschsystem kümmert sich um die Übermittlung an den Endempfänger. Dieser Übermittlungsweg ist vorzuziehen, wenn Sie eine kleine Anzahl von Rechnungen erstellen. Wenn es sich um die Rechnungen eines großen Unternehmens handelt, ist die Verwendung des Empfängercodes und der HUB-Technologie vorzuziehen.

Über diese drei Telematikkanäle gelangt die elektronische Rechnung in das Interchange-System.

Wie schließt das SdI die Zustellung der Rechnung ab?

Zunächst liest das Austauschsystem die Mehrwertsteuernummer und den Steuercode des Kunden, an den die Rechnung gerichtet ist.

Sobald diese beiden Informationen identifiziert sind, analysiert das Austauschsystem die Mehrwertsteuernummer, um zu sehen, ob es eine Übereinstimmung in seinen Datenbanken findet.

In der Tat kann man in seinem privaten Bereich des Finanzamts mitteilen, ob man den PEC- oder den Empfängercode als Empfangsmethode bevorzugt. Wenn der Kunde diese Zählung durchgeführt hat, erkennt das Austauschsystem seinen Empfängercode oder PEC und sendet die betreffende Rechnung über den gewählten Telematikdienst. Wenn der Kunde nicht zensiert ist, liest das Sdl die Datei im xml-Format oder das Feld "Empfängercode", in dem es entweder einen Empfängercode oder einen PEC findet, an den die Rechnung geschickt werden soll.

Wenn das SdI in der xml-Datei keinen Empfängercode oder PEC oder eine andere Angabe findet, wird die Rechnung dennoch zugestellt. Der Kunde findet die Rechnung in der Steuerschublade. Er muss sich dann in seinen privaten Bereich einloggen und die Rechnungsdatei herunterladen.

Mit anderen Worten: Wenn der Kunde zu den in der Sdl aufgelisteten Unternehmen gehört, muss er nichts melden, da die Mehrwertsteuernummer allein ausreicht. Hat er diese Prozedur hingegen noch nicht durchgeführt, sollte er entweder einen Empfängercode oder eine PEC-Adresse angeben, damit die SdI die Rechnung korrekt zustellen kann und sie nicht an die Steuerfahndung weiterleitet.

Bearbeitungszeiten

Sobald das Austauschsystem die elektronische Rechnung erhält, beginnt es, sie auf technische Probleme hin zu analysieren, d.h:

• Prüfung, ob die Felder korrekt ausgefüllt wurden,
• ob die Beträge korrekt sind,
• ob die Mehrwertsteuernummer vorhanden ist,
• ob das Zertifikat der digitalen Signatur gültig ist.

Wenn die Rechnung all diese technischen Prüfungen besteht, fährt das SdI mit der Lieferung fort. Wenn sie die technischen Prüfungen nicht besteht, sendet die SdI eine Ablehnungsbestätigung an den Rechnungsaussteller.

Die maximale Bearbeitungszeit von SdI beträgt fünf Tage. Daher müssen Sie innerhalb von fünf Tagen nach Übermittlung der Rechnung an SdI entweder

• eine Empfangsbestätigung, d. h. die Rechnung wurde dem Empfänger zugestellt
• eine Nichtzustellungsbescheinigung, d. h. die Rechnung wurde in die Steuerschublade des Kunden gelegt, weil dieser seine Kontaktdaten nicht hinterlassen hat. In diesem Fall müssen Sie den Kunden mit einer einfachen E-Mail darüber informieren, dass die Rechnung im xml-Format in seinem privaten Bereich verfügbar ist.
• eine Ablehnungsbestätigung, wenn die Datei ein schwerwiegendes technisches Problem aufweist

Die Rolle des Datums

Im Prozess der elektronischen Rechnungsstellung sind die Daten wichtig, weil sie

• sie zeigen die Etappen an, die die elektronische Rechnung durchlaufen kann
• sie führen zu einer größeren Strenge bei der Verwaltung der elektronischen Rechnung
• sie erhalten eine zivil- und steuerrechtliche Bedeutung, der man sich nicht entziehen kann.

Im Folgenden werden die Daten der elektronischen Rechnungsstellung in der Reihenfolge ihrer Entwicklung aufgeführt:

1. das Datum der Ausstellung des Dokuments, d.h. das auf dem Dokument angegebene Datum, an dem die Steuer fällig wird
2. das Datum/die Uhrzeit der Übermittlung an SdI, d.h. das Datum, an dem der HUB- oder PEC-Manager die elektronische Rechnung an das Austauschsystem übermittelt
3. das Datum/die Uhrzeit des Eingangs bei SdI, d. h. das Datum, an dem SdI die Rechnung erhalten, aber noch nicht geprüft hat. In diesem Stadium wird die Rechnung mit einer SdI-Kennung versehen und das HASH des Dokuments (eine Folge von Binärcodes zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung) generiert. Die elektronische Rechnung gilt jedoch noch nicht als ausgestellt
4. das Datum/Uhrzeit der Lieferung, d.h. das Datum, das im Lieferschein enthalten ist. ist das Datum, an dem die elektronische Rechnung dem Empfänger zugestellt wird, d.h. das Datum, das
   1. die Rechnung steuerpflichtig macht
   2. ist für die steuerliche Absetzbarkeit gültig
5. das Datum, an dem sie im reservierten Bereich zur Verfügung gestellt wird, d.h. das Datum, das in der Nichtlieferungsbestätigung enthalten ist. ist das Datum, an dem das SdI die Rechnung im privaten Bereich des Empfängers zur Verfügung stellt, nachdem sie nicht an eine andere Adresse zugestellt werden konnte.
6. das Datum/Uhrzeit der Einsichtnahme in die elektronische Rechnung im privaten Bereich, d. h. das Datum, an dem der Empfänger die elektronische Rechnung im privaten Bereich einsieht. Dieses Datum erscheint als Mitteilung im privaten Bereich sowohl des Empfängers als auch des Ausstellers.

Bis wann muss eine e-Rechnung ausgestellt werden?

Nach den Rechtsvorschriften ist es zulässig, die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt (nicht innerhalb von 24 Stunden) zu übermitteln, sofern die Verzögerung bei der Übermittlung die Steuerabrechnung in dem betreffenden Zeitraum nicht beeinträchtigt . Mit anderen Worten: Die verspätete Rechnung muss bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt werden, damit sie noch in den Abrechnungszeitraum fällt.

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Alle Status von elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen können verschiedene Status annehmen, denen die gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen können oder auch nicht. Im Folgenden sind alle untersuchten Konfigurationen aufgeführt:

1. Gesendete Rechnung in Erwartung einer Antwort. Sowohl der Übermittler als auch der Empfänger haben zu diesem Zeitpunkt keine Verpflichtungen
2. Die Rechnung wurde dem Empfänger zugestellt. Für den Übertragenden besteht die Verpflichtung zur:
   1. MwSt.-Registrierung innerhalb von 15 Tagen ab dem Ausstellungsdatum
   2. die Einziehbarkeit der Mehrwertsteuer
   3. elektronische Aufbewahrung, d.h. Aufbewahrung der xml-Datei und des Lieferscheins.
   4. Für den Empfänger bestehen die gleichen Verpflichtungen
3. Die zurückgewiesene Rechnung. Nur im Fall der verworfenen Rechnung erlöschen alle Verpflichtungen, da die Rechnung als nicht für steuerliche Zwecke ausgestellt gilt. In diesem Fall können jedoch zwei verschiedene Szenarien auftreten:
   1. Wenn die Rechnung nicht wegen eines inhaltlichen Fehlers verworfen wird, ist der Übertragende verpflichtet, sie aufzubewahren.
   2. Wird die Rechnung aufgrund eines technischen Fehlers zurückgewiesen, kann der Übertragende:
      1. die Rechnung unter Beibehaltung der Nummer und des Datums korrigieren
      2. die Rechnung stornieren und ein neues Dokument mit einem anderen Datum aufbewahren

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein Thema, das sich in Bezug auf die Steuer- und Verwaltungsvorschriften sehr schnell weiterentwickelt. Wir raten Ihnen daher, regelmäßig alle neuen Änderungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung zu verfolgen. Und wenn Sie noch Fragen zu den Rechtsvorschriften für die elektronische Rechnungsstellung haben, zögern Sie bitte nicht, uns im Feedback-Bereich zu schreiben.