Wie erstellt man eine Gutschriftsrechnung in 3 Schritten?

Wissen Sie, was eine Gutschriftrechnung ist? Wie man sie erstellt? Was sind die Merkmale von Rechnungen in Bezug auf ihre Darstellung und buchhalterische Erfassung? Eine Gutschriftrechnung ist eine Art von Rechnung, die es einem Unternehmen ermöglicht, eine zuvor ausgestellte Rechnung zu stornieren oder zu korrigieren. Es handelt sich also um ein Dokument, mit dem eine Schuld gegenüber einem Kunden anerkannt wird und mit dem die teilweise oder vollständige Erstattung einer Rechnung verbucht werden kann.

Lassen Sie den Taschenrechner für einen Moment beiseite und lassen Sie uns die Antworten auf Ihre Fragen herausfinden.

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Was ist eine Gutschriftrechnung?

Sie ist ein Handelsdokument , in dem der Verkäufer angibt, dass er dem Käufer eine Schuld schuldet. Diese Forderung kann sich beziehen auf:

• eine Rücksendung von Waren,

• einen Fehler in der ursprünglichen Rechnung,

• eine kaufmännische Ermäßigung.

Wozu dient die Gutschriftrechnung?

Für den Verkäufer dient die Gutschriftrechnung dazu:

• einen Fehler im Preis, in der Referenz oder in der Berechnung des Gesamtpreises zu korrigieren,

• einen Fehler zu berichtigen, der auf die Nichteinhaltung der geltenden Vorschriften zurückzuführen ist,

• einen Rabatt, eine teilweise oder vollständige Rückerstattung vorzunehmen,

• Korrektur des Mehrwertsteuersatzes.

Für den Kunden dient die Gutschriftrechnung dazu,:

• eine Rückerstattung zu erhalten,

• einen neuen Kauf zu tätigen, der den zu zahlenden Betrag teilweise oder vollständig abdeckt.

Wie unterscheiden sie sich von normalen Rechnungen?

• Sie haben eine andere Nummerierung.
• Der Betrag muss negativ sein.

👆 Ein weiterer Tipp: Um die Gutschriftsrechnung von der normalen Rechnung zu unterscheiden, geben Sie die Beträge in negativer Schrift an.

Wann sollte man eine Gutschriftrechnung ausstellen?

1. Wenn die Rechnung nicht den vorgeschriebenen Vorschriften entspricht.

2. Im Falle eines Fehlers in der Mehrwertsteuererklärung.

3. Im Falle einer Ermäßigung.

Im Allgemeinen müssen alle Unternehmen eine Gutschriftrechnung ausstellen. Auch wenn sie zumeist von Unternehmen verwendet wird, deren Tätigkeitsbereich mit dem Warenhandel zusammenhängt (bei Selbstständigen ist dies beispielsweise nicht üblich).

Der häufigste Grund für die Ausstellung einer Gutschriftrechnung ist die Behebung eines Fehlers oder eine finanzielle Änderung (Anwendung von Rabatten, Boni usw.). Wir können jedoch 2 Gründe hinzufügen, warum die Kreditrechnung zu einem Marketingargument werden kann:

Um den Kaufakt voranzutreiben

Sie kennen wahrscheinlich die Formeln "Wenn Sie nicht zufrieden sind, bekommen Sie Ihr Geld zurück", "kostenlose Rückgabe" .... Ziel ist es, den Kaufakt zu fördern, indem die möglichen Bremsen reduziert werden. Sowohl im BtoB- (Business to Business) als auch im BtoC-Kontext (Business to Consumer):

• Die Befürchtung, dass die Größe nicht angemessen ist, z. B. in der Modebranche.

• Angst vor Enttäuschung beim Erhalt des Pakets: Farbabweichungen von der Online-Abbildung oder unerwartete Herstellungsmaterialien.

Eine Garantie haben

Der Zustand, in dem die Ware ankommt, bereitet den Käufern Sorgen: zerbrechliche Produkte oder verderbliche Lebensmittel. Im Falle einer beschädigten Ware, einer mangelhaften Lieferung oder eines Lieferfehlers ist die Aussicht auf eine Gutschrift ein ehrenvoller Ausweg für den unzufriedenen Käufer.

Unterschiede zwischen Gutschrifts- und Änderungsrechnungen

Eine Gutschriftrechnung ist eine Form der Änderungsrechnung. Vor 2013 gab es Änderungsrechnungen als solche nicht; der Weg, eine Rechnung zu korrigieren oder zu stornieren, war die Gutschriftrechnung.

1. Gutschriftsrechnungen sind Änderungsrechnungen mit negativen Beträgen.

2. Bei Gutschriften ist es nicht zwingend erforderlich, den Grund für die Stornierung der Rechnung anzugeben.

3. Die Ausstellung einer Gutschrift ist obligatorisch, wenn bei Verkäufen an Kunden Rabatte gewährt werden.

4. Bei Betragsfehlern bevorzugen die Unternehmer aufgrund ihrer Einfachheit Gutschriften.

5. Die Ausstellung von Korrekturrechnungen ist obligatorisch, wenn die Fehler die Kundendaten betreffen.

Wie erstellt man eine Gutschriftrechnung?

1. die Voraussetzungen für die Erstellung der Rechnung

Eine Gutschriftrechnung ist in der Regel eine Art Änderungsrechnung. Aus buchhalterischer Sicht ist die Angabe der Rechnungsnummer, auf die Bezug genommen wird, am eindeutigsten. Um genauer zu sein, müssen alle Angaben der Rechnung, die berichtigt werden soll, vorliegen.

Im Grunde genommen müssen sie denselben Vorschriften entsprechen wie die anderen Arten von Rechnungen. Die folgenden Felder müssenin einer Gutschriftrechnung enthalten sein:

1. Rechnungsnummer.

2. Datum der Ausstellung.

3. Angaben zum Absender.

4. Angaben zum Käufer.

5. Identifizierung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.

6. Steuersatz.

7. Verweis auf die berichtigte Rechnung.

2. Automatische Berechnungen einrichten

Auch wenn die Gutschriftrechnung viele Möglichkeiten in Bezug auf die Geschäftspolitik und die Buchführung eröffnet, so bleibt sie doch eine schwierige Verpflichtung, insbesondere im Hinblick auf die Berechnung und Rückforderung der Mehrwertsteuer. Ist das Produkt oder die Dienstleistung mehrwertsteuerpflichtig, wie hoch ist der Prozentsatz, auf welcher Grundlage wird sie erhoben: auf den Anfangs- oder Endbetrag?

Jeder Unternehmer kann sich in diesem Meer von Fragen schnell verirren, und nur durch Wachsamkeit und akribische Sorgfalt können wir Fehler vermeiden.

Unser Rat? Nutzen Sie Cloud-basierte Software, um die Rechnungsberechnung, -erstellung und -versendung zu automatisieren.

3. Automatisierung von Rechnungen

Die Software für die Rechnungsstellung automatisiert die Erstellung aller Arten von Rechnungen, einschließlich Kreditrechnungen. Diese für automatische Berechnungen wie die Mehrwertsteuer parametrisierten Tools dienen als Leitfaden für die Einhaltung von Vorschriften und eine ordnungsgemäße Buchführung. Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, haben Sie die Gewissheit, dass die Aktualisierungen dem gesetzlichen Rahmen entsprechen.

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Die Kreditrechnung ist ein wertvolles Instrument, sowohl für die interne Verwaltung als auch für die Vertriebsmitarbeiter. Allerdings muss man wissen, wie man sie einsetzt... Der Mehrwertsteuersatz und die rechtlichen Hinweise, die fehlerfrei verwaltet werden müssen.

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